李 丹齊齊哈爾市公共資源交易中心 黑龍江齊齊哈爾 161000

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優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作途徑的探討

李 丹
齊齊哈爾市公共資源交易中心 黑龍江齊齊哈爾 161000

【摘要】事業(yè)單位是不以營利為目的社會組織，作為國家的機(jī)構(gòu)的重要組成部分，事業(yè)單位服務(wù)內(nèi)容基本上覆蓋了社會的方方面面。事業(yè)單位檔案是對事業(yè)單位所有活動(dòng)遁真實(shí)記錄，做好事業(yè)單位檔案管理工作具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。文中分析了事業(yè)單位檔案管理的重要性，并進(jìn)一步對優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作的途徑進(jìn)行了具體的闡述。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；制度；電子檔案；人員素質(zhì)

一、事業(yè)單位檔案管理的重要性

在當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的新形勢下，事業(yè)單位面臨著全新的挑戰(zhàn)。檔案管理作為事業(yè)單位最基礎(chǔ)的管理工作，其包括的內(nèi)容較多，需要通過對檔案信息進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、檢索、統(tǒng)計(jì)等多項(xiàng)工作，以此來為檔案使用者提供檔案利用服務(wù)。而且事業(yè)單位檔案中，通過對事業(yè)單位為社會服務(wù)的所有信息資源進(jìn)行記載，同時(shí)還記載著員工的相關(guān)信息，因此通過優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作，不僅可以有效的提高檔案工作的效率和質(zhì)量，而且還能夠?yàn)槿耸鹿芾砉ぷ魈峁┲匾囊罁?jù)。通過加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作，有效的提高檔案管理水平，可以使檔案更好的發(fā)揮其重要價(jià)值，為事業(yè)單位的健康有序發(fā)展提供重要服務(wù)。

二、優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作的途徑

（一）對檔案管理工作給予充分重視。長期以來事業(yè)單位在發(fā)展過程中將更多的精力都放在了服務(wù)工作上，而對檔案管理工作缺乏重視，對檔案工作的重要性缺乏明確的意識，這也是當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作滯后的重要因素。在當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中，需要事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員要充分的意識到檔案管理工作的重要性，努力提高檔案管理工作的創(chuàng)新意識，進(jìn)一步改變當(dāng)前檔案工作的局面。特別是在當(dāng)前各項(xiàng)改革不斷深入的新形勢下，檔案工作人員數(shù)量減少，工作量增加，這使檔案工作面臨著嚴(yán)竣的壓力，針對于這種情況下，需要調(diào)整檔案人員，并對檔案人員進(jìn)行重新定位，加快檔案管理人員觀念的轉(zhuǎn)變，更好的發(fā)揮出檔案的重要價(jià)值，使檔案能夠創(chuàng)造出更好的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。作為檔案工作者，需要具備吃苦耐勞的精神，踏實(shí)工作，而且在工作中在不斷創(chuàng)新，有效的提高檔案工作的價(jià)值，為檔案事業(yè)的健康發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。

（二）建立健全檔案管理工作制度。事業(yè)單位要想對檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，則需要建立健全檔案管理制度，以制定來規(guī)范和約束檔案管理工作。在開展檔案工作中，要嚴(yán)格按照具體的規(guī)章制度進(jìn)行工作。近年來我國事業(yè)單位檔案管理水平雖然有了一定程度的提升，而且在檔案管理方法和手段上也取得了一定的成效，但檔案管理體系和制度還不完善，存在著一定的滯后性，因此要進(jìn)一步完善事業(yè)單位檔案管理制度，使其與檔案工作的發(fā)展相適應(yīng)，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化，使檔案能夠更好的服務(wù)于事業(yè)單位的各項(xiàng)工作。

（三）加強(qiáng)檔案信息化管理。當(dāng)前信息技術(shù)廣泛應(yīng)用于檔案工作中，檔案信息化管理已成為檔案管理工作的必然趨勢。事業(yè)單位需要對檔案信息化給予充分的重視，進(jìn)一步做好檔案的信息化建設(shè)工作，加快推動(dòng)檔案的開發(fā)利用。

首先，事業(yè)單位在檔案查詢上加強(qiáng)電子檢索，通過系統(tǒng)軟件支持，實(shí)現(xiàn)檔案管理資料查詢的方便性。

其次，推進(jìn)人事檔案管理電子化，在實(shí)施檔案信息化的過程中，一定要確保檔案的安全。為了應(yīng)對這一點(diǎn)，檔案資料采集要做到采集真實(shí)、管理規(guī)范。同時(shí)，檔案管理人員也要做好電子檔案的保存工作，將每一類檔案的密級程度劃分好，對檔案進(jìn)行全面的掌控。不僅可以節(jié)約成本、減少風(fēng)險(xiǎn)，還可以有效建構(gòu)社會信用系統(tǒng)。

第三，倡導(dǎo)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化。檔案信息網(wǎng)絡(luò)化，是在檔案法的框架下，充分利用網(wǎng)絡(luò)的迅速傳播優(yōu)勢，將檔案信息進(jìn)行社會共享，最大限度的提高檔案的使用價(jià)值，促進(jìn)檔案工作的全面信息化。

最后，改善單位現(xiàn)有檔案管理設(shè)施，加大檔案管理設(shè)備投入，提高工作人員的工作質(zhì)量和效率。事業(yè)單位應(yīng)該在檔案室配備了數(shù)碼相機(jī)、掃描儀等。全面實(shí)現(xiàn)電子文檔一體化管理，步入檔案辦公管理自動(dòng)化軌道。

（四）提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。檔案工作不僅是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作，同時(shí)也是一項(xiàng)管理服務(wù)性工作，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。作為一名優(yōu)秀的檔案管理人員，要具備扎實(shí)的檔案管理專業(yè)知識，具有較強(qiáng)的管理能力，同時(shí)還要樹立良好的服務(wù)意識，只有這樣才能更好的適應(yīng)當(dāng)前知識經(jīng)濟(jì)及網(wǎng)絡(luò)信息所帶來的沖擊和挑戰(zhàn)，更好的掌握分檔案各種新型的載體和先進(jìn)的管理手段和方式，有效的提高檔案管理的信息化水平。

首先，專職檔案人員要適應(yīng)新形勢，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新，有所突破。

其次，專職檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務(wù)實(shí)基礎(chǔ)上促進(jìn)創(chuàng)新，努力使專職檔案人員成為一名掌握科學(xué)的、先進(jìn)的工作方法，一專多能的檔案工作人才。為此，事業(yè)單位要提高檔案管理人員的進(jìn)入門檻，事業(yè)單位檔案管理工作者必須要具備相當(dāng)扎實(shí)的專業(yè)管理技術(shù)，對當(dāng)前的檔案管理工作人員進(jìn)行系統(tǒng)的信息化檔案管理知識培訓(xùn)，培訓(xùn)合格的檔案管理人員才能上崗，網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來，工作模式變?yōu)榱巳伺c計(jì)算機(jī)的結(jié)合，培訓(xùn)可以幫助現(xiàn)有檔案管理人員掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)知識，幫助他們更快的適應(yīng)信息化檔案管理的發(fā)展，從而將傳統(tǒng)的檔案管理知識與先進(jìn)的科技信息相結(jié)合，建設(shè)一支適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的檔案管理隊(duì)伍。

三、結(jié)束語

檔案管理工作作為事業(yè)單位的基礎(chǔ)性工作，在事業(yè)單位各項(xiàng)改革不斷深入的新形勢下，檔案管理工作也加快了信息化和現(xiàn)代化的發(fā)展步伐，這就需要檔案管理部門要不斷的優(yōu)化檔案管理工作，努力提高檔案管理的水平，加強(qiáng)檔案管理人員的培養(yǎng)，確保檔案能夠?yàn)槭聵I(yè)單位的健康發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

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