文/河北大學(xué)管理學(xué)院　郭笑紅

我國(guó)省級(jí)檔案網(wǎng)站檢索功能分析與優(yōu)化研究

文/河北大學(xué)管理學(xué)院郭笑紅

本文以省級(jí)檔案網(wǎng)站為調(diào)查對(duì)象，分析出網(wǎng)站的檢索服務(wù)整體水平較低，檔案館需樹立服務(wù)意識(shí)，豐富檔案信息資源，完善檔案檢索工具。

省級(jí)檔案館網(wǎng)站；檔案檢索功能；檢索工具

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，檔案網(wǎng)站成了檔案機(jī)構(gòu)與社會(huì)公眾溝通的有效橋梁。要實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)上查閱，主要依靠檔案網(wǎng)站的檢索功能。我國(guó)檔案網(wǎng)站基本都配置有檢索欄，然而檢索的效果卻不盡如人意。為更好地了解我國(guó)省級(jí)檔案館網(wǎng)站檢索功能建設(shè)情況，筆者以用戶的身份對(duì)省級(jí)檔案網(wǎng)站進(jìn)行了訪問(wèn)調(diào)查。

一、我國(guó)省級(jí)檔案館網(wǎng)站的檢索功能現(xiàn)狀分析

筆者以中華人民共和國(guó)國(guó)家檔案局網(wǎng)站上的“友情鏈接”，訪問(wèn)了其所鏈接的31個(gè)省級(jí)檔案館（2016年6月份訪問(wèn)）。被訪問(wèn)的檔案網(wǎng)站包括18個(gè)?。ㄆ渲信_(tái)灣省除外，山西、新疆、黑龍江、廣東四省檔案網(wǎng)站均無(wú)法正常瀏覽），5個(gè)自治區(qū)，4個(gè)直轄市。我們以網(wǎng)站“提供什么檔案檢索資源”“怎樣去檢索”“檢索的結(jié)果怎么樣”為中心線索，從檢索資源、檢索方式、檢索幫助和指導(dǎo)、檢索結(jié)果處理方式四個(gè)方面對(duì)省級(jí)檔案網(wǎng)站的檔案檢索功能進(jìn)行調(diào)查分析。

（一）檢索資源。檔案網(wǎng)站提供的檢索資源是公眾獲得滿意的檔案檢索服務(wù)的基礎(chǔ)。通過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)：一是檔案網(wǎng)站的可檢索的資源量少。除北京、天津等網(wǎng)站外，90%的檔案網(wǎng)站檔案信息資源較少。部分網(wǎng)站檔案檢索版塊只是虛設(shè)，無(wú)法打開瀏覽。二是檢索提供的資源類型單一。目前檔案檢索中現(xiàn)行文件的全文檢索內(nèi)容較多，檔案全文檢索較少，且局限于文字類檔案；最后，檔案檢索范圍局限在站內(nèi)檢索，大部分無(wú)法實(shí)現(xiàn)館際合作。

（二）檢索方式。檢索方式直接影響公眾的利用效果。在訪問(wèn)的27個(gè)省級(jí)檔案館中88%的檔案網(wǎng)站首頁(yè)設(shè)有“檢索”“高級(jí)檢索”項(xiàng)，還專門設(shè)有網(wǎng)上查檔版塊，19%的網(wǎng)站僅有簡(jiǎn)單的檢索。部分檔案網(wǎng)站的檢索方式過(guò)于簡(jiǎn)單，而有的則過(guò)于專業(yè)化。例如高級(jí)檢索方式下有“檔號(hào)”“題名”“責(zé)任者”“保管期限”等多種檢索項(xiàng)，難以理解，易用性較差。

（三）檢索幫助和指導(dǎo)。檢索幫助和指導(dǎo)是幫助公眾了解檔案網(wǎng)站中可供查詢的檔案資源有哪些，怎樣去檢索查詢的一個(gè)必要的說(shuō)明和解釋。調(diào)查的檔案網(wǎng)站中大多的網(wǎng)站沒(méi)有就網(wǎng)上檢索相關(guān)操作進(jìn)行解釋說(shuō)明。調(diào)查中僅有4%的網(wǎng)站提供查檔幫助，且網(wǎng)站的檔案信息分類完善。如北京、天津、湖南等地檔案網(wǎng)站提供了可查詢檔案信息資源的相關(guān)說(shuō)明，也介紹了檢索條目如何填寫，且這些網(wǎng)站均建有分類檢索。

（四）檢索結(jié)果處理方式。網(wǎng)站呈現(xiàn)的檢索結(jié)果呈現(xiàn)方式也是影響公眾評(píng)價(jià)檢索功能的重要因素。就目錄檢索結(jié)果而言，大部分檔案網(wǎng)站只是簡(jiǎn)單羅列檢索結(jié)果；就全文檢索結(jié)果而言，大部分網(wǎng)站不能實(shí)現(xiàn)瀏覽內(nèi)容的縮放操作。15%的網(wǎng)站提供檔案預(yù)約、在線申請(qǐng)查檔等服務(wù)，但是要求用戶身份驗(yàn)證、注冊(cè)，再填寫查檔申請(qǐng)，等待批復(fù)，對(duì)于查閱檔案極為不便。浙江省檔案網(wǎng)站在檢索結(jié)果中可以選擇結(jié)果訂制、默認(rèn)排序、相關(guān)度排序等，而且檢索結(jié)果中有償使用的檔案信息需要注冊(cè)。

二、優(yōu)化檔案網(wǎng)站檢索功能的建議

我國(guó)檔案網(wǎng)站的建設(shè)存在著諸多不足，尤其是網(wǎng)站的檢索功能，檔案工作者任重而道遠(yuǎn)。

（一）樹立以人為本的服務(wù)理念，建立服務(wù)型的網(wǎng)站。總體看我國(guó)檔案館網(wǎng)站建設(shè)仍舊未打破“重宣傳，輕利用”的局面，檔案網(wǎng)站的服務(wù)功能定位不清。而檔案網(wǎng)站的定位直接關(guān)乎檔案檢索功能的優(yōu)劣。檔案工作者從樹立以人為本服務(wù)理念著手，將公眾的檔案信息需求放在第一位，同時(shí)加強(qiáng)自身職業(yè)素質(zhì)。

（二）豐富網(wǎng)站檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。網(wǎng)站檔案信息資源是實(shí)現(xiàn)公眾檢索檔案的基礎(chǔ)。目前我國(guó)各個(gè)省級(jí)檔案館在檔案數(shù)字化方面仍需大量投入，網(wǎng)站整體服務(wù)效果較差，檔案資源的共建共享已經(jīng)迫在眉睫。

首先，加快檔案信息資源的數(shù)字化，豐富網(wǎng)站檔案資源。通過(guò)檔案館數(shù)字化的建設(shè)，利用網(wǎng)站為用戶提供更多的檢索資源、多樣友好的檢索方式。其次，對(duì)檔案網(wǎng)站資源進(jìn)行整體規(guī)劃，整合相關(guān)的文件檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，消除各檔案館之間的信息孤島，實(shí)現(xiàn)資源共享。同時(shí)加強(qiáng)館際間的合作，實(shí)現(xiàn)共同開發(fā)，實(shí)現(xiàn)檔案資源利用效益最大化。

（三）完善網(wǎng)站的檔案檢索工具，提升網(wǎng)站檢索服務(wù)能力。首先，增加網(wǎng)站檢索途徑，設(shè)置個(gè)性化檢索方式。網(wǎng)站可以針對(duì)不同的利用需求和利用習(xí)慣設(shè)置擴(kuò)充檢索功能，比如模糊匹配和精確匹配、同義詞、推薦檢索詞、分類查詢等增加到高級(jí)檢索中?；蛘哂袟l件的網(wǎng)站可以借鑒電子商務(wù)網(wǎng)站的信息技術(shù)設(shè)計(jì)出個(gè)性化的檢索方式設(shè)計(jì)優(yōu)化現(xiàn)有的網(wǎng)站檔案檢索功能。

其次，提供檔案檢索幫助和指導(dǎo)，幫用戶提高檢索效率。檔案網(wǎng)站應(yīng)為公眾有效使用檢索系統(tǒng)網(wǎng)站應(yīng)提供檢索資源和檢索操作的相關(guān)說(shuō)明，同時(shí)可以借助社交媒體的即時(shí)性，及時(shí)為用戶解決檢索過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。

最后，優(yōu)化檢索結(jié)果處理方式。網(wǎng)站根據(jù)利用者信息處理需求的不同和使用的習(xí)慣與愛(ài)好不同，在檢索結(jié)果顯示內(nèi)容和方式上增強(qiáng)可選功能。對(duì)于檢索到的結(jié)果，做好后續(xù)服務(wù)的銜接，如網(wǎng)上預(yù)約調(diào)卷，全文復(fù)制、保存、下載、打印等服務(wù)。

［1］鍋艷玲，段偉峰.完善我國(guó)檔案網(wǎng)站檢索功能之研究［J］.浙江檔案，2012（4）.

［2］劉斌.完善我國(guó)檔案網(wǎng)站檢索功能之研究［J］.蘭臺(tái)世界，2013（8）.

［3］趙山山.淺談我國(guó)檔案網(wǎng)站網(wǎng)上檢索功能現(xiàn)狀與未來(lái)建設(shè)［J］.檔案管理，2009（3）.

［4］藍(lán)天.對(duì)檔案網(wǎng)站知識(shí)檢索系統(tǒng)現(xiàn)狀的分析［J］.檔案與建設(shè)，2009（9）.