文/余姚市住房保障中心　陳海燕

事業(yè)單位照片檔案管理存在的問題與對策分析

文/余姚市住房保障中心陳海燕

照片檔案信息資源是指依托感光材料實現(xiàn)對國家、集體和個人等具有歷史價值活動信息記錄的檔案形式。照片檔案是事業(yè)單位檔案信息資源的關(guān)鍵構(gòu)成要素。然而，目前事業(yè)單位照片檔案管理還存在一些問題，亟待改進。為此，本文對事業(yè)單位照片檔案管理的改進策略展開研究，以供參考。

事業(yè)單位；照片檔案；管理制度；激勵機制

一、事業(yè)單位照片檔案的重要意義

事業(yè)單位的各項工作中，檔案管理是一項十分重要的工作。而照片檔案又是檔案管理工作的重要組成部分，照片檔案的利用更加廣泛，而且具有很高的利用價值，是事業(yè)單位工作中十分重要的組成部分，可以說做好照片檔案的收集、保管是整個照片檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)。因此，事業(yè)單位照片檔案管理工作尤為關(guān)鍵。

二、事業(yè)單位照片檔案管理存在的問題

事業(yè)單位照片檔案管理存在著設(shè)備條件欠缺、收集與整理工作缺乏即時性、歸檔與保管缺乏規(guī)范性、利用與查找缺乏有效性等方面的問題，亟待改進。

（一）設(shè)備條件存在欠缺。照片檔案的管理要有良好的照片檔案管理設(shè)施，這是做好照片檔案管理工作的物質(zhì)保障。但是由于部分事業(yè)單位并非專職檔案管理機構(gòu)，照片檔案管理的設(shè)備條件因單位資金投入有限，存在著一定的欠缺，對檔案專用的辦公設(shè)備采購不足，導(dǎo)致有些工作無法高效推進。

（二）收集與整理缺乏即時性。照片檔案的收集與整理工作關(guān)系到事業(yè)單位照片檔案管理的有效性和真實性。為此，事業(yè)單位應(yīng)及時通過多種途徑來收集照片，對每一次事件、活動或者業(yè)務(wù)成果都要及時地進行照片的收集與存檔，并做好文字說明工作。但是目前一些事業(yè)單位在照片的收集與整理方面缺乏即時性，導(dǎo)致很多照片并沒有及時入檔，耽誤了后續(xù)工作的完成。

（三）歸檔與保管缺乏規(guī)范性。由于照片檔案的制成材料有一定的獨特性，所以照片檔案的歸檔與保管需要具備一定的條件，遵守一定的規(guī)范，相對于其他檔案的歸檔與保管要求更高。比如，照片和底片在入庫前需要進行嚴(yán)格的檢查和把關(guān)，庫內(nèi)的照片檔案也要進行定期檢查，照片檔案庫房的溫度需要控制在15～25℃，濕度要保持在55%～65%等。但是事業(yè)單位并非專門的檔案管理機構(gòu)，所以在照片檔案的歸檔與保管方面并沒有嚴(yán)格遵循規(guī)定，缺乏一定的規(guī)范性。

（四）利用與查找缺乏有效性。由于信息化進程比較落后，事業(yè)單位照片檔案在利用與查找方面缺乏一定的有效性，利用率低。

三、事業(yè)單位照片檔案管理的改進策略

對事業(yè)單位照片檔案管理工作進行改進，需要從以下幾個方面入手：

（一）規(guī)范管理制度，采取激勵機制。在照片的存儲、收集、整理、利用、查找等每一個環(huán)節(jié)，都應(yīng)該有一定的制度規(guī)范作為保障。為此，事業(yè)單位應(yīng)該不斷規(guī)范管理制度，規(guī)范每一個環(huán)節(jié)，使照片檔案管理工作有章可循。同時應(yīng)采取激勵機制，激勵事業(yè)單位檔案管理工作人員做好每一項細微的工作，使照片檔案管理工作整體有序發(fā)展。

（二）引進先進設(shè)備，運用信息化管理。信息化時代，檔案管理工作也離不開信息化的管理與設(shè)備方面的跟進。為此，事業(yè)單位應(yīng)與時俱進，不斷增加投入，引進先進設(shè)備，強化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)、檔案網(wǎng)站建設(shè)，運用信息化管理來提升照片檔案管理的工作效率。當(dāng)然，檔案數(shù)字化對象不斷豐富，不僅僅局限在紙質(zhì)檔案方面，已經(jīng)擴展到照片、圖像、錄音、錄像、電影膠卷、縮微膠片等各種不同種類載體檔案的數(shù)字化，因此事業(yè)單位也應(yīng)強化對照片檔案的數(shù)字化技術(shù)與數(shù)字化管理，以大幅提高檔案管理效率。

（三）注重人員培訓(xùn)，提高思想重視。從檔案信息資源管理的角度來看，唯有檔案管理人員具備較高的職業(yè)素養(yǎng)與專業(yè)技能，才能夠最大限度地實現(xiàn)對照片檔案的科學(xué)管理與開發(fā)利用。有鑒于此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)注重對檔案管理人員進行系統(tǒng)性的職業(yè)技能培訓(xùn)，以便使其通過培訓(xùn)，掌握先進的檔案管理知識，更新自身的檔案管理與服務(wù)理念，提升自身的檔案管理技能。同時，依托對檔案管理人員的專項培訓(xùn)，能夠使事業(yè)單位檔案管理人員強化自身的責(zé)任意識和崗位意識，使其能夠在照片檔案的管理與開發(fā)利用過程中做到勤勉盡職，從而最大限度地提升事業(yè)單位照片檔案管理效率。

四、結(jié)語

以上，我們對事業(yè)單位照片檔案管理存在的問題進行了分析，并就事業(yè)單位照片檔案管理的改進策略展開了研究。照片檔案管理工作的重要性日益凸顯，事業(yè)單位在具體的管理過程中應(yīng)充分考慮現(xiàn)存問題，積極改進，提高工作成效。

［1］陳新莉，孫恩啟，游荷英.如何做好照片檔案管理工作之我見［J］.治黃科技信息，2004（03）.

［2］范菊珍.淺談全面實現(xiàn)無紙化辦公后如何做好電子檔案的管理［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2016（07）.

［3］李國生.加強機關(guān)照片檔案管理的思考［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2016（08）.