文/秦皇島市第一醫(yī)院 張鴻蕓

醫(yī)院人事檔案資源管理問題及對策分析

文/秦皇島市第一醫(yī)院 張鴻蕓

醫(yī)院人事檔案資源是醫(yī)院人才選拔，提高醫(yī)院管理水平的重要依據(jù)，尤其是隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，醫(yī)院人事檔案資源的應用價值更加凸顯，現(xiàn)階段如何保證人事檔案資源的完整性和準確性，是人事檔案資源廣泛應用的前提和關鍵。為此，本文在明確醫(yī)院人事檔案資源管理重要性的基礎上，指出醫(yī)院人事檔案資源管理中存在的問題，并提出切實可行的解決策略。

人事檔案；管理；問題；對策

一、加強醫(yī)院人事檔案資源管理的重要性

（一）順應新時代發(fā)展的要求。人事檔案是記錄人們學習、工作、獎懲、職稱等重要信息的載體，是醫(yī)院在選拔優(yōu)秀人才，了解醫(yī)院人事構成等方面的重要依據(jù)。傳統(tǒng)的紙質檔案管理方式使得人事檔案信息更新不及時，在數(shù)據(jù)統(tǒng)計、信息比對、數(shù)據(jù)應用等方面存在一定難度，人事檔案信息化管理的實現(xiàn)不僅解決了人事檔案資源應用便利性問題，同時也是順應新時代發(fā)展的必然選擇。

（二）提高檔案資源的應用價值。人事檔案資源應用的前提是人事檔案信息的準確性和完整性，以往醫(yī)院對于人事檔案管理科室重視不夠，在檔案管理資金投入、設備更新等方面沒有給予足夠的重視，導致紙質檔案資料不完整、不準確的情況時有發(fā)生，紙質檔案僅僅是被存放在檔案室，電子檔案只是簡單的紙質檔案的電子化，檔案資源的應用價值沒有得到充分體現(xiàn)，加強人事檔案資源管理，可以充分發(fā)掘檔案資源價值并服務于人事檔案管理工作的改進。

（三）為醫(yī)院建設提供材料支持。優(yōu)秀人才是推動醫(yī)院建設和發(fā)展的重要動力，加強醫(yī)院人事檔案資源管理，并以此為依據(jù)制定具有激勵性的獎懲措施，以促進醫(yī)院工作人員在自己的工作崗位上兢兢業(yè)業(yè)，多出成果，以此提高醫(yī)院的聲譽，并為醫(yī)院評級積累大量的資源，從而推動醫(yī)院的持續(xù)健康發(fā)展。

二、醫(yī)院人事檔案資源管理中存在的問題

目前，部分醫(yī)院已經(jīng)認識到人事檔案資源管理的重要性，并提高在人事檔案部門的資金投入，逐步實現(xiàn)人事檔案的信息化管理，在此過程中，醫(yī)院人事檔案資源管理也暴露出一些問題急需解決。

（一）人事檔案資源不完整。《檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》中明確強調，檔案管理人員在工作調動時，必須在辦完檔案工作移交手續(xù)后方能離開工作崗位，但現(xiàn)實情況是，醫(yī)院人事檔案管理工作交接流于形式，新任檔案管理人員并沒有對檔案資料進行清點核實，離職檔案管理人員也沒有將人事檔案存在的問題明確告知，有時僅僅是檔案管理室鑰匙的交接，導致醫(yī)院人事檔案資料丟失，離職員工檔案未轉離，新進員工未轉入的情況時有發(fā)生，這給人事檔案信息化也帶來一定阻礙，人事檔案資源不完整，降低了人事檔案的應用價值。

（二）人事檔案資源開發(fā)利用不夠。人事檔案資源管理流于形式，紙質檔案僅僅是被存放在檔案室，如若不出現(xiàn)人員離職等情況，醫(yī)院工作人員的人事檔案很少被調用，目前，醫(yī)院已推廣使用電子檔案管理方式，但由于前期檔案資源形式不完全統(tǒng)一，部分檔案資料缺失且檔案數(shù)量龐大，給人事檔案的信息化帶來一定的難度，綜合種種原因，導致人事檔案資源的開發(fā)利用僅僅停留在簡單的數(shù)據(jù)統(tǒng)計，并沒有進行深入開發(fā)利用，發(fā)揮其在醫(yī)院建設、人事制度調整等方面應用的作用。

（三）檔案管理人員素質不高。檔案信息化管理剛剛應用，部分檔案管理老員工對于計算機應用操作不熟練，對于檔案數(shù)據(jù)處理，數(shù)據(jù)分析等更是無從下手，導致人事檔案資源利用還停留在初級階段，而且部分檔案管理人員排斥檔案管理工作的變革，在檔案管理工作中缺乏責任心，對檔案資源的更新、錄入不及時，也進一步加劇了人事檔案應用和管理的難度。

三、加強醫(yī)院人事檔案資源管理的對策

針對人事檔案資源管理中存在的問題，現(xiàn)采取如下解決策略：

（一）多措并舉，提高人事檔案資源完整性。醫(yī)院要加強對人事檔案資源管理重要性的認識，完善人事檔案管理工作交接相關制度，要求檔案管理人員在辦理交接工作時，嚴格遵守流程，并將手中檔案工作交接給新上任的檔案管理人員，也是對現(xiàn)有檔案資料的一次整理和清點。同時，要加強對流動人員檔案資源的管理，做到人員在單位，則檔案在單位，人員離開單位，則檔案離開單位，以此保證醫(yī)院人事檔案的對應性。最后，要加強人事檔案部門與醫(yī)院科室之間的合作，讓醫(yī)護人員參與到檔案的更新管理工作中來，以此保證檔案信息的完整性和準確性。

（二）充分開發(fā)使用人事檔案資源。目前，各單位人事檔案軟件的開發(fā)均根據(jù)自己單位的實際情況而來，一旦發(fā)生人員流動，新調入的人事檔案資料需依據(jù)所在新單位的人事檔案形式重新錄入生產，無疑增加了人事檔案管理的工作量，而且同一單位不同時期人事檔案資料形式不統(tǒng)一，也給人事檔案的信息化處理帶來一定難題，所以，現(xiàn)階段要統(tǒng)一單位人事檔案資源錄入形式，為人事檔案資源的數(shù)據(jù)化處理及應用打好基礎。同時，要充分發(fā)揮人事檔案在人力資源配置、人事制度調整等方面的作用。

（三）提高檔案管理人員業(yè)務水平。檔案管理人員素質的高低，直接關系檔案資源的應用。首先，要加強對檔案管理人員的培訓和再教育，使其端正工作態(tài)度，努力學習新知識，并將其應用到人事檔案管理中來，其次，要設立獎懲制度，通過每年舉辦檔案知識和計算機應用能力大賽，激勵檔案管理人員不斷提高業(yè)務水平，對于工作能力突出的員工給予一定的獎勵；最后，要鼓勵檔案管理人員對檔案資源進行研究，并形成相應的科研成果，為醫(yī)院人事管理工作改進提供依據(jù)。

［1］陳愛娟.醫(yī)院檔案信息資源的開發(fā)利用探析［J］.城建檔案，2016（3）.

［2］梁鈺君.醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題與對策研究［J］.城建檔案，2016（3）.

［3］董新剛.醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題及對策［J］.中國繼續(xù)醫(yī)學教育，2015（1）.