文/上虞區(qū)濱江小學(xué)　葛水文

數(shù)字檔案信息資源的開發(fā)利用

文/上虞區(qū)濱江小學(xué)葛水文

檔案的開發(fā)利用工作是檔案工作的中心環(huán)節(jié)，隨著辦公自動化和信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)的進(jìn)一步深化，檔案信息數(shù)字化也得到進(jìn)一步發(fā)展，這在促進(jìn)檔案開發(fā)利用不斷發(fā)展的同時，也對檔案開發(fā)利用工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。本文嘗試從數(shù)字檔案信息資源開發(fā)利用的內(nèi)涵、現(xiàn)狀、實現(xiàn)前提、要求及方法等方面作些初步探討。

數(shù)字檔案；信息資源；開發(fā)利用

數(shù)字檔案是伴隨計算機技術(shù)產(chǎn)生、發(fā)展而誕生并逐步豐富起來的，現(xiàn)已成為當(dāng)前國內(nèi)外信息存貯與傳播的主導(dǎo)介質(zhì)。隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息化、網(wǎng)絡(luò)化的實現(xiàn)，用戶可在網(wǎng)上檢索利用大量信息資源，這促使傳統(tǒng)的收集檔案資源觀念發(fā)生了巨大變化，即對檔案資源由重保存向重利用發(fā)展，對檔案資源的利用，由封閉型向開發(fā)型過渡，對檔案信息的服務(wù)由傳統(tǒng)向現(xiàn)代轉(zhuǎn)變。當(dāng)今，人們不再注重檔案信息載體的差別和津津樂道于館（室）藏規(guī)模，而是重視從檔案館獲得信息的能力和服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)效率。因此，網(wǎng)絡(luò)化的信息時代，檔案信息不僅是紙質(zhì)信息檔案，而且包括多種多樣的、不同載體有著多種渠道、多種路徑的信息檔案。也就是說現(xiàn)代檔案信息資源開發(fā)中的概念已不是單純的資料提供，范圍狹窄，形式單一呆板的服務(wù)形式，而是采用高科技手段在開發(fā)利用上做文章，吸引更多的用戶，全方位地向社會提供政治、經(jīng)濟、法律、科學(xué)、技術(shù)等方面的高質(zhì)量服務(wù)。

一、數(shù)字檔案信息資源開發(fā)利用的內(nèi)涵

數(shù)字檔案信息資源的開發(fā)利用是在對數(shù)字檔案信息研究的基礎(chǔ)上，按一定的需求或主題將數(shù)字檔案承載的相關(guān)信息集中、加工成各種形式的數(shù)字檔案信息產(chǎn)品，有效地向社會各方面提供優(yōu)化、系統(tǒng)的數(shù)字檔案信息的一項檔案業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。

一是信息的線索與途徑，形成數(shù)字檔案信息檢索體系，盡快引導(dǎo)利用者對館（室）藏數(shù)字檔案信息認(rèn)識、了解、熟悉，使數(shù)字檔案信息迅速而廣泛地得到利用。二是以協(xié)助利用者利用數(shù)字檔案信息為目的的開發(fā)利用工作，即由數(shù)字檔案存貯部門根據(jù)對社會需求的預(yù)測，對數(shù)字檔案信息通過篩選、綜合、歸納和提煉，進(jìn)行若干次加工，加工成文化產(chǎn)品、科技產(chǎn)品，包括政治的、法律的、經(jīng)濟的等方面的知識信息產(chǎn)品，為社會各方面的利用個體或群體提供系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)的數(shù)字檔案信息產(chǎn)品，以節(jié)省利用者查找、鑒別，數(shù)字檔案信息的時間，最大限度地提高數(shù)字檔案信息的利用效益。三是以參與利用者的信息研究為目的的數(shù)字檔案信息的開發(fā)利用工作，即針對利用需求，同利用者根據(jù)共同研究開發(fā)利用數(shù)字檔案信息，分析加工數(shù)字檔案信息，提供數(shù)字檔案信息的綜合研究成果，為利用者的決策、科技攻關(guān)、市場謀劃、經(jīng)濟統(tǒng)籌、指導(dǎo)生產(chǎn)提供第一信息支持、服務(wù)于利用對象，使數(shù)字檔案信息的持有者既是提供者同時又是利用者。這三層的第一層是不可或缺的基礎(chǔ)性開發(fā)利用工作要求，有很強的導(dǎo)向性，后兩層是“活化”數(shù)字檔案信息，向社會各方面提供實用而系統(tǒng)的信息產(chǎn)品，使數(shù)字檔案信息由靜態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)閯討B(tài)信息，將電子檔案信息潛在價值變?yōu)橹苯雍同F(xiàn)實的、社會的、經(jīng)濟的、生態(tài)的和技術(shù)的等效益。是檔案開發(fā)利用由低到高漸進(jìn)發(fā)展的過程，也是實現(xiàn)數(shù)字檔案工作目標(biāo)推動數(shù)字檔案工作深入發(fā)展的動力，具有廣闊的前景和拓展挖掘的潛力。

二、數(shù)字檔案信息資源開發(fā)利用的現(xiàn)狀

數(shù)字檔案信息資源的開發(fā)利用從總體上看還處于剛剛起步階段，盡管有紙質(zhì)檔案信息開發(fā)利用的理論與實踐可以借鑒，但直接用于數(shù)字檔案信息資源的開發(fā)利用的理論尚未形成。在有關(guān)數(shù)字檔案的規(guī)章制度中，雖然也規(guī)定了要開發(fā)利用數(shù)字檔案信息，但多為原則要求，對開發(fā)利用的形式、方法、成品的具體規(guī)定很少。有些數(shù)字檔案管理者借鑒紙質(zhì)檔案信息開發(fā)利用中的經(jīng)驗，將紙質(zhì)的文件目錄等線索性檢索工具存入計算機，并將數(shù)字檔案信息按利用者所需，下載至光盤，提供給用戶使用，雖不失為簡單開發(fā)，但實為原件提供。要說鉆研與數(shù)字檔案信息開發(fā)利用相適應(yīng)的業(yè)務(wù)，擴展計算機軟件的開發(fā)利用功能，加工研制創(chuàng)新數(shù)字檔案信息產(chǎn)品，系統(tǒng)規(guī)模而有針對性的地提供數(shù)字檔案信息則處于摸索階段。數(shù)字檔案信息開發(fā)利用理論的滯后，規(guī)范制度的欠缺，形式途徑的匱乏，方式方法的呆板，與目前先進(jìn)的電子信息技術(shù)矛盾突出，如何改變這種狀態(tài)，有效發(fā)揮數(shù)字檔案信息功能，是我們面臨的挑戰(zhàn)。

三、實現(xiàn)數(shù)字檔案信息資源開發(fā)利用的前提

既要方便查閱利用，又要保證安全，是數(shù)字檔案信息資源開發(fā)利用的基本原則，要做到這一點，必須從兩方面入手：

（一）建立數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫和數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，數(shù)字檔案的優(yōu)勢在于快速便捷地檢索和利用。這靠人工是無法實現(xiàn)的，只有借助計算機等現(xiàn)代化設(shè)備和科學(xué)設(shè)計的管理系統(tǒng)、齊全完備的檔案數(shù)據(jù)庫才能實現(xiàn)。數(shù)據(jù)庫至少應(yīng)建立兩個：檔案目錄數(shù)據(jù)庫和檔案文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫。這兩個數(shù)據(jù)庫相互聯(lián)系互為一體，數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫其實只是檔案的數(shù)據(jù)倉庫，其管理調(diào)用離不開目錄數(shù)據(jù)庫。計算機系統(tǒng)通過檢索目錄數(shù)據(jù)庫判斷確定所要查詢檔案的地址和代碼后，再按檢索到的地址到檔案文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫調(diào)出相應(yīng)的檔案文獻(xiàn)原文。要實現(xiàn)數(shù)字檔案管理現(xiàn)代化，這兩個數(shù)據(jù)庫應(yīng)統(tǒng)籌規(guī)劃、同時建設(shè)。

（二）建立新的“利用規(guī)則”。與紙質(zhì)文件檔案相比，數(shù)字檔案利用中最突出的問題是信息安全。一方面，數(shù)字信息的易變性使利用活動中潛藏著對信息原始性的威脅；另一方面，隨著網(wǎng)絡(luò)的普及，電子文件的利用窗口將從檔案閱覽室分散到四面八方的計算機屏幕上，使以往許多行之有效的控制手段變得無能為力，所以必須重新思考，建立專門的數(shù)字檔案利用制度。

1.建立多套備份制度。電子檔案應(yīng)制作三套，一套封存，一套提供利用，一套異地保存。封存的那套一般只用于與拷貝件的對照校驗，不能對外提供利用，以保證電子文件的原始性。對外提供利用的電子文件應(yīng)為只讀件文件。

2.對需要控制使用的電子文件用密碼技術(shù)、用戶身份證技術(shù)等方法進(jìn)行加密管理。檔案工作人員無法面對身在各處的利用者，對其利用權(quán)限的管理只能靠計算機系統(tǒng)鑒別和控制。我們的計算機系統(tǒng)應(yīng)盡可能地使用先進(jìn)的技術(shù)加強對用戶權(quán)限的管理，確保檔案信息的安全。

3.采取相應(yīng)的措施，保證提供利用時光盤不受損壞。提供利用時數(shù)字檔案不可隨意復(fù)制和傳播，要規(guī)定嚴(yán)格的查閱程序，不得超越權(quán)限利用。注意保密檔案不得上互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，只可在內(nèi)部使用。

四、數(shù)字檔案信息資源開發(fā)利用的要求

第一，數(shù)字檔案信息資源開發(fā)利用工作，應(yīng)以數(shù)字檔案信息為開發(fā)主體，但同時也應(yīng)吸收相關(guān)圖書、資料、情報等方面的信息，及時補充有關(guān)信息，以保證數(shù)字檔案信息產(chǎn)品的實用性、延續(xù)性和動態(tài)性。

第二，數(shù)字檔案信息資源開發(fā)利用，應(yīng)以加工、研究為基本手段，由現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行智能控制，加工與研究要互為作用、互為基礎(chǔ)、相互促進(jìn)。

第三，數(shù)字檔案信息資源開發(fā)利用應(yīng)主動滿足社會各方面的需要，面向社會，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策，貼近群眾生活，應(yīng)用現(xiàn)代通信網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，向個體或群體提供信息支持。

第四，數(shù)字檔案信息資源開發(fā)利用應(yīng)以加工研制創(chuàng)新科技含量高的知識型電子檔案信息產(chǎn)品為標(biāo)志，通過智力生產(chǎn)，將電子檔案信息加工研制為不同載體形式的檔案信息成品。

第五，數(shù)字檔案信息資源開發(fā)利用要堅持開放并兼顧保守國家機密和保護知識產(chǎn)權(quán)和個人隱私，加工研制的電子檔案信息產(chǎn)品時，應(yīng)將有關(guān)國家機密、知識產(chǎn)權(quán)或隱私部分的內(nèi)容分離出去、避開或隱去，把可開放的數(shù)字檔案信息資源加工成新的產(chǎn)品及時輸向社會，發(fā)揮應(yīng)有的作用。

五、數(shù)字檔案信息資源開發(fā)利用方法

（一）匯編。根據(jù)選定的主題，直接對館（室）藏范圍的數(shù)字檔案信息進(jìn)行鑒定、篩選、組織，在忠于事實、保持原文原貌的前提下制成產(chǎn)品，如《勞動保障文件匯編》《職務(wù)任免文件匯編》。

（二）濃縮輯錄。按某一需求選題，定向“濃縮”過濾相關(guān)的數(shù)字檔案信息，組成的產(chǎn)品，是只針對某一定向選題的需要的輯錄，擇要下載，忠于原文中某個方面的本意。

（三）撰述。對數(shù)字檔案信息研究的基礎(chǔ)上，由數(shù)字檔案信息開發(fā)人員根據(jù)選題需要，運用不同的表述形式重新撰寫的具有一定創(chuàng)新性價值的產(chǎn)品。它脫離原文，忠于事實，但高于原文。如專題研究報告、學(xué)術(shù)評述、專業(yè)史料等。

（四）轉(zhuǎn)化。一種是將不同載體的檔案信息有選擇地運用現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息產(chǎn)品；一種是將研制的電子檔案信息產(chǎn)品轉(zhuǎn)化為其他載體；一種是對圖書、史料等動態(tài)的信息收集，錄入至數(shù)字檔案信息產(chǎn)品，為我所用。

六、數(shù)字檔案信息資源開發(fā)利用應(yīng)注意的問題

第一，數(shù)字檔案未經(jīng)批準(zhǔn)任何單位或個人不得私自復(fù)制、拷貝、修改或轉(zhuǎn)送他人。

第二，數(shù)字檔案可在辦公自動化系統(tǒng)的終端上查閱，但查閱人員只能查閱本人權(quán)限之內(nèi)的數(shù)字檔案，如需查閱超越權(quán)限的數(shù)字檔案，需經(jīng)有關(guān)部門同意，并遵守保密規(guī)定。

第三，已批準(zhǔn)為“使用權(quán)限保護的”數(shù)字檔案，要在目錄、載體上標(biāo)識。檔案部門應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行電子檔案的“使用權(quán)限保護”和密鑰管理規(guī)定。

第四，聯(lián)網(wǎng)利用要有安全保密防范措施和可靠的監(jiān)管保障。如上網(wǎng)傳送，只有經(jīng)過檔案部門的計算機管理系統(tǒng)對用戶使用權(quán)認(rèn)可后，方能提供利用。

在當(dāng)今信息時代，信息資源的積極開發(fā)顯得尤為重要，特別是檔案信息部門更應(yīng)該發(fā)揮自身的優(yōu)勢，從更深層次更多途徑挖掘信息資源，變被動為主動，變靜態(tài)為動態(tài)，從而使信息資源得到充分開發(fā)與利用，變單一信息為綜合信息，變無序信息為有序信息，變淺層信息為深層次信息，以適應(yīng)信息社會的需要，發(fā)揮檔案部門的職能作用。