文/深圳市利誠檔案服務有限公司　孫春利

人事檔案基礎數(shù)字匯集的編制實踐及價值

文/深圳市利誠檔案服務有限公司孫春利

本文針對人事檔案基礎數(shù)字匯編的編制進行了分析與研究，闡述了人事檔案基礎數(shù)字會集的編制的實踐和價值意義，希冀本文對同行或類似工程能夠提供借鑒和幫助。

人事檔案工作；統(tǒng)計數(shù)字； 檔案資料；基本情況；匯編

人事檔案基礎數(shù)字匯編，就是根據(jù)實際工作需要，從具體的人事檔案資料中，選取一些反映工作的人事檔案信息和數(shù)據(jù)，并按照需求進行統(tǒng)計，歸納總結形成的一種參考資料。因為這種參考資料形式簡單、清晰明了，便于了解情況研究問題，從而制定計劃，進行工作指導和經(jīng)驗的總結，所以人事檔案信息資料是不可缺少的參考和依據(jù)。

一、人事檔案基礎數(shù)字匯編

人事檔案基礎數(shù)字匯編的形式主要有表格式、圖標式和文字技術式3種匯編形式。人事檔案基礎數(shù)字匯編具有數(shù)據(jù)確切內容集中，說服力強，利用方便，簡明扼要等特點。人事檔案基礎數(shù)字匯編可以為利用者掌握具體情況，從而分析研究問題，制定相應的計劃，并總結經(jīng)驗，提供素材，為宣傳教育提供參考和依據(jù)。

基礎數(shù)字匯編按內容，分為綜合性和專題性。綜合性的人事基礎數(shù)字匯編，能記錄和反映一個機關的全面情況。匯編內容包容性強，篇幅大。而專題性基礎數(shù)字匯編，則是根據(jù)記載機關某方面的基本情況。專題性匯編的范圍有大有小，具體依據(jù)需求來確定匯編的內容和范圍。在進行人事基礎數(shù)字匯編時，匯集的數(shù)據(jù)必須準確無誤。匯集各種信息，以來自各方權威部門正式發(fā)布的數(shù)字為基準，嚴禁使用估算數(shù)據(jù)和非正式渠道數(shù)據(jù)以及未定論數(shù)據(jù)。在進行人事基礎數(shù)字匯編時，應當對檔案中記錄的數(shù)據(jù)，進行查證核實，對于某些數(shù)據(jù)有疑問或查不清楚時應當加以注明，并及時查清。人事基礎數(shù)字匯編的數(shù)據(jù)計量單位必須統(tǒng)一，如有單位前后不一現(xiàn)象，必須加以說明或換算。

人事基礎數(shù)字匯編將原有的數(shù)據(jù)進行集中，并對數(shù)據(jù)進行合理地歸納分析比較，從而計算出數(shù)據(jù)間的增減幅度和比率，有助于掌握事物的發(fā)展變化情況。人事檔案基礎數(shù)字匯編大多采用表格形式和示意圖形式，當采用表格形式應當將每年的數(shù)據(jù)匯成一表，進行逐年續(xù)表，當然也可以將多年的數(shù)據(jù)匯成一表，這樣做的目的是便于數(shù)據(jù)分析、比較。在進行人事檔案基礎數(shù)字匯編時，應當將表格形式提前設計好，條理清晰，在采用示意圖時應當注意圖形必須準確無誤，格式規(guī)范并且圖形的適應性能良好。

二、人事檔案基礎數(shù)字匯編的作用

一是利于有關部門和機關的領導干部了解分析情況，研究解決問題的重要資料和工具。

二是基礎數(shù)字匯編是地區(qū)干部和群眾進行教育的資料。

三是人事檔案基礎數(shù)字會揭示一種數(shù)據(jù)史料，為科學者提供了確鑿的數(shù)據(jù)和大量的數(shù)據(jù)信息，也為科學工作者的研究和闡述問題，以及素材提供了有力的論據(jù)。

四是可以通過基礎數(shù)字匯編，獲取大量的經(jīng)濟效益。

三、人事檔案基礎數(shù)字匯集

通過數(shù)字的形式，集中地對某一地區(qū)或某方面情況，進行反映的參考資料，也稱之為統(tǒng)計數(shù)字匯集。人事檔案基礎知識匯編，便于人們掌握情況進行工作的開展以及研究問題，這是重要的參考依據(jù)，可以讓機關和科研工作人員在制定工作計劃總結和某方面的計劃時，方便利用。

（一）人事檔案基礎數(shù)字匯集的編寫要求。保證數(shù)據(jù)、數(shù)字準確無誤，采用不同的編寫方法，堅持實事求是的科學態(tài)度，秉承著嚴謹仔細的工作作風對待問題。

（二）人事檔案基礎數(shù)字編寫形式。采用數(shù)字形式，對某地區(qū)某專業(yè)某系統(tǒng)和某單位的工作理念的基本情況進行記錄的參考資料。人事檔案基礎設置編寫是一項科學嚴謹?shù)墓ぷ?，必須態(tài)度認真負責數(shù)據(jù)必須準確無誤，集中完整，各項分類數(shù)據(jù)應當規(guī)范系統(tǒng)，有邏輯性，編寫形式要方便利用，靈活多變。人事檔案基礎匯編的主題，應當根據(jù)單位的實際情況進行確定，每個表格反映每個主題。人事檔案基礎繪制表格的標題一般由單位名稱、數(shù)據(jù)匯編內容、基礎數(shù)據(jù)匯集三部分組成，并且要能概括反映表格的具體內容，反映事物的規(guī)律和關聯(lián)性。人事檔案基礎數(shù)字匯編的數(shù)據(jù)應當收集廣泛，數(shù)據(jù)準確，編寫數(shù)字真實可靠，標準規(guī)范。

四、人事檔案基礎數(shù)字匯編的整體結構

基礎數(shù)字匯集由總名、序言、凡例、正文、注釋、附錄組成?；A數(shù)字匯集與其他作品的正文組成部分和附錄的基礎數(shù)字繪制地形比較結構較為簡單，只有標題、編制說明、正文，偶有注釋。

（一）人事檔案基礎數(shù)字匯編正文的要素與形式。人事檔案基礎數(shù)字匯編正文，主要是敘述和反映客觀內容，各種數(shù)量概念以及數(shù)量關系，被人們稱之為數(shù)列?；A數(shù)字匯編正文的基本要素就是數(shù)列，數(shù)列可以包含4個方面的內容：統(tǒng)計對象、空間范圍、統(tǒng)計數(shù)值、統(tǒng)計指標。

（二）人事檔案基礎數(shù)字匯編表格的制作。除表格總標題外，基礎數(shù)字表格由三部分組成：橫向標題，在表格的左方；縱向標題，在表格的上方；基礎數(shù)值，在橫向和縱向的交界處。表格內的任何基礎數(shù)值，都隨著橫向、縱向標題限定。某些基礎數(shù)字匯編表格，有附記、制表單位和具體日期等。橫向的標題與縱向的標題用于標明基礎的表達對象和時間空間范圍，以及基礎指標等具體內容。橫向和縱向標題都可以再設幾級小標題。

（三）人事檔案基礎數(shù)字匯編的編寫要求。一是提供大量的統(tǒng)計數(shù)據(jù)為機關或部門領導以及社會的各界服務提供參考依據(jù)，從實際情況出發(fā)，實事求是，保證統(tǒng)計資料的準確無誤。在基礎數(shù)字匯編的數(shù)據(jù)收集、摘錄、加工以及各種統(tǒng)計資料的使用時，應當嚴格細致，保證數(shù)碼和數(shù)點都不能有所差池，并對各項統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行第二次檢驗。二是對基礎數(shù)字匯編數(shù)據(jù)的采集一定要進行嚴格的核實，進行廣泛收集。對收集的資料進行整理編輯，保證統(tǒng)計資料的系統(tǒng)性和全面性。三是國內國外各行各業(yè)均普遍采用基礎數(shù)字匯編，所以在具體編寫過程中，如有國家標準或者國際標準的，應當嚴格按照標準執(zhí)行。

基礎數(shù)字的作用。對黨的基本方針政策進行宣傳和教育時，舉辦展覽會時，舉辦報告廳時，在擺事實講道理以理服人時，均離不開基礎數(shù)字。

五、做好人事檔案基礎數(shù)字匯編的具體條件

（一）增強人事檔案基礎數(shù)字匯編工作的意識。人事檔案意識的增強，是決定人事檔案工作成敗的關鍵。根據(jù)調查表明，部門領導檔案意識的強弱，與人事檔案工作的好壞有直接的關聯(lián)。只有重視檔案工作，認識到人事檔案工作對人才配置，隊伍建設的重要性，才會將檔案管理工作列入工作議程，并對人事檔案工作的環(huán)節(jié)提出合理的建議與要求，進一步促使檔案管理人員能夠積極主動地去挖掘檔案信息，開發(fā)資源，從而匯編人事檔案基礎數(shù)字。

（二）人事檔案的基礎業(yè)務工作水平的高低。進行人事檔案基礎數(shù)字匯編時，因為大部分數(shù)據(jù)來源于原始檔案實體，所以對材料必須收集齊全材料完整，分類科學，并采用登記制度，全方位地保障人事檔案基礎數(shù)據(jù)的準確性與全面性，這很大程度上影響著人事檔案基礎數(shù)據(jù)的發(fā)展。

（三）人事檔案數(shù)據(jù)庫的建立。摒棄傳統(tǒng)的手工搜索數(shù)據(jù)方法。利用互聯(lián)網(wǎng)計算機對數(shù)據(jù)系統(tǒng)進行自動分析，進而提高搜索能力以及計算數(shù)據(jù)的準確性。領導干部可以根據(jù)人事檔案數(shù)據(jù)庫對員工的基本信息進行查看，便于信息數(shù)據(jù)的提取。

（四）人事檔案數(shù)據(jù)匯集成果的實用性。人事檔案基礎數(shù)字匯編的成果應當講究實用性，實用性決定人事檔案基礎匯編成果的價值所在。人事檔案基礎數(shù)字匯編可以有針對性的對檔案進行編研工作。

六、人事檔案基礎數(shù)字匯編的價值意義

（一）人事檔案基礎數(shù)字匯編有利于高校組織人事工作。并以個人為單位進行集中保管，從而使得檔案能夠集中反映個人的基本全貌。

（二）采用人事檔案基礎數(shù)字匯編，有利于解決傳統(tǒng)的管理模式出現(xiàn)的問題。傳統(tǒng)的人事檔案管理只負責保管、收集，并不重視人事檔案資源的開發(fā)利用，從而極大程度上限制人事檔案價值的發(fā)揮，降低了人事檔案在社會上的利用價值?，F(xiàn)階段采用人事檔案基礎數(shù)字匯編可以將檔案管理工作抬高并發(fā)展，從而促使高校人事檔案管理者能夠主動收集資料，并進行基礎數(shù)據(jù)的統(tǒng)計歸納，并且找到了人事檔案管理的工作重心，對相關的基礎數(shù)據(jù)進行自覺收集，通過互聯(lián)網(wǎng)計算數(shù)據(jù)使得人事檔案數(shù)據(jù)工作更加輕便。

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