文/湄洲灣職業(yè)技術(shù)學(xué)院 蔡亞瓊

注重軟硬件建設(shè)提升高職院校檔案利用水平

文/湄洲灣職業(yè)技術(shù)學(xué)院 蔡亞瓊

高職院校的檔案管理基礎(chǔ)較為薄弱，其利用服務(wù)水平普通較低?；趯?duì)高職院校檔案服務(wù)利用現(xiàn)狀分析，提出了注重檔案的軟硬件建設(shè)，提高檔案服務(wù)與利用水平的幾點(diǎn)措施。

高職院校；服務(wù)利用；檔案

檔案服務(wù)利用是高職院校檔案工作的重要內(nèi)容，其服務(wù)利用水平從一定程度上反映出院校管理的水平。然而，目前高職院校因建校時(shí)間較短，檔案管理整體基礎(chǔ)較為薄弱，存在著管理隊(duì)伍、管理手段、管理意識(shí)、條件建設(shè)等諸多方面的問(wèn)題，制約著檔案服務(wù)利用水平和質(zhì)量的提升。為此，筆者認(rèn)為，提高檔案管理意識(shí)，推進(jìn)信息化管理，規(guī)范檔案日常管理，做好檔案基礎(chǔ)條件建設(shè)，可大大提高高職院校檔案服務(wù)利用質(zhì)量和水平，進(jìn)而促進(jìn)學(xué)校整體管理水平的提升。

一、高職院校檔案服務(wù)與綜合利用現(xiàn)狀分析

（一）檔案管理意識(shí)淡薄，檔案服務(wù)利用缺乏前提。不少高職院校沒(méi)有把檔案管理工作擺在與學(xué)校管理工作同等重要位置加以重視，學(xué)校整體對(duì)檔案管理利用意識(shí)較為淡薄，校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、部門領(lǐng)導(dǎo)以及師生對(duì)檔案管理工作的功能均沒(méi)有全面的了解，沒(méi)有弄清檔案管理的重要性、服務(wù)利用的內(nèi)容、如何利用檔案、如何發(fā)揮檔案在管理中的作用等方面的問(wèn)題，認(rèn)為檔案工作是“錦上添花”“可有可無(wú)”，因而學(xué)校在檔案管理中的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、資金投入、團(tuán)隊(duì)建設(shè)、信息化管理等方面缺乏重視，使檔案的管理、服務(wù)利用失去了前提和基礎(chǔ)，檔案服務(wù)利用效果及水平便無(wú)法提升。

（二）檔案管理硬件建設(shè)欠缺，檔案服務(wù)利用質(zhì)量不高。不少院校沒(méi)有建立綜合檔案室，學(xué)校在檔案基礎(chǔ)條件建設(shè)投入嚴(yán)重不足：檔案管理庫(kù)房分散，管理?xiàng)l件簡(jiǎn)陋，庫(kù)房空間擁擠，檔案辦公設(shè)備陳舊，檔案閱覽室設(shè)施不齊全，檔案人員工作環(huán)境條件差；檔案管理者認(rèn)為其工作不被重視，無(wú)法全身心投入管理和服務(wù)工作，其工作的成就感無(wú)法得到體現(xiàn)，服務(wù)質(zhì)量因此而低下，檔案利用者也未能舒適地查閱利用，故而對(duì)檔案利用興趣不高，檔案利用率普遍偏低；管理者與利用者無(wú)法建設(shè)起良性的工作循環(huán)，檔案服務(wù)利用整體萎靡不振。

（三）信息化管理進(jìn)程緩慢，檔案服務(wù)利用手段落后。高職院校建設(shè)時(shí)間較短，不少是從中專學(xué)校升格發(fā)展，加上長(zhǎng)期以來(lái)缺少對(duì)檔案管理工作的重視，導(dǎo)致檔案管理工作本身較為滯后，檔案收集不完整，管理工作不規(guī)范，尤其是現(xiàn)代化檔案管理方面缺乏資金投入建設(shè)信息化管理系統(tǒng)，致其信息化管理進(jìn)程更是停滯不前，大部分院校仍然采用傳統(tǒng)管理手段，未能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化信息化管理，導(dǎo)致無(wú)法高效地、便捷地對(duì)檔案進(jìn)行服務(wù)與綜合利用。

（四）管理隊(duì)伍整體素質(zhì)偏低，檔案服務(wù)利用水平受限。高職院校普遍缺少專職檔案專業(yè)技術(shù)人員，檔案管理人員時(shí)常調(diào)整更換，管理隊(duì)伍穩(wěn)定性差，不少管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)系列的檔案技術(shù)培訓(xùn)，管理梯隊(duì)尚未形成，檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)偏低。這些檔案管理隊(duì)伍的問(wèn)題不但嚴(yán)重制約了檔案的管理水平，阻礙了檔案管理服務(wù)利用整體水平的提升。

（五）日常管理與檔案管理分離，檔案服務(wù)利用通道不暢。高職院校的日常管理工作與檔案管理工作相互分離獨(dú)立，未建立起與檔案管理的一體化、流程化管理模式，未能形成檔案服務(wù)利用的順暢通道，導(dǎo)致檔案管理效率低下、資料收集不齊全、檔案管理不到位、服務(wù)利用不方便。長(zhǎng)期下來(lái)，檔案利用者逐步對(duì)檔案資料的有效性、真實(shí)性、完整性失去了信心。

二、提高檔案服務(wù)利用質(zhì)量和水平的措施

高職院校因檔案管理意識(shí)淡薄、日常管理與檔案管理分離、管理隊(duì)伍整體素質(zhì)偏低、信息化管理進(jìn)程緩慢、檔案管理硬件建設(shè)欠缺等問(wèn)題，其檔案服務(wù)利用質(zhì)量和水平受限。筆者認(rèn)為，高職院校應(yīng)該有針對(duì)性地從以下幾個(gè)方面著手，以提升其檔案的利用服務(wù)水平，為院校建設(shè)與管理服務(wù)。

（一）強(qiáng)化檔案管理整體意識(shí)，提升檔案工作的地位。首先，提高檔案管理意識(shí)應(yīng)該從管理者做起，只有高職院校管理者意識(shí)到檔案管理工作是學(xué)校管理中必不可少的工作，并將其擺上重要議事日程來(lái)抓，檔案管理與服務(wù)利用才可能做好，服務(wù)利用水平才有可能得到提升。為此，檔案管理者要開(kāi)發(fā)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層，著重強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)層的檔案管理意識(shí)，著眼提升檔案工作業(yè)績(jī)，從不同渠道、不同場(chǎng)合、不同方式、不同角度潛移默化地體現(xiàn)與提升檔案工作的重要性，力爭(zhēng)在領(lǐng)導(dǎo)層的思想意識(shí)中不斷生根發(fā)芽，促進(jìn)管理者重視檔案的建設(shè)與管理；其次，全方位加大宣傳力度，提高全體師生的檔案管理和利用意識(shí)。工作中可以從設(shè)置檔案專門的宣傳欄目、廣告欄目，召開(kāi)檔案工作專題會(huì)，舉辦檔案工作宣傳周活動(dòng)，組織檔案工作專題評(píng)估，評(píng)選檔案先進(jìn)工作個(gè)人等方面全方位宣傳檔案工作，使廣大師生意識(shí)到檔案工作與日常管理工作的緊密性、關(guān)聯(lián)性，逐步形成對(duì)檔案工作的重視和認(rèn)可。

（二）加強(qiáng)管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)，做好檔案服務(wù)利用人才技術(shù)保障。檔案的管理、利用工作均離不開(kāi)一支結(jié)構(gòu)合理、高素質(zhì)的管理團(tuán)隊(duì)，檔案管理隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)、穩(wěn)定性和成員的素質(zhì)等因素決定了檔案管理的質(zhì)量和水平，檔案管理與利用需要專業(yè)化的技術(shù)隊(duì)伍，他們需要不斷更新管理知識(shí)和管理觀念，創(chuàng)新管理辦法，學(xué)習(xí)管理制度和先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，改進(jìn)管理手段提高管理效率，在工作中研究檔案管理與利用的重點(diǎn)、熱點(diǎn)問(wèn)題，適應(yīng)不同利用者的需求，提高管理和利用的質(zhì)量。從學(xué)校層面需要制訂相應(yīng)的規(guī)章制度，給予檔案管理技術(shù)人員優(yōu)惠的政策，使檔案管理人員在工作上得到認(rèn)可，突出的工作業(yè)績(jī)得到嘉獎(jiǎng)，從而愛(ài)崗敬業(yè)，獲得成就感。建設(shè)好一支結(jié)構(gòu)合理、高素質(zhì)的檔案專業(yè)化管理團(tuán)隊(duì)，才能為高職院校檔案管理、利用服務(wù)提供人才技術(shù)保障。

（三）推行日常管理與檔案管理一體化，提高檔案服務(wù)利用效率。首先要做好檔案規(guī)范管理，檔案服務(wù)利用必須以前期檔案的收集、管理作為基礎(chǔ)，只有做好檔案日常收集與管理的基礎(chǔ)性工作，檔案服務(wù)利用才有發(fā)揮的舞臺(tái)。檔案規(guī)章制度的建立和完善、檔案收集整理的規(guī)范性、檔案資料的安全性與完整性是檔案日常管理工作的主要內(nèi)容，也是檔案利用者所關(guān)心的問(wèn)題。因此，高職院校應(yīng)該建立健全檔案管理規(guī)章制度，以制度規(guī)范檔案日常的管理和服務(wù)行為，實(shí)現(xiàn)檔案管理安全、完整、規(guī)范。其次，要建立起院校管理與檔案管理的一體化。高職院校要做好頂層設(shè)計(jì)，將日常管理工作與檔案管理工作看作一個(gè)整體，做到日常工作與檔案管理一體化、辦公系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)一體化、檔案收集管理與利用服務(wù)一體化，要建立起日常管理工作與檔案工作的無(wú)縫對(duì)接通道，實(shí)現(xiàn)“管理資料檔案化、日常工作流程化、管理工作歸檔自動(dòng)化、服務(wù)利用多元化”，在日常工作中完成檔案收集管理，在工作中服務(wù)利用檔案，全面提高檔案服務(wù)利用效率。

（四）加快信息化管理進(jìn)程，提高檔案利用服務(wù)水平。

在做好檔案管理的基礎(chǔ)上，檔案的利用服務(wù)水平很大程度上取決于管理手段的高低，當(dāng)前高職院校檔案的信息化管理尚處于初級(jí)階段，加快推進(jìn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化檔案管理可大大提高檔案服務(wù)利用的效率與水平。在檔案管理信息化建設(shè)中，首先要從信息化所需的支撐環(huán)境建設(shè)入手，并與檔案網(wǎng)絡(luò)化管理同步推進(jìn)，建設(shè)起管理服務(wù)利用的硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)，建立“多渠道、多媒體、多形式、多元化”的服務(wù)利用格局，在多元用戶終端建設(shè)、用戶管理權(quán)限、檔案安全等方面下功夫，做到檔案服務(wù)利用“便捷、安全、高效”；其次，要加強(qiáng)管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理技術(shù)人員在信息化網(wǎng)絡(luò)化管理知識(shí)、管理業(yè)務(wù)流程、信息化軟件應(yīng)用等方面業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓管理者充分利用信息化管理手段進(jìn)行日常管理、業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)、分析，在提高管理水平和管理效率中研究分析管理中的問(wèn)題，不斷改進(jìn)管理方法，大幅度地提升管理服務(wù)利用水平。

（五）加強(qiáng)條件建設(shè)，打造優(yōu)良的檔案服務(wù)利用軟環(huán)境。營(yíng)造舒適的環(huán)境可以很大程度提高檔案的利用效率。檔案管理者要研究檔案利用者的心理特征，針對(duì)不同利用者的需求特點(diǎn)，既注重閱覽室的布置、設(shè)施擺放、照明條件等硬件建設(shè)，又在服務(wù)態(tài)度、服務(wù)質(zhì)量等方面下功夫，把握服務(wù)細(xì)節(jié)，為利用者提供溫馨、舒適、愉悅、輕松、休閑的環(huán)境，最大程度打造優(yōu)質(zhì)服務(wù)利用軟環(huán)境，為檔案利用服務(wù)創(chuàng)造條件。

總之，檔案服務(wù)利用也是一門技術(shù)活，它既注重硬件建設(shè)，也需要軟件建設(shè)，高職院校只有強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，提升檔案工作的地位，加大檔案管理的硬件建設(shè)，強(qiáng)化信息化管理、團(tuán)隊(duì)建設(shè)以及管理服務(wù)軟件環(huán)境建設(shè)，提高檔案服務(wù)利用的質(zhì)量和水平。

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