文/河北省承德市中心醫(yī)院 高萌

精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

文/河北省承德市中心醫(yī)院 高萌

現(xiàn)階段，醫(yī)院管理過程中檔案管理已經(jīng)逐漸成為其非常重要的組成部分，再加上近些年醫(yī)院對檔案管理的重視程度越來越高，促使著醫(yī)院不斷加大對檔案的管理力度。而隨著我國醫(yī)療水平以及醫(yī)學(xué)技術(shù)的不斷成熟和發(fā)展，以往的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足醫(yī)院檔案管理需求。本文結(jié)合筆者實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)，主要對當(dāng)前醫(yī)院檔案管理過程中存在的問題展開探討，并對精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行簡單分析與總結(jié)。

醫(yī)療水平；精細(xì)化；醫(yī)院檔案；管理模式

合理的檔案管理模式不但有利于醫(yī)院開展工作，同時(shí)也有利于提升醫(yī)院整體管理水平。在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用精細(xì)化管理理念，可有利于提升其管理效率，并在完善醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施的基礎(chǔ)之上，減輕醫(yī)院管理人員壓力，降低管理難度。

一、醫(yī)院檔案管理重要性

所謂醫(yī)院檔案簡單來講其實(shí)就是醫(yī)院的日常工作記錄，是醫(yī)院所有醫(yī)護(hù)人員開展日常工作的依據(jù)，其管理質(zhì)量對醫(yī)院日常工作質(zhì)量及工作效率都有著直接影響，所以這就要求相關(guān)管理人員應(yīng)切實(shí)做好醫(yī)院檔案管理工作。醫(yī)院檔案主要通過光盤、紙張以及影音等媒介，對醫(yī)院日常研究、管理以及醫(yī)療過程進(jìn)行記錄，是醫(yī)院日常管理過程中非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，同時(shí)也是醫(yī)院同外界進(jìn)行有效溝通、確保自身利益的重要元素。因此，醫(yī)院管理者應(yīng)加大對醫(yī)院檔案的管理力度，通過采用科學(xué)、合理的管理理念和管理模式，來做好對醫(yī)院的檔案管理工作。

精細(xì)化管理理念主要借鑒了日本豐田公司在20世紀(jì)70年代所提出“精益生產(chǎn)”的理念。這一理念的核心宗旨就是倡導(dǎo)生產(chǎn)者站在客戶的角度來考慮問題，盡可能地減少在生產(chǎn)作業(yè)中的非價(jià)值工作，提高生產(chǎn)效率。以南方醫(yī)科大學(xué)南方醫(yī)院為例，該院在進(jìn)行檔案管理過程中，融入精細(xì)化管理理念，對所有醫(yī)院檔案進(jìn)行分類劃分和有效管理，簡化醫(yī)院檔案調(diào)取流程，并利用信息化將醫(yī)院檔案進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)，形成醫(yī)院檔案中的“大數(shù)據(jù)”，為后續(xù)醫(yī)護(hù)人員開展日常工作提供有效的數(shù)據(jù)支持，并在此基礎(chǔ)之上，提升了服務(wù)質(zhì)量。

二、檔案管理中存在問題

（一）管理體制落后?，F(xiàn)階段，我國很多醫(yī)院的檔案管理體制相對比較落后，很容易造成檔案丟失以及管理混亂等問題。而一旦發(fā)生這些問題都會(huì)對醫(yī)院開展日常醫(yī)療工作、醫(yī)學(xué)研究帶來很大不便，嚴(yán)重阻礙了整個(gè)醫(yī)院醫(yī)療水平和管理水平的提高。此外，落后的檔案管理體制也會(huì)對醫(yī)院工作人員日常工作帶來很多不便，比如無法及時(shí)找到所需的醫(yī)療研究資料、病人資料等等，這不僅給工作人員來帶來諸多麻煩，同時(shí)也嚴(yán)重降低了醫(yī)護(hù)人員的工作效率。

（二）檔案收集效率低、檔案管理模式粗放。如果醫(yī)院在日常管理過程中，沒有制定統(tǒng)一、合理的檔案管理模式以及管理標(biāo)準(zhǔn)，勢必會(huì)造成醫(yī)院檔案管理混亂，管理效率低下、檔案內(nèi)容雜亂等問題，再加上醫(yī)院管理人員忽略對醫(yī)院檔案的管理，也給檔案立卷、歸檔帶來難度。這就使得醫(yī)院很難發(fā)揮醫(yī)院檔案的作用，也嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院管理水平以及工作效率的提升。

三、精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

（一）將精細(xì)化管理應(yīng)用到醫(yī)院檔案歸檔中。在對醫(yī)院檔案進(jìn)行整理、歸檔時(shí)應(yīng)用精細(xì)化理念，相關(guān)管理人員結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況對醫(yī)院所有檔案進(jìn)行收集和整理，并確保歸檔過程中醫(yī)院檔案的科學(xué)性和完整性。對于不同類型的檔案采用不同的手段或方案來進(jìn)行管理和收集，確保檔案類別清晰。此外，基于不同類別的檔案以及不同等級(jí)的檔案，對其進(jìn)行分類歸檔，并完整記錄整個(gè)檔案歸檔過程。要盡可能地避免檔案丟失、損壞或者歸檔措施等問題，以確保后期檔案使用的準(zhǔn)確性、快捷性和便利性。利用精細(xì)化理念對檔案進(jìn)行歸檔，其目的旨在增強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的條理性、細(xì)致性以及完整性，并在完善醫(yī)院檔案管理模式的基礎(chǔ)上，提升檔案管理水平，從而為醫(yī)護(hù)人員開展日常醫(yī)療工作提供便利。

（二）將精細(xì)化管理應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理制度建設(shè)中。

現(xiàn)階段，完善醫(yī)院檔案管理體制已經(jīng)逐漸成為提高醫(yī)院檔案管理水平以及管理效率的重要手段。為了適應(yīng)目前醫(yī)院發(fā)展趨勢和要求，提升醫(yī)院整體管理水平，勢必要做好醫(yī)院檔案管理工作，而做好醫(yī)院檔案管理工作的第一要素就是完善檔案管理制度。將精細(xì)化理念融入檔案管理制度建設(shè)中，能夠有效地提升檔案管理效率，并在提高醫(yī)院整體管理水平的基礎(chǔ)上，規(guī)范檔案管理內(nèi)容以及管理標(biāo)準(zhǔn)。醫(yī)院管理者要采取合理方法和措施來完善檔案管理制度，要盡可能地確保檔案管理有效性。此外，相關(guān)部門也要對檔案管理中的每個(gè)步驟、每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行仔細(xì)劃分、分配，同時(shí)定期考核管理人員，爭取在提升管理人員職業(yè)水平以及專業(yè)素質(zhì)的同時(shí)，提高管理人員的工作效率，從而為后續(xù)醫(yī)院開展日常工作提供便利。

四、總結(jié)

應(yīng)該說，近些年隨著我國科技技術(shù)的日益臻熟以及醫(yī)療行業(yè)不斷繁榮，醫(yī)院檔案管理逐漸成了促進(jìn)醫(yī)院進(jìn)一步發(fā)展的重要因素。從某種意義上來說，檔案管理水平高低對整個(gè)醫(yī)院管理質(zhì)量以及管理水平高低都會(huì)產(chǎn)生直接影響。因此這就要求醫(yī)院相關(guān)管理部門采取科學(xué)、合理的方法和手段來做好檔案管理工作，本文就結(jié)合精細(xì)化管理理念，對其在檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行了簡單分析和討論，為后續(xù)做好檔案管理工作，提升醫(yī)院管理水平提供數(shù)據(jù)支持。

［1］吳偉文，馮超慧，黃偉娟.精細(xì)化管理在提高醫(yī)院藥房工作效率中的應(yīng)用［J］.現(xiàn)代醫(yī)藥衛(wèi)生，2012（14）.

［2］黃先彤，楊鳳林.精細(xì)化管理理論在醫(yī)院病案管理中的實(shí)踐與探索［J］.中國當(dāng)代醫(yī)藥，2012（13）.