文/泰州學(xué)院　徐桂榮

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理存在的問題及對策

文/泰州學(xué)院徐桂榮

檔案管理工作在高校管理中占據(jù)重要地位，對學(xué)生和教師的日常生活和工作具有較大影響。處于網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的發(fā)展背景下，使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理已經(jīng)成為當(dāng)前的流行趨勢。高校招生數(shù)量在不斷增長，學(xué)生的信息檔案管理工作難度也在不斷加大，轉(zhuǎn)變檔案管理模式，已經(jīng)成了高校檔案管理工作順利進(jìn)行的內(nèi)在要求。本文針對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理工作中存在的問題，提出了一些具有實(shí)用性的對策。

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；高校檔案管理；問題；對策

應(yīng)用信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的各項(xiàng)工作，是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，能夠促進(jìn)高校檔案管理工作效率不斷提高、檔案管理更加規(guī)范化。當(dāng)前處于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的高校在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，存在著一定問題，影響到高校其他各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，采取有效的對策予以解決，才能夠促進(jìn)檔案信息化服務(wù)朝著更加快捷、優(yōu)質(zhì)的方向發(fā)展。

一、當(dāng)前高校檔案管理工作中存在的問題

（一）認(rèn)識不夠全面，組織體系不夠完善。當(dāng)前很多高校對于檔案信息化管理工作的認(rèn)識不夠全面，相應(yīng)的組織體系也不夠完善，主要表現(xiàn)在一些學(xué)校沒有充分認(rèn)識到建設(shè)檔案信息化管理工作的重要性和必要性，沒有完整的建設(shè)和規(guī)劃目標(biāo)，學(xué)校針對檔案信息化管理工作中的組織機(jī)構(gòu)設(shè)立不夠完善，沒有專門的建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行該項(xiàng)工作的建設(shè)，尤其是針對這項(xiàng)工作當(dāng)中出現(xiàn)的問題和難度預(yù)計(jì)不夠，影響到了后期工作的具體進(jìn)展。

（二）技術(shù)層面存在著一定欠缺。高校在進(jìn)行檔案信息化管理的過程中，使用的新舊系統(tǒng)不太一致，所錄入的信息數(shù)據(jù)存在著不夠統(tǒng)一的問題，這就導(dǎo)致一些信息之間的交換工作無法順利進(jìn)行。比如說，高校學(xué)生部門和教務(wù)部門的人數(shù)統(tǒng)計(jì)出現(xiàn)了偏差，給學(xué)校進(jìn)行各項(xiàng)工作都造成了困擾。同時(shí)因?yàn)殡娮有畔⒕W(wǎng)絡(luò)建立的不夠完全，電子文件缺乏統(tǒng)一的設(shè)立標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致一些檔案出現(xiàn)缺失的問題，給學(xué)生和教師的正常生活、工作造成不利影響。高校在建設(shè)信息化檔案管理工作的過程中，缺乏較為有效的網(wǎng)絡(luò)信息安全防護(hù)體系，導(dǎo)致一些檔案信息的保密工作沒有做好，留下較大的安全隱患。

（三）檔案管理工作人員的自身素質(zhì)不高。檔案信息化管理工作人員沒有掌握較為專業(yè)的技術(shù)知識，很多工作人員的業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)不夠豐富，對于檔案管理工作當(dāng)中出現(xiàn)的一些問題無法及時(shí)解決。高校檔案管理工作中嚴(yán)重缺乏一些對計(jì)算機(jī)技術(shù)、檔案管理能力十分精通的復(fù)合型人才，影響到了檔案管理工作的順利進(jìn)行。

二、應(yīng)對高校檔案管理工作問題的有效對策

（一）提高總體認(rèn)識，加強(qiáng)組織建設(shè)。明確檔案管理工作的積極意義，明確將其和現(xiàn)代信息化技術(shù)有效結(jié)合的重要意義，提高高校全體師生對信息化檔案管理工作的認(rèn)識。高校需要將網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理工作積極納入到高校日常管理工作當(dāng)中，使得檔案管理工作能夠真正為廣大師生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理的良好機(jī)制。同時(shí)，加強(qiáng)信息化檔案管理的組織建設(shè)工作，逐步形成數(shù)字化的檔案管理體系，保證師生能夠直接在系統(tǒng)之中查詢到自身的各種信息，將數(shù)字化的管理優(yōu)勢逐漸凸顯出來。數(shù)字化的檔案管理體系，依靠全部檔案管理人員的努力和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的大力支持以及各個(gè)師生的有效配合。建立起較為完整的信息化檔案管理系統(tǒng)，能夠便于檔案管理工作的順利進(jìn)行，減少了人工進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入、輸出的工作量。

（二）加強(qiáng)技術(shù)層面的相關(guān)建設(shè)工作。信息化檔案管理工作的順利進(jìn)行，依靠著技術(shù)層面的重要支撐，加強(qiáng)技術(shù)層面相關(guān)建設(shè)工作，是保證檔案信息化管理高效率、高質(zhì)量完成的重要前提。加強(qiáng)技術(shù)層面的建設(shè)，可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：第一，加快建立起較為完善標(biāo)準(zhǔn)的檔案信息化數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的建立要能參照國家標(biāo)準(zhǔn)，使用高質(zhì)量的多媒體數(shù)據(jù)庫，同時(shí)高校還要結(jié)合自身的特色。第二，將電子文件進(jìn)行有效的歸檔處理，提高檔案信息化管理與辦公自動(dòng)化的銜接程度。電子檔案的建立，是檔案信息化管理的重要工作之一，做好歸檔處理，能夠及時(shí)進(jìn)行查詢和整理，與辦公自動(dòng)化工作進(jìn)行無縫銜接，能夠有效促進(jìn)檔案信息化管理工作的運(yùn)行。第三，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息安全防護(hù)工作。對所有進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)的人員進(jìn)行實(shí)名認(rèn)證，做好局域網(wǎng)的防護(hù)工作，減少黑客侵入的情況發(fā)生，數(shù)據(jù)傳輸需要進(jìn)行加密處理。

（三）提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，逐步提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)能力，保證檔案管理人員能夠成長為熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、檔案管理專業(yè)知識以及現(xiàn)代化操作設(shè)備能力的綜合型人才。采用績效考核的方式逐步提升檔案管理工作人員的積極性和工作熱情，保證他們能夠正確面對日常工作，自覺主動(dòng)的進(jìn)行自我提升。比如說，高?？梢詫n案管理工作人員的日常表現(xiàn)進(jìn)行評估，對那些業(yè)務(wù)能力突出的人員進(jìn)行物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。

三、結(jié)語

檔案信息化管理已經(jīng)成了當(dāng)今社會(huì)的重要需求，尤其在高校中，人們都想要能夠?qū)ψ陨淼臋n案進(jìn)行有效查詢。檔案管理工作人員是執(zhí)行檔案信息化管理各項(xiàng)工作的直接人員，他們的綜合素質(zhì)高低，將會(huì)直接影響到檔案管理工作的效果是否良好。針對檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，及時(shí)采取有效措施予以解決，能夠起到良好效果。

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