文/廣州市商貿(mào)職業(yè)學(xué)校 湯惠玲

淺談檔案管理電子化服務(wù)的建設(shè)

文/廣州市商貿(mào)職業(yè)學(xué)校 湯惠玲

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)的發(fā)展與應(yīng)用，電子檔案越來(lái)越多，電子檔案成了檔案管理的重要形式。檔案管理電子化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，是檔案管理中的一種新型模式。保存電子檔案的目的是使電子檔案能夠處于準(zhǔn)確、完整、可靠地提供利用狀態(tài)，起到憑證和查考作用。電子檔案如何管理和利用，這是檔案管理現(xiàn)代化面臨的一個(gè)重要問(wèn)題，推進(jìn)檔案電子化管理成為必然趨勢(shì)。

檔案管理；電子化服務(wù)；建設(shè)

檔案電子化服務(wù)是計(jì)算機(jī)發(fā)展的形勢(shì)下發(fā)展起來(lái)的一種新型存檔方式，原來(lái)以紙質(zhì)格式承載的各類文件及其他文字、數(shù)據(jù)資料逐步被以計(jì)算機(jī)為依托的電子格式所替代，由此產(chǎn)生了大量的電子檔案。檔案電子化服務(wù)是指檔案部門利用電子化辦公設(shè)備和現(xiàn)代通信技術(shù)，向利用者提供非紙質(zhì)載體的數(shù)字化檔案。它是現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)辦公和辦公自動(dòng)環(huán)境下的趨勢(shì)和要求。

一、充分發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢(shì)，為社會(huì)提供全方位的電子化便捷服務(wù)

辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過(guò)程在計(jì)算機(jī)和通信線路中進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

首先其優(yōu)點(diǎn)很多：可提供多媒體信息；可將文字、聲音、圖像結(jié)合起來(lái)；使利用工作更高效方便，可通過(guò)多媒體的超文本技術(shù)，將計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)、表現(xiàn)信息的能力與人腦篩選信息的能力結(jié)合提高檢索效率，能夠提供超時(shí)空、全方位的信息服務(wù)。

其次，電子化服務(wù)過(guò)程本身就是一個(gè)信息服務(wù)過(guò)程，機(jī)關(guān)檔案開放是其信息服務(wù)內(nèi)容之一，文檔人員更重要的責(zé)任是及時(shí)收藏電子文件。電子化服務(wù)的核心是大量頻繁的行政管理和日常事務(wù)都通過(guò)設(shè)定好的程序在網(wǎng)上實(shí)施。電子檔案的利用方式與紙質(zhì)檔案不同，很多情況下是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)滿足異地利用的需要，而不是集中在檔案閱覽利用。而且與紙質(zhì)檔案利用相比，電子檔案利用更快捷、更方便，也正是這一優(yōu)點(diǎn)使得電子檔案的利用服務(wù)被逐漸推廣，不過(guò)前提是需要一定的技術(shù)支持和相應(yīng)措施才可實(shí)現(xiàn)，檔案電子化服務(wù)是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

二、合理利用檔案部門存儲(chǔ)和應(yīng)用的技術(shù)條件和環(huán)境，真正實(shí)現(xiàn)文檔管理一體化

電子檔案最典型的特征就是非人工直接識(shí)讀性，因而提供利用前要進(jìn)行電子檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備和識(shí)別文件的建立。電子檔案的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)包括兩部分：一是背景信息，即電子檔案形成背景，包括形成的目的，形成時(shí)的結(jié)構(gòu)，形成和使用階段功能與活動(dòng)以及影響文件的環(huán)境；二是元數(shù)據(jù)，即電子檔案的技術(shù)數(shù)據(jù)，如描述電子文件的編排與內(nèi)部結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)。這些都是在電子文件形成階段就得到完整收集的。

識(shí)別文件是記錄在每份電子檔案載體上的特殊文檔，用于描述存儲(chǔ)在載體上電子文件之間的關(guān)系。不管是電子檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)還是識(shí)別文件的建立，都應(yīng)根據(jù)檔案保管部門存儲(chǔ)和應(yīng)用等技術(shù)條件和環(huán)境來(lái)確定其要求，一般是在電子文件的設(shè)計(jì)階段就納入系統(tǒng)設(shè)計(jì)，使它能自動(dòng)產(chǎn)生元數(shù)據(jù)與背景信息。現(xiàn)在隨著檔案信息化的發(fā)展，很多企事業(yè)單位的檔案管理系統(tǒng)逐漸納入電子文件管理系統(tǒng)，真正實(shí)現(xiàn)了文檔管理一體化。

三、擴(kuò)展網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)和發(fā)展空間，確保檔案信息網(wǎng)絡(luò)使用的規(guī)范性、安全性和關(guān)聯(lián)性

基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和應(yīng)用的快速發(fā)展，無(wú)論是政府還是企業(yè)的信息化，都受到戰(zhàn)略管理和服務(wù)客戶的強(qiáng)烈驅(qū)動(dòng)，不斷地?cái)U(kuò)展信息化的應(yīng)用領(lǐng)域和內(nèi)容。而檔案部門將檔案信息連接在專門的檔案網(wǎng)站和網(wǎng)頁(yè)上，利用者根據(jù)自己的需要隨時(shí)進(jìn)行異地查閱。優(yōu)點(diǎn)是超越了時(shí)空的限制，效果好。缺點(diǎn)是電子信息容易失控，更新較慢。不過(guò)網(wǎng)絡(luò)上的檔案信息服務(wù)對(duì)利用者的身份和使用權(quán)限有一定的限制，對(duì)利用系統(tǒng)的管理非常重要，畢竟檔案不是一般的信息資源。比如從信息安全的角度考慮，主要是對(duì)用戶及提供利用者的管理，對(duì)利用者身份的認(rèn)定、利用中采取有效的安全保密措施等。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展極大地促進(jìn)了業(yè)務(wù)系統(tǒng)的連續(xù)性、關(guān)聯(lián)性，如果不在制度上和文件管理要素上對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)提出要求，比如提出元數(shù)據(jù)要求，就可能使業(yè)務(wù)系統(tǒng)自然生成的電子文件無(wú)法長(zhǎng)久保存。所以，文件連續(xù)體理論提出的整體系統(tǒng)思想是非常值得借鑒的。我國(guó)的電子文件管理中提出的全程管理、前端控制思想，就是對(duì)這種理論的合理詮釋。但是，檔案有檔案的價(jià)值取向，對(duì)電子文件管理要素的控制，不能取代對(duì)檔案價(jià)值的判斷和對(duì)文件的取舍。特別是在信息膨脹的時(shí)代，這一點(diǎn)尤為重要。隨著檔案館（室）內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁(yè)，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。

四、進(jìn)一步加強(qiáng)檔案網(wǎng)站的建設(shè)與管理，不斷提高網(wǎng)絡(luò)檔案人員的綜合素質(zhì)

目前，以檔案館、檔案局或檔案信息網(wǎng)等名稱建立的國(guó)家級(jí)、省市級(jí)各類檔案網(wǎng)站數(shù)量繁多。但是國(guó)內(nèi)許多單位檔案館（室）利用互聯(lián)網(wǎng)開展的網(wǎng)上服務(wù)，已成為社會(huì)和單位提供檔案利用服務(wù)的一種重要形式。我國(guó)檔案網(wǎng)站總體建設(shè)比較好，但還存在一些令人不太滿意的地方。如網(wǎng)站流于形式、信息量少、更新慢，還是目錄級(jí)檢索，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)全文閱覽。這些現(xiàn)象已嚴(yán)重影響了檔案遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的質(zhì)量。

究其原因，主要是長(zhǎng)期以來(lái)我國(guó)的檔案網(wǎng)站存在著“重宣傳，輕內(nèi)容”的現(xiàn)象。根據(jù)中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)信息中心（CNNID）發(fā)布《第23次中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展?fàn)顩r統(tǒng)計(jì)報(bào)告》顯示；截到2008年底，中國(guó)網(wǎng)民數(shù)量達(dá)2.98億，與該數(shù)字相比多數(shù)檔案網(wǎng)站訪問(wèn)量簡(jiǎn)直少得可憐，完全沒(méi)有起到宣傳與提供利用的作用。其根本原因就在于檔案網(wǎng)站內(nèi)容過(guò)于單調(diào)，吸引不了網(wǎng)民的眼球。檔案網(wǎng)站是檔案電子化服務(wù)的重要窗口和平臺(tái)，是提供檔案電子化服務(wù)的核心方式，有著極其重要的作用和意義。因此，檔案工作者要以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進(jìn)一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)存建設(shè)，尤其是電子文件全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，在網(wǎng)站上實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時(shí)管理與利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫(kù)化、檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理工作自動(dòng)化，檔案信息管理法制化，只有提供大量高質(zhì)量的檔案信息才能真正發(fā)揮檔案網(wǎng)站的作用。

電子化檔案信息服務(wù)必須通過(guò)其依賴的技術(shù)和利用系統(tǒng)才能完成，因此在利用過(guò)程中包含著相關(guān)利用系統(tǒng)的各種功能的使用，其中涉及人員較多，有電子檔案載體保管者、信息系統(tǒng)的管理者，利用和維護(hù)系統(tǒng)的操作人員以及利用者等。因此，在提供利用服務(wù)時(shí)要對(duì)他們的使用權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格的審核。審核一般由利用工作的決策者來(lái)執(zhí)行，根據(jù)各種人員的級(jí)別、層次進(jìn)行使用權(quán)限的認(rèn)定，并依此向利用系統(tǒng)注冊(cè)登錄。比如：企業(yè)對(duì)內(nèi)提供利用電子檔案時(shí)應(yīng)采取二級(jí)簽字；借用絕密企業(yè)電子檔案時(shí)，則實(shí)行三級(jí)簽字，即需經(jīng)項(xiàng)目管理部、技術(shù)管理部、總經(jīng)理審批后方可利用。

綜上所述，對(duì)于電子檔案的收集、提供利用檔案工作者必須按照國(guó)家檔案局發(fā)布的《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》，制定一些適合本單位或公司的策略、政策和標(biāo)準(zhǔn)，并在具體實(shí)施過(guò)程中逐步加以完善，使該項(xiàng)工作更易于操作和規(guī)范化，以保證電子檔案更好地服務(wù)于公共管理。

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