文/江西師范大學(xué)檔案館　張震雄

生態(tài)學(xué)視閾下的干部人事檔案改版工作

文/江西師范大學(xué)檔案館張震雄

本文利用生態(tài)學(xué)研究視閾，分析干部人事檔案改版工作。以干部人事檔案管理工作為研究對(duì)象，從干部人事檔案紙質(zhì)載體的歸檔要求、分類方法、頁(yè)碼編制、檔案卷內(nèi)目錄的設(shè)置等幾方面，作改版前后的比較，得出這次改版工作更好地保護(hù)干部人事檔案的生態(tài)環(huán)境。在此基礎(chǔ)上，筆者從干部人事檔案管理工作實(shí)際出發(fā)，認(rèn)為調(diào)整干部人事檔案類目的次序，更便于歸檔和查閱；對(duì)按老規(guī)定已整好的檔案保持原狀不作調(diào)整，減少再次整理對(duì)檔案的損壞；去除對(duì)干部人事檔案材料打孔裝訂，保持檔案最原始的狀態(tài)，這樣能夠更好地保護(hù)干部人事檔案的生態(tài)環(huán)境。

生態(tài)學(xué)；干部人事檔案；改版

根據(jù)《關(guān)于做好干部人事檔案改版工作的通知》文件（贛組字〔2013〕68號(hào)），要求將干部人事檔案全部改版成A4標(biāo)準(zhǔn)。這次改版，對(duì)干部人事檔案管理工作的幾方面進(jìn)行了調(diào)整，本文利用生態(tài)學(xué)這個(gè)研究視閾，對(duì)這次改版工作進(jìn)行分析。

一、為什么要做干部人事檔案生態(tài)學(xué)方面的考察

生態(tài)學(xué)最早是研究動(dòng)物與環(huán)境之間的關(guān)系，隨著學(xué)科的發(fā)展，研究?jī)?nèi)容不斷拓展，研究方法不斷完善，形成了完善的理論體系和科學(xué)的方法論，生態(tài)學(xué)用來(lái)研究事物與事情之間的關(guān)系，人們運(yùn)用生態(tài)學(xué)原理考察人類社會(huì)實(shí)踐的各個(gè)領(lǐng)域，借鑒生態(tài)學(xué)方法尋求解決各種社會(huì)問(wèn)題的有效途徑。趙澤虎、顏世頎等在生態(tài)學(xué)的視野里看大學(xué)治理，認(rèn)為大學(xué)應(yīng)該善治，促進(jìn)大學(xué)治理結(jié)構(gòu)生態(tài)化、治理機(jī)機(jī)制有機(jī)化、治理變革的持續(xù)化。目前，只有少部分學(xué)者用生態(tài)學(xué)的方法研究檔案學(xué)方面的問(wèn)題，徐欣云對(duì)我國(guó)檔案業(yè)務(wù)工作進(jìn)行了生態(tài)學(xué)的考察。倪代川、金波利用中國(guó)知網(wǎng)對(duì)檔案生態(tài)學(xué)文獻(xiàn)進(jìn)行了綜述，對(duì)檔案生態(tài)發(fā)展作出了展望。通過(guò)中國(guó)知網(wǎng)搜索生態(tài)學(xué)、干部人事檔案的關(guān)鍵詞，查找不出相關(guān)文獻(xiàn)。究其原因有二：一是干部人事檔案在檔案學(xué)研究中一直都不是關(guān)注熱點(diǎn)。二是用生態(tài)學(xué)的視角來(lái)看檔案管理，這個(gè)觀點(diǎn)較新，所以找不到相關(guān)文獻(xiàn)。本文通過(guò)生態(tài)學(xué)的視角來(lái)看干部人事檔案的改版工作，是研究方法的一個(gè)創(chuàng)新。

二、從生態(tài)學(xué)視角看干部人事檔案的改版工作

在這次干部人事檔案改版中，確立了干部人事檔案整理工作的指導(dǎo)思想，即要做到“嚴(yán)格鑒別，分類準(zhǔn)確、排列有序、目錄清楚、裝訂整齊”，在宏觀上確定了干部人事檔案檔案工作的總的方針和原則，強(qiáng)調(diào)既不能“欠”整理，也不能“過(guò)”整理。這個(gè)指導(dǎo)思想充分體現(xiàn)了對(duì)干部人事檔案的生態(tài)保護(hù)意識(shí)，簡(jiǎn)化了原來(lái)將干部人事檔案材料要經(jīng)過(guò)裱糊、切邊、折疊等技術(shù)加工的工作，使所有的檔案材料大小統(tǒng)一等，這些“過(guò)”整理的工作要求。這次改版工作，對(duì)以下幾方面作了調(diào)整：

（一）調(diào)整了干部人事檔案紙質(zhì)載體的尺寸，將檔案材料大小從原來(lái)的16開(kāi)紙型改成國(guó)際通用的A4型。1996年版的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（組通字〔1996〕14號(hào)）（以下簡(jiǎn)稱老規(guī)定）中指出，第三十一條指出干部人事檔案材料的載體一般應(yīng)使用16開(kāi)規(guī)格的辦公用紙。但是目前16開(kāi)的尺寸有兩種標(biāo)準(zhǔn)，一種為大16開(kāi)，其尺寸為210mm×285mm，另一種為正16開(kāi)，其尺寸為185mm×260mm。筆者2007年參加人事檔案培訓(xùn)班時(shí)，課堂上兩位老師說(shuō)的16開(kāi)的尺寸就是分別采用了這兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。因此在實(shí)際操作中，檔案工作人員沒(méi)有唯一用紙標(biāo)準(zhǔn)，各單位的人事檔案材料大小各不一致。從1999年開(kāi)始，A4紙材料在中國(guó)開(kāi)始出現(xiàn)，隨著時(shí)間的推移，A4紙型的文件材料漸漸代替了原來(lái)16開(kāi)紙型的文件材料。因此，在日常歸檔時(shí)，收集到的干部人事檔案材料中，A4紙型的材料也越來(lái)越多，如職稱評(píng)審表、考核表等。每次收到這些材料，在不影響檔案字跡的情況下，大都切去空白紙邊，但對(duì)會(huì)切掉字跡的材料，必須采用折邊的方法，使材料的尺寸成為16開(kāi)的大小，然后在每份檔案材料左邊包上包邊紙，用縫紉機(jī)車一條邊，最后打洞裝入檔案夾內(nèi)。經(jīng)過(guò)這幾道工序整理檔案，費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，降低了歸檔速度，頻繁的切割、折疊檔案材料，反而使得檔案外觀不平整。因此，按老規(guī)定整理干部人事檔案，切紙、折紙、車邊往往要花掉檔案工作人員大量時(shí)間，又使得檔案紙張留下難以修復(fù)的切痕、折痕及針孔，這些都是破壞紙質(zhì)檔案生態(tài)原貌的行為，不利于檔案的生態(tài)保護(hù)。

在這個(gè)時(shí)代背景下，中共中央組織部在2009年7月，重新修訂下發(fā)了《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（中組發(fā)〔2009〕12號(hào)）（以下簡(jiǎn)稱新規(guī)定），新規(guī)定第三十六條指出干部人事檔案材料的載體采用16開(kāi)型或A4型公文用紙。2013年10月，又下發(fā)了《關(guān)于做好干部人事檔案改版工作的通知》（贛組字〔2013〕68號(hào)）（以下簡(jiǎn)稱通知），通知要求將人事檔案紙質(zhì)載體統(tǒng)一改成了國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)297mm×210mm的A4紙型，這順應(yīng)了時(shí)代的發(fā)展，改變了原來(lái)人事檔案沒(méi)有統(tǒng)一16開(kāi)的尺寸的現(xiàn)狀。

新規(guī)定還指出，對(duì)于小于A4型的材料，不需要重新裱糊。在改版前，對(duì)干部人事檔案的整理，過(guò)多地追求檔案材料外觀整齊，大小一致。筆者經(jīng)常會(huì)遇到自傳、各種證明材料等這些小于標(biāo)準(zhǔn)紙型的材料，按老規(guī)定要求，這些材料都要裱糊成標(biāo)準(zhǔn)紙型大小，這次改版之后，對(duì)這些材料只要留出裝訂線，不要求大小一致。這既減輕了工作量，提高歸檔的工作效率，又將檔案材料最原生態(tài)的歸檔，降低紙質(zhì)檔案在裝裱過(guò)程中的負(fù)面影響，減少對(duì)紙張的不同程度的傷害。

人事檔案材料標(biāo)準(zhǔn)紙型的改革，這是干部人事檔案工作一個(gè)巨大變革。在整理檔案工作中，減小對(duì)檔案載體的傷害因素對(duì)檔案生態(tài)環(huán)境的干擾，有利于紙張的生態(tài)環(huán)境保護(hù)，更持久地保存干部人事檔案，這體現(xiàn)了干部人事檔案工作的生態(tài)學(xué)改良，更適應(yīng)、更符合干部人事檔案自身的發(fā)展規(guī)律。

（二）對(duì)部分檔案材料分類進(jìn)行了細(xì)化調(diào)整。在這次改版工作中，將第四類材料劃分了二級(jí)目錄：即學(xué)歷學(xué)位材料、專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料、科研學(xué)術(shù)材料、培訓(xùn)材料等四小類。新規(guī)定對(duì)學(xué)歷學(xué)位材料排序方法也作了優(yōu)化調(diào)整，同一學(xué)習(xí)階段的材料按時(shí)間先后連續(xù)排列，不同學(xué)習(xí)階段的材料不需要按時(shí)間先后穿插排列在另一學(xué)習(xí)階段中，這更有利于檔案材料前后相關(guān)及相對(duì)完整性。同時(shí)，根據(jù)新規(guī)定，過(guò)去歸在第一類的學(xué)生登記表、歸在第三類的學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）鑒定表、學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）考核表，建議統(tǒng)一調(diào)整到第四類，以便更好地體現(xiàn)學(xué)習(xí)、培訓(xùn)材料的系統(tǒng)性和完整性。

依照老規(guī)定，在對(duì)第四類材料排序時(shí)，是將學(xué)歷學(xué)位材料、評(píng)職稱等材料按時(shí)間先后排列順序歸入第四類中。在實(shí)際整理檔案過(guò)程中，常遇到讀本科、碩士及博士期間的材料按時(shí)間來(lái)排會(huì)有交叉現(xiàn)象，如報(bào)考碩士的材料會(huì)放在本科畢業(yè)的材料之前，報(bào)考博士的材料會(huì)放在碩士畢業(yè)材料之前，還有些評(píng)職稱或者培訓(xùn)的材料放在讀碩士或讀博士的材料中間等這些情況，這次改版都很好地解決了這些問(wèn)題，即按同一學(xué)習(xí)階段來(lái)排序。按照老規(guī)定的分類方法，學(xué)生登記表可以放在第一類，也可以放在第四類，實(shí)習(xí)鑒定表可以放在第三類，也可以放在第四類，這次改版中都明確規(guī)定了這些檔案材料分類方法，都放在第四類。因此，按照老規(guī)定的分類方法整理的檔案，對(duì)于查閱者來(lái)說(shuō)，因?yàn)楦黝惒牧洗┎?，查閱四類材料也相?dāng)不便。

從生態(tài)學(xué)的角度看，一份干部人事檔案所有內(nèi)容可看作為一條信息生態(tài)鏈，檔案中的每份材料可視為一個(gè)生態(tài)因子，將檔案材料分為十類，就是將這些生態(tài)因子有序排序在信息生態(tài)鏈中。干部人事檔案里這些一個(gè)學(xué)習(xí)階段的材料都是反映同一個(gè)時(shí)期的基本情況，應(yīng)該連續(xù)排列，放在同一類材料中，形成一條結(jié)構(gòu)更優(yōu)化有序的信息生態(tài)鏈。

（三）對(duì)檔案材料頁(yè)碼編制有了新要求。根據(jù)1993年頒布的《干部檔案整理工作細(xì)則》，檔案材料以份計(jì)頁(yè)，材料頁(yè)數(shù)的計(jì)算采用圖書編面法，有頁(yè)碼標(biāo)記的，按標(biāo)記的計(jì)頁(yè)，無(wú)頁(yè)碼標(biāo)記的用鉛筆在材料的右下角注明頁(yè)碼，每單面為一頁(yè)，封面封底不計(jì)頁(yè)。這次改版后，檔案材料凡有字的頁(yè)，都必須標(biāo)記頁(yè)碼。頁(yè)碼編制的意義在于明確了檔案材料的數(shù)量和次序，一方面可以確定歸檔材料的數(shù)量，即材料的總頁(yè)，另一方面表明了檔案材料的先后次序。將有字的封面和封底也標(biāo)上頁(yè)碼，認(rèn)為這些頁(yè)面也是檔案材料的一部分，這體現(xiàn)了生態(tài)學(xué)的整體觀。

（四）對(duì)干部人事檔案卷內(nèi)目錄作了調(diào)整。這次改版，將人事檔案卷內(nèi)目錄也相應(yīng)調(diào)整為A4型，去掉了“份數(shù)”這欄。在實(shí)際的檔案整理工作中，干部人事檔案絕大部分都是一份材料，不存在重份的情況，所以在填寫卷內(nèi)目錄時(shí)，“份數(shù)”這一欄基本上都填的是“1”，于是這一欄不能提供任何有價(jià)值的信息，在干部人事檔案信息生態(tài)鏈中完全不起作用。將這一欄去掉，是在完全不影響人事檔案信息生態(tài)鏈的情況下，簡(jiǎn)少了一道工序，提高了工作效率。

（五）這次改版工作考慮了“對(duì)人的尊重”。一方面簡(jiǎn)化了一些整理工作環(huán)節(jié)，如切紙、裝裱、車邊等技術(shù)加工的工作，這大大提高了檔案工作者的工作效率，把檔案工作者從繁重的檔案整理工作中解放出來(lái)，這突顯了對(duì)檔案工作者的尊重。另一方面對(duì)人事檔案中的部分不太明確類別的材料，可以根據(jù)材料的主要內(nèi)容或用途來(lái)確定類別，這突現(xiàn)了以人利用為本的理念，強(qiáng)調(diào)了檔案的整理以方便利用為主，也是強(qiáng)化了對(duì)檔案利用者的尊重。

改版工作采用了生態(tài)學(xué)整體觀念看檔案管理工作，讓“檔案的利用”跟“檔案的整理”有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，將干部人事檔案管理工作各個(gè)環(huán)節(jié)連成一體，在檔案整理中考慮到檔案的利用需要，這無(wú)論對(duì)檔案工作者還是檔案利用者來(lái)說(shuō)，都充分考慮了“對(duì)人的尊重”，考慮了檔案工作者及檔案利用者發(fā)展的可持續(xù)性。

三、對(duì)干部人事檔案進(jìn)一步生態(tài)改良的幾點(diǎn)建議

雖然這次檔案改版工作對(duì)檔案材料及檔案工作者來(lái)說(shuō)是一次大的解放，但是還有很多方面還需作更細(xì)化的規(guī)定、更優(yōu)化的調(diào)整。

（一）將檔案分類的次序作一次調(diào)整。根據(jù)筆者多年從事檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)，平時(shí)利用檔案時(shí)，十大類檔案利用頻率各不相同，有些材料常被查閱利用，有些基本上不利用。常利用的檔案有第一類、第四類及第九類等這幾類，是否可將第四類及第九類檔案材料調(diào)整為第二類及第三類，這樣調(diào)整后可以方便查找，提高查找效率，同時(shí)也是對(duì)檔案紙張的保護(hù)，減少翻閱紙張數(shù)，從而降低紙張衰變的速度。

（二）對(duì)按老規(guī)定已整好的檔案是否可以采取“老人老辦法、新人新辦法”。按照老辦法整好的干部人事檔案，其第四類材料都沒(méi)有二級(jí)目錄，而且很多材料都用縫紉機(jī)車邊，車在一塊，如果全部拆開(kāi)，按新規(guī)定分類排序，又費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且對(duì)檔案又造成一次破壞，這真是應(yīng)證了檔案工作人員常說(shuō)的一句話“整一次檔案就是破壞一次檔案”。如果對(duì)這些已經(jīng)按“老辦法”整理好的檔案，只要求換A4標(biāo)準(zhǔn)檔案盒，不作其他調(diào)整，這可以減小對(duì)檔案載體的再次傷害，符合生態(tài)保護(hù)的理念。

（三）去除對(duì)干部人事檔案打孔裝訂。不管是老規(guī)定還是新規(guī)定，每卷干部人事檔案，必須在材料左側(cè)豎直打上大小統(tǒng)一的孔，穿入檔案盒三根裝訂立柱中，裝訂成冊(cè)。每次打孔，打孔機(jī)都會(huì)在紙張上留下三個(gè)孔洞，對(duì)一些沒(méi)有留裝訂邊的材料，還是需要裱糊出裝訂邊，這些行為對(duì)檔案紙張都造成不可修復(fù)的傷害。而且，干部人事檔案是一個(gè)動(dòng)態(tài)的系統(tǒng)，每年都要添加一些檔案材料，如考核表、工資表等，對(duì)新添加的材料也都必須打孔，再將新材料插到相應(yīng)的位置上，這種頻繁的拆卷插件，其結(jié)果無(wú)疑會(huì)導(dǎo)致檔案磨損甚至毀壞。打孔等操作對(duì)檔案原件也是進(jìn)行形式上的加工，直接破壞了檔案原貌，而且加大了工作量。筆者建議將裝檔案盒中的立柱跟壓條換成文件強(qiáng)力夾，人事檔案材料整好后用強(qiáng)力夾夾好成冊(cè)，保存在檔案柜中。這可以免去了打孔的工序，也不用對(duì)沒(méi)有裝訂邊進(jìn)行裱糊，留出裝訂線，最大程度地保護(hù)了紙質(zhì)材料的原生態(tài)，而且在復(fù)印檔案材料以及添加檔案材料時(shí)，拆裝更為方便、快捷，不會(huì)造成對(duì)檔案材料的磨損，減少對(duì)檔案材料的破壞。

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