文/福建醫(yī)科大學附屬泉州第一醫(yī)院　梅海燕

醫(yī)院人事檔案管理信息化建設路徑分析

文/福建醫(yī)科大學附屬泉州第一醫(yī)院梅海燕

醫(yī)院人事檔案管理信息化建設不僅能夠為人力資源科學化管理提供可靠數(shù)據(jù)支持，還能助推醫(yī)院人事工作的創(chuàng)新。本文就醫(yī)院人事檔案管理的特點及傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗，通過信息化的方式對以往存在的問題進行分析，提出促進醫(yī)院人事檔案管理信息化建設的建議。

信息化；人事檔案； 醫(yī)院；路徑

人事檔案是記載和反映個人經(jīng)歷和德才技能的材料記錄，按國家及單位要求為個人立檔，儲存保管以備后續(xù)工作查考。人事檔案內(nèi)容主要包括個人基本情況、學習和工作經(jīng)歷，業(yè)務水平，工作績效等信息，是員工晉升職稱、繼續(xù)教育、辦理工資、醫(yī)保、社保等工作的材料依據(jù)，在個人的職業(yè)生涯發(fā)展中具有非常重要的作用。隨著信息技術快速發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)絡的無限延伸，數(shù)字化、網(wǎng)絡化、信息化已深刻影響了人們的工作，也對傳統(tǒng)檔案管理模式提出了挑戰(zhàn)，檔案管理和利用向數(shù)字化、信息化建設轉變已是必由之路。

一、醫(yī)院人事檔案管理的特點

醫(yī)院人才具有高學歷、專技性等特點，因此醫(yī)院的人事檔案管理與其他檔案管理不同，具有其獨特性：

（一）檔案材料的多樣性。目前醫(yī)院不斷加強人才建設，實施“百人培養(yǎng)”，人才強院，自主招聘碩士研究生、博士研究生等高學歷人才，因此在醫(yī)院人事檔案材料中除了員工的個人基本情況信息，還有學歷證書、學位證書、進修培訓、專業(yè)技術、教學職稱等材料，而且不同職稱、不同工作崗位的醫(yī)務人員的檔案材料在數(shù)量、種類等方面各不相同，人事檔案材料體現(xiàn)多樣性。

（二）檔案管理的復雜性。醫(yī)院每年招收大量的應屆畢業(yè)生，在人員招錄的過程中需要接受、調(diào)取、查閱大量的檔案材料，并且在調(diào)檔過程中涉及學生的畢業(yè)院校、人才市場等多部門，需要多部門的協(xié)調(diào)配合，才能保證畢業(yè)生檔案快速、便捷地傳遞到位。同時醫(yī)療市場競爭激烈，人才流動頻繁，人事檔案調(diào)入調(diào)出現(xiàn)象增多，人事檔案管理不單是傳統(tǒng)的材料收集，更多涉及到檔案的審核、更新、傳遞，具有復雜性。

（三）檔案管理的時效性。根據(jù)人事、衛(wèi)生行政部門的相關要求，醫(yī)務員工每年要參加大量的培訓、繼續(xù)教育，參加醫(yī)德醫(yī)風考評、年度考核等，這些檔案材料都要及時整理及收集，歸入檔案庫，檔案管理的時效性對檔案管理人員要求頗高，需及時審核才能保證檔案及時入庫，如實反映個人最新情況，及時歸檔上架，所以檔案管理具有較強的時效性。

二、目前人事檔案管理存在的缺陷

人事檔案不僅是醫(yī)院人力資源有效管理的重要依據(jù)，也是醫(yī)院開展醫(yī)療服務活動的信息來源，但是由于主觀認識、管理方式、管理者本身素質的影響，傳統(tǒng)的人事檔案管理存在一定的缺陷，從而制約著人事檔案的有效利用，具體有以下幾方面：

（一）輕視檔案管理。部分檔案管理人員管理意識薄弱，對檔案管理不重視、敷衍了事、消極應對，片面地認為人事檔案管理只是對檔案進行收集、整理、歸檔，而忽視了它在人才資源開發(fā)、個人權利維護、編史修志方面的作用。

（二）檔案管理方式簡單落后、資料更新滯后。醫(yī)院人事檔案管理人員大部分是行政管理人員兼任，檔案也是單純以紙質存檔，檔案材料沒有嚴格審核，利用率不高，有的人事檔案資料收集延遲、不到位，人檔分離現(xiàn)象嚴重。

（三）檔案收集、更新不及時。當前醫(yī)療環(huán)境競爭激烈，人才流動頻繁，人為棄檔現(xiàn)象嚴重，同時人才的流動也導致人事檔案材料缺失。醫(yī)院員工多，手工收集材料困難大，經(jīng)常出現(xiàn)人事檔案失真、更新不及時等現(xiàn)象。

三、檔案管理信息化建設的重要性

目前隨著醫(yī)療體制改革不斷深化，人事制度改革已成為公立醫(yī)院改革的一項重要內(nèi)容，醫(yī)院推行全員聘用制、專業(yè)技術職稱評聘分開，重要崗位如：臨床科室主任、護士長等需競聘上崗、引入DRS績效管理軟件等，這就要求人事檔案管理要更加科學化、精細化、多元化。人事管理領域的信息化建設是未來的發(fā)展方向，醫(yī)院的人事檔案管理朝著現(xiàn)代化、信息化的方向發(fā)展是順應大環(huán)境發(fā)展趨勢的舉措，也是目前醫(yī)院人事部門工作的重點。

（一）有利于人事制度的改革。人事檔案記錄著員工的基本情況、學習和工作經(jīng)歷、工作業(yè)績等，是選拔和培養(yǎng)員工的重要材料依據(jù)，醫(yī)院人事檔案管理信息化，可以最大限度提高檔案管理規(guī)范化、標準化，有助于全程準確記錄醫(yī)務員工職業(yè)生涯情況，在醫(yī)院開展定崗定編、職稱評定、績效考核、人才選拔等方面提供參考，有助于促進醫(yī)院人事制度改革。

（二）有利于提高檔案管理效率。傳統(tǒng)的檔案管理停留在手工記錄，或者只是簡單的電腦錄入，需要消耗大量的人力物力，從信息收集、整理、審核、歸檔等需要相當長的過程，加上醫(yī)院人員數(shù)量多，檔案資料歸檔不及時、出錯比例高，影響檔案管理效率的提高。實現(xiàn)信息化，采用信息化的手段和方式可以節(jié)省大量時間，解放雙手，輸入相關數(shù)據(jù)及資料由計算機系統(tǒng)等方式完成檔案管理的部分工作，從而提高檔案管理、利用和查詢效率。

（三）有利于保護紙質檔案材料。紙質的人事檔案材料經(jīng)過長期使用后，容易出現(xiàn)丟失、損壞，甚至可能出現(xiàn)人為的篡改，通過信息化管理后，檔案材料以數(shù)據(jù)的形式存儲在數(shù)據(jù)庫，提高了檔案查詢的速度和利用率，同時也有利于保護原始的檔案紙質材料。

（四）有利于人力資源的預測、開發(fā)和利用。檔案管理信息化建設最大的優(yōu)勢是有助于醫(yī)院提高人力資源的管理效率。在信息化狀態(tài)下，醫(yī)院人事部門可以快速及時了解醫(yī)務員工的實際情況，協(xié)助員工制定個性化的職業(yè)生涯規(guī)劃，并根據(jù)規(guī)劃，適時地對員工進行培訓。同時根據(jù)科室的人力資源狀況、科室的發(fā)展方向、行業(yè)特點，對人才需求進行預測，并對人才的培養(yǎng)、利用提出最佳的方案。

四、檔案管理信息化建設路徑分析

（一）提高對人事檔案管理信息化的認知度。人事檔案不僅有助于認知、評價人才，更是人力資源預測、開發(fā)、使用的重要參考依據(jù)。人事檔案管理信息化有助于快速、便捷地了解、提取并分析相關的人力資源信息，提高人事檔案的使用價值。提高對檔案信息化管理的認知水平，重視人事檔案的管理，才能形成建設人才信息智能庫的管理觀念。只有人事檔案管理人員對信息化的認識提高，并在潛意識中重視檔案的信息化建設才會將人事檔案管理工作作為本部門的重要工作內(nèi)容，才能從實處為信息化建設提供支撐。

（二）加強對檔案管理人員的技能培訓。信息化建設需要專業(yè)人士的支持，因此要加強對檔案管理人員的專業(yè)化培訓，提高他們對信息化的認知，提高他們的專業(yè)素養(yǎng)，拓寬他們的知識面，使檔案管理人員及時掌握檔案信息化的新知識、新技術。同時還要加強計算機知識的普及和教育，把檔案管理人員培養(yǎng)成既懂得檔案管理知識，又掌握計算機管理技術的雙重復合型人才。由于人事檔案涉及到機密性，因此還要不斷加強檔案管理人員的職業(yè)道德教育，提高他們的思想覺悟和政治素質，做好檔案的保密工作。

（三）增加投入，加強軟硬件建設。加強資金投入支持信息化建設，夯實檔案管理信息建設的物質基礎。積極整合醫(yī)院目前的OA系統(tǒng)、HISE系統(tǒng)，建立醫(yī)院人力資源管理平臺，為醫(yī)院檔案管理信息化建設提供必要基礎支撐。要不斷更新信息系統(tǒng)，逐步提高醫(yī)院硬件設備水平，才能滿足檔案管理信息化的要求。

（四）不斷完善檔案管理制度建設。“無規(guī)矩，不成方圓”，要不斷完善檔案管理的相關制度和崗位職責，要嚴格按照《全國檔案系統(tǒng)信息化建設實施綱要》《中華人民共和國檔案法》及醫(yī)院實際情況，明確規(guī)定檔案收集、整理、核對、歸檔等管理工作流程和各項相關細則，才能保證人事檔案信息準確可信。

（五）引入相關系統(tǒng)，維護信息安全。醫(yī)院的人事檔案具有嚴格的保密性，一旦流失將會造成巨大影響，在信息化建設過程中，如何保證檔案信息的安全性必須擺在工作的第一位。因此要積極引入先進檔案管理軟件和安全防護系統(tǒng)，積極構建軟件系統(tǒng)的安全防護工作，避免數(shù)據(jù)流失和被盜。要積極建立惡意入侵報警系統(tǒng)，并對入侵進行攔截，其次要嚴格控制開放訪問人事信息系統(tǒng)的權限，做好相關備案及審核訪問足跡，積極對檔案信息安全維護，降低檔案系統(tǒng)泄密的風險。

醫(yī)院人事檔案管理信息化建設是順應檔案管理發(fā)展方向的，是檔案管理的創(chuàng)新之舉，信息化建設克服傳統(tǒng)人事檔案管理缺陷，提升檔案管理效率，充分利用檔案資源，使人事檔案信息為醫(yī)院人才預測、開發(fā)、利用提供科學準確的數(shù)據(jù)依據(jù)，促進醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。

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