文/瓊臺師范學(xué)院　陳麗伊

高校新校區(qū)建設(shè)中基建檔案的收集和管理的探析

文/瓊臺師范學(xué)院陳麗伊

本文以高校新校區(qū)基建檔案為研究對象，以其收集和管理工作為研究目標(biāo)。首先對高校新校區(qū)基建檔案的特點以及其在收集和管理中存在的問題進(jìn)行了分析和研究。研究發(fā)現(xiàn)：高校新校區(qū)基建檔案在收集過程中存在嚴(yán)重的缺失的現(xiàn)象，且檔案保存時間長，管理錯綜復(fù)雜。另外，高校缺乏專門管理部門對新校區(qū)基建檔案進(jìn)行有效管理。其次，針對這些問題，本文提出了完善高校新校區(qū)基建檔案管理工作的幾點建議。

高校新校區(qū)；基建檔案；收集；管理

作為高校新校區(qū)基建工作的重要部分，基建檔案是重要的歷史記錄，它對新校區(qū)基礎(chǔ)建設(shè)的質(zhì)量以及水平進(jìn)行了客觀的記錄。而高?；A(chǔ)建設(shè)以后都要根據(jù)基建檔案來進(jìn)行維護(hù)、管理和擴(kuò)建。由此可見，基建檔案對于高校新校區(qū)以后的發(fā)展具有十分重要的意義。但是，當(dāng)前我國高校新校區(qū)在收集和管理檔案方面存在很多問題，這就需要我們來分析并探究基建檔案的管理工作，從而促進(jìn)高校新校區(qū)基礎(chǔ)建設(shè)的順利開展。

一、高校新校區(qū)基建檔案的特點及其在收集和管理過程中存在的問題

（一）高校新校區(qū)基建檔案的特點。首先，高校新校區(qū)基礎(chǔ)建設(shè)工程與其他建設(shè)項目相比，其具有較多的項目承建單位，相應(yīng)的記錄資料，也就是檔案資料比較多，而且檔案的類型不一，數(shù)目龐大；其次，完整的高校新校區(qū)基建檔案具有較高的利用率，例如利用記錄檔案進(jìn)行基礎(chǔ)建設(shè)的修護(hù)、擴(kuò)建等。另外，對基建檔案的管理有利于高校新校區(qū)順利開展竣工決算以及財政撥款等工作。待工程結(jié)束后，高校新校區(qū)基建檔案還可以為以日后單位的審計工作以及項目改建等提供數(shù)據(jù)支撐。

（二）基建檔案在收集和管理過程中存在的問題。高校新校區(qū)基建檔案在收集過程中存在嚴(yán)重缺失的現(xiàn)象。當(dāng)前，我國很多高校在進(jìn)行新校區(qū)建設(shè)時都不注重相關(guān)材料的歸檔，相關(guān)檔案業(yè)務(wù)人員甚至認(rèn)為有關(guān)新校區(qū)建設(shè)時的招投標(biāo)文件、合同等方面的檔案是毫無意義的，只要新校區(qū)基礎(chǔ)建設(shè)順利完工并驗收合格，則就沒有必要對其進(jìn)行檔案記錄。同時，為了方便自己查找和利用，基建辦一般會將檔案資料歸到自己部門，而不向檔案館移交。這樣就造成高校新校區(qū)基建檔案在收集過程中存在嚴(yán)重缺失的現(xiàn)象，而資料收集不齊全直接影響了高校的檔案管理工作，使得檔案館不能充分發(fā)揮自身的作用。

（三）高校新校區(qū)基建檔案保存時間長，管理錯綜復(fù)雜。

與其他類型的檔案相比，高校新校區(qū)基建檔案隨著工程的開展，其不僅具有較長的建設(shè)周期，而且使用的時間也較長。因為新校區(qū)建設(shè)一般從立項到竣工需要很長時間，而且新校區(qū)建筑的使用期也很長，那么隨之檔案的保存時間也非常長，而這就給基建檔案的管理工作帶來了很多難題，在管理上錯綜復(fù)雜，無從下手。

（四）高校缺乏專門管理部門對新校區(qū)基建檔案進(jìn)行有效管理。針對新校區(qū)基建檔案，很多高校都沒有設(shè)立一個專門的管理部門對其進(jìn)行有效管理。甚至有的高校是從其他部門中借用非專業(yè)人員來管理基建檔案。可見，對于基建檔案的收集和整理，很多高校也沒有安排專門人員對其進(jìn)行系統(tǒng)、全面的管理。再加上從其他部門借用過來的人員，其沒有相關(guān)的專業(yè)知識，且不能完全投入到檔案管理工作中來，導(dǎo)致整個檔案管理水平以及質(zhì)量的下降。

二、完善高校新校區(qū)基建檔案管理工作的幾點建議

（一）增強基建檔案管理意識，在收集過程中嚴(yán)格保證檔案的完整性。高校新校區(qū)基建檔案收集管理工作的第一要求，就是保證歸檔文件的齊全完整性。首先，要增強高校新校區(qū)基建檔案的管理意識，并充分利用各種媒介，加強對檔案管理理念的宣傳，使得高校內(nèi)部各個部門都認(rèn)識到基建檔案管理的重要性；其次，加強各個部門的交流和溝通，尤其是在高校新校區(qū)建設(shè)過程中，一定要加強檔案館與基建辦之間的溝通，促進(jìn)檔案館對有關(guān)基礎(chǔ)建設(shè)方面資料的收集與整理，避免各行其是。另外，落實管理職責(zé)，確?；A(chǔ)建設(shè)資料進(jìn)檔，并對其檔案資料流向進(jìn)行管理，從而將基建檔案的價值充分發(fā)揮出來。

（二）建立健全高校新校區(qū)基建檔案管理制度。因為高校新校區(qū)基建檔案的類型和數(shù)目較多，其管理上錯綜復(fù)雜。因此對于高校新校區(qū)基建檔案來說，必須要將檔案管理工作進(jìn)行制度化，才能夠有條理、有制度地進(jìn)行基建檔案的管理。明確基建檔案的歸檔時間、內(nèi)容、程序以及要求，并對基建檔案的流向，如檔案的借閱等進(jìn)行制度化的規(guī)范，從而依靠有效的制度來提高基建檔案管理工作的效率，使得高校新校區(qū)基建檔案得到有效的、系統(tǒng)的管理。

（三）針對基建檔案設(shè)立專門管理機(jī)構(gòu)和專業(yè)人員，實現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化。針對新校區(qū)基建檔案，為了實現(xiàn)全面而系統(tǒng)的檔案收集和管理工作，高校應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的管理部門并聘用專業(yè)人員對其進(jìn)行妥善管理。要明確檔案管理工作的職責(zé)，對檔案管理人員進(jìn)行有效激勵，提高他們對基建檔案管理工作的積極性。另外，針對檔案管理工作人員，高校要定期對其進(jìn)行考核和培訓(xùn)，不斷提升他們的專業(yè)水平和素質(zhì)。還要定期對檔案管理部門進(jìn)行檢查和驗收，及時糾正檔案管理工作中的不足，從各個方面促進(jìn)檔案管理工作的有效開展。

三、結(jié)束語

綜上所述，高校新校區(qū)基建檔案收集與管理工作對其高?；A(chǔ)建設(shè)以及日后的審計工作具有十分重要的意義。由于基建檔案涉及范圍廣且管理復(fù)雜，因此其是一項非常艱巨的工作。所以，高校必須增強基建檔案管理意識，在收集過程中嚴(yán)格保證檔案的完整性，建立健全高校新校區(qū)基建檔案管理制度，并設(shè)立專門管理機(jī)構(gòu)和專業(yè)人員，實現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化。

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［2］凌琳.高校新校區(qū)建設(shè)中的基建檔案管理實踐［J］.圖書情報工作，2014（12）.

［3］趙菊蓉.對高校新校區(qū)建設(shè)的基建檔案管理研究［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2014（11）.