文/惠州市惠澳大道工程開發(fā)總公司　蔡白燕

企業(yè)檔案管理社會化問題及解決策略探究

文/惠州市惠澳大道工程開發(fā)總公司蔡白燕

隨著中國的經(jīng)濟快速發(fā)展，越來越多的企業(yè)成立，漸漸地從小企業(yè)發(fā)展成大公司，工作人員的數(shù)量也在不斷增加。而隨著人力規(guī)模的擴張，傳統(tǒng)的人事檔案管理已經(jīng)不能跟上企業(yè)進步的步伐，此時社會上一些專門處理企業(yè)內(nèi)部檔案的機構(gòu)就應(yīng)運而生。于是，一系列企業(yè)檔案管理的社會化問題也隨之萌生，因此，萌生的檔案管理社會化問題及解決方案就演變成了人們關(guān)注的焦點。

檔案管理；社會化問題；解決策略

社會在不斷地進步，我國的經(jīng)濟也在迅速的發(fā)展，而在競爭激烈的環(huán)境下，一個企業(yè)能否快速地向著更好的臺階前進，在很大程度上取決于人力資源管理的優(yōu)劣，在企業(yè)里人力資源的地位愈加重要，對企業(yè)在市場中的生存發(fā)展具有積極的推動作用。企業(yè)檔案是企業(yè)在人事管理活動中產(chǎn)生的，它是對企業(yè)人員的專業(yè)技能、工作能力與績效及工資待遇提升的一個重要憑證。所以，探究出現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理存在的社會化問題及解決問題的策略是首要任務(wù)，對企業(yè)管理水平的提升也十分重要。

一、現(xiàn)代化企業(yè)檔案的管理及存在的問題

（一）企業(yè)檔案社會化重視強度不高。隨著人員的增長，一些企業(yè)將人事檔案的管理交由專門的采取電子檔案方式的組織處理。可它并沒有把大部分的電子檔案交給社會外包組織，而是留在企業(yè)內(nèi)部自行處理，但是企業(yè)用以創(chuàng)建以及管理電子檔案的技術(shù)操作人員都嚴重缺乏，因而在實現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建、資料的完善和達到既定的要求上，易導(dǎo)致電子檔案的發(fā)揮效力低下，企業(yè)也仍然停留在傳統(tǒng)的檔案管理水平。

（二）企業(yè)檔案社會化監(jiān)管力度較弱。檔案管理隱含在企業(yè)的發(fā)展活動中，不同于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營部門，無法為企業(yè)創(chuàng)造出一系列有價值的產(chǎn)品或者服務(wù)，因此會讓一些企業(yè)的管理者認為檔案管理無關(guān)緊要，于是將檔案管理的相關(guān)事項置于后勤管理體系，要求下級對電子檔案實施社會化管理，集中精力與時間發(fā)展生產(chǎn)。

（三）企業(yè)檔案社會化安全保障能力低下。社會上從事專門電子檔案的機構(gòu)單位一般不會對某一個企業(yè)的電子檔案進行單獨集中的管理，但不同的企業(yè)間存在著不同格式及使用不同軟件制成的電子檔案，這樣就容易引發(fā)處理系統(tǒng)的不兼容問題，乃至于存在著數(shù)據(jù)信息的丟失和數(shù)據(jù)信息被篡改的風(fēng)險，給企業(yè)帶來損失。

二、企業(yè)檔案管理的有效應(yīng)對策略探究

（一）有效加強宣傳，增強人事檔案意識觀念。要想加強對企業(yè)檔案的有效管理就要從多方面進行考慮，針對企業(yè)管理人員對企業(yè)檔案管理意識不強的現(xiàn)狀，應(yīng)該在宣傳上加大力度，不僅要宣傳檔案法的相關(guān)內(nèi)容，更是要通過具體事件宣傳企業(yè)檔案管理的重要性，比如在公司內(nèi)部中采取標簽標語或口號的形式讓員工耳濡目染，讓大家對其有著充分的認識和了解，從而積極認真地去對待企業(yè)的人事檔案管理。

（二）健全檔案科目，細化管理目標。人力資源的有效分配是企業(yè)快速高效發(fā)展的前提，因此健全檔案科目，細化管理目標是極其重要的操作過程。健全檔案科目就要進行加強完善人員職稱晉升以及干部選拔等層面的一系列相關(guān)工作，增加詳細表現(xiàn)員工個人特性以及專業(yè)能力水平的相關(guān)資料文獻，讓社會及用人單位的需求更加具體。對檔案科目的完善就需要從多個層面來反映企業(yè)員工的工作、態(tài)度及個人經(jīng)歷等狀態(tài)，利于企業(yè)對員工的能力發(fā)展進行預(yù)測提拔。

（三）重視檔案的應(yīng)用，開放性管理企業(yè)檔案。隨著市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，企業(yè)人員的流動率也愈加的頻繁，所以對檔案信息資源的應(yīng)用開發(fā)也就越來越重要。開放的新的管理模式逐漸代替了傳統(tǒng)的封閉式管理模式，這就相當于將企業(yè)的人事檔案直接面向社會與經(jīng)濟的需求，更好地對人事工作關(guān)系和檔案工作調(diào)整服務(wù)，最終建立面向社會的公開、透明的管理制度。

（四）規(guī)范檔案管理，使企業(yè)檔案管理工作得到完善。要

想使檔案的管理得以規(guī)范化，就要求企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)充分重視企業(yè)的檔案管理，及時改善企業(yè)檔案管理的條件。從具體的實際操作中來說，就是要求能對企業(yè)檔案管理工作關(guān)心以及重視，成立專門的管理檔案工作小組，為解決檔案管理過程中的問題做好相關(guān)準備，對管理的工作進行檢查監(jiān)督。

（五）創(chuàng)新管理手段，應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)提升管理水平。

要想在信息技術(shù)的應(yīng)用下提升管理水平，就要摒棄對管理的傳統(tǒng)理念，對其進行更新。具體操作就是通過應(yīng)用先進的管理理念，充分運用信息技術(shù)建立企業(yè)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，對檔案實施科學(xué)、先進的管理。此外就是對管理人員及信息技術(shù)的要求：在企業(yè)內(nèi)部的電子檔案管理過程中，要求管理人員有著熟練的操作水平，以此來保障檔案管理工作的高效率。要不斷學(xué)習(xí)和加強新的技術(shù)和理論適應(yīng)時代變化下的新要求，只有如此才能真正解決企業(yè)檔案管理所存在的問題。

三、結(jié)語

總而言之，企業(yè)檔案是企業(yè)每一個發(fā)展的紀錄憑證，為企業(yè)未來的快速高效發(fā)展決策提供了重要的參考依據(jù)，企業(yè)檔案管理的社會化將會成為未來檔案管理發(fā)展的最終目標。而對現(xiàn)代化企業(yè)檔案的管理，要從社會發(fā)展的大趨勢角度出發(fā)，在檔案管理的過程中，摒棄舊模式，適應(yīng)新模式，將新的理念和技術(shù)融入于對企業(yè)檔案的管理中。除了管理模式的轉(zhuǎn)變外，企業(yè)檔案管理人員也要充分重視檔案工作內(nèi)容及其規(guī)范化， 對人員安排、技術(shù)操作等每個管理步驟環(huán)節(jié)進行細致化的處理，讓企業(yè)檔案管理的質(zhì)量得到保障，最終實現(xiàn)企業(yè)的快速發(fā)展。

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