文/楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院　霍倩倩

淺析人才培養(yǎng)工作水平評估與教學(xué)檔案管理

文/楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院霍倩倩

高校人才培養(yǎng)工作水平評估是國家對高校教育教學(xué)工作的檢查。在這一過程中，教學(xué)檔案彰顯著舉足輕重的作用，是與評估專家對話的重要依據(jù)和最有說服力的憑證；人才培養(yǎng)水平評估工作的開展，也促進(jìn)著教學(xué)檔案工作的發(fā)展。本文結(jié)合筆者工作實際，對如何進(jìn)一步做好教學(xué)檔案管理工作提出一些意見，以期進(jìn)一步促進(jìn)教學(xué)檔案管理工作的發(fā)展。

人才培養(yǎng)；評估；教學(xué)檔案；管理

一、引言

教學(xué)檔案主要是指在學(xué)校在教學(xué)日常管理、教學(xué)活動以及科研過程中所形成的具有一定保存價值的文字、聲音、圖表以及影像等不同載體和形式的原始文獻(xiàn)資料，是教學(xué)成果的重要記錄。學(xué)校的發(fā)展歷史由教學(xué)檔案記錄。教學(xué)檔案是高校人才培養(yǎng)工作水平評估中各項指標(biāo)體系最具說服力的憑證，為評估專家了解學(xué)校的發(fā)展歷史、研究存在問題、科學(xué)決策未來發(fā)揮著重要的作用。高校人才培養(yǎng)工作水平評估是根據(jù)一定的教育教學(xué)目標(biāo)以及標(biāo)準(zhǔn)，通過收集學(xué)校信息，準(zhǔn)確反映實際情況，對學(xué)校教學(xué)質(zhì)量及管理水平進(jìn)行客觀評價。通過評估，可以肯定成績，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，總結(jié)經(jīng)驗，樹立典型，明確學(xué)校的辦學(xué)定位和目標(biāo)，找出不足和問題，制定整改方案。因此，真實、完整、系統(tǒng)的檔案材料是做好人才培養(yǎng)水平評估的重要基礎(chǔ)。

二、教學(xué)檔案管理存在的問題

在迎評材料的準(zhǔn)備過程中，檔案工作的重要性充分體現(xiàn)出來，在彰顯著檔案材料價值的同時，也暴露出一些缺點，主要表現(xiàn)為：

（一）檔案意識薄弱。學(xué)校在日常的教學(xué)管理過程中，經(jīng)常是把教育教學(xué)、學(xué)生、行政管理等放在首位，導(dǎo)致檔案人員對檔案工作的定位沒有明確的認(rèn)識，認(rèn)為檔案工作是一項基礎(chǔ)工作，為師生提供查閱服務(wù)，沒有清楚地認(rèn)識到檔案工作對學(xué)校發(fā)展所起到的作用。

（二）檔案材料不完整。往往在迎評過程中，會有一些部門因為平時對檔案資料收集和保管的不注重，造成材料的不完整。又或是因為人員的變動，一些部門兼職檔案員變動也會造成材料的丟失，致使檔案材料不完成，缺乏連續(xù)性。

（三）檔案材料不規(guī)范。在平時收集檔案的過程中由于缺乏指導(dǎo)，有些檔案部門在收集時，會忽略非文字性、非文件性材料的歸檔，像是圖片、專題會議的紀(jì)要等，這樣就造成了收集材料的不規(guī)范，從而直接影響到評估結(jié)果。

（四）檔案人員業(yè)務(wù)水平低。在學(xué)校從事檔案工作的人員當(dāng)中，專業(yè)檔案管理人員較少，大多數(shù)都不是檔案專業(yè)出身，在確定崗位后參加檔案培訓(xùn)，因為沒有受過專業(yè)的知識培訓(xùn)，缺少基礎(chǔ)理論和專業(yè)技能，這樣對檔案管理的工作存在一定的被動性。

（五）基礎(chǔ)設(shè)施不完善。在實際的檔案工作中，因為配套的基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善也會給檔案管理帶來一些麻煩，比如因為經(jīng)費的原因，很難使檔案管理滿足現(xiàn)代化的設(shè)備設(shè)施要求，專業(yè)的庫房、閱覽室等沒有統(tǒng)一實現(xiàn)，光盤刻錄機、掃描儀等等現(xiàn)代化技術(shù)的使用不夠廣泛，這些同樣也影響著檔案管理的現(xiàn)代化水平程度。

（六）信息化建設(shè)水平低。制約檔案信息化發(fā)展的主要因素在于對檔案的現(xiàn)代化建設(shè)還沒有得到高度的重視，還未曾實現(xiàn)用計算機對檔案的組卷、查閱等功能。目前能做到就是實現(xiàn)計算機的錄入、檢索管理，缺少對檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，沒有實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享，進(jìn)而也就談不上資源共享。

三、教學(xué)檔案在人才培養(yǎng)水平評估工作中的作用

（一）教學(xué)檔案是專家組評價學(xué)校人才培養(yǎng)水平的重要依據(jù)。評估工作一般只有短短的幾天時間，如何在這幾天時間中讓專家組對學(xué)校有一個整體、全面、客觀的認(rèn)識，除了實地走訪、考察、座談之外，翻閱大批量的檔案材料就成為專家組評價學(xué)校人才培養(yǎng)工作水平的重要憑證。學(xué)校人才培養(yǎng)工作的主要信息大量的積累在教學(xué)檔案中并由教學(xué)檔案體現(xiàn)，因此它的作用是不可替代的，評估的最終結(jié)果也受其直接影響。

（二）教學(xué)檔案是學(xué)校人才培養(yǎng)水平的工作的反映。教學(xué)檔案管理工作作為學(xué)校檔案工作的一個重要方面，通過專家組對大量檔案材料翻閱，在查看檔案材料的規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性的同時，其實對學(xué)校整體的檔案管理水平已產(chǎn)生一個初步的認(rèn)識，所以教學(xué)檔案的質(zhì)量、管理水平本身就是一個學(xué)校人才培養(yǎng)水平工作的反映，是水平高低的一個縮影，影響著專家組成員對學(xué)校的整體評價結(jié)果。

四、人才培養(yǎng)水平評估工作對教學(xué)檔案管理工作的影響

（一）通過人才培養(yǎng)水平評估可以強化學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)以及廣大教職工的檔案意識。檔案工作作為學(xué)校工作的重要基礎(chǔ)之一，是檢驗和衡量學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和管理水平的一個重要尺度。為了使評估工作可以順利開展，保證檔案材料的真實性、完整性，讓檔案為教學(xué)、科研服務(wù)，發(fā)揮它在評估中的重要作用，領(lǐng)導(dǎo)和廣大教職員工必須對檔案工作有一個全新的認(rèn)識和定位，提高對檔案工作的重視程度，強化檔案意識。

（二）通過人才培養(yǎng)水平評估可以推動檔案工作規(guī)范化建設(shè)。檔案材料是人才培養(yǎng)水平評估工作實施的基本信息，這不僅推動著檔案建設(shè)，也對檔案材料的完整性、規(guī)范性有一定的要求。通過評估，可以發(fā)現(xiàn)檔案材料在個教學(xué)環(huán)節(jié)中的質(zhì)量規(guī)范性及管理標(biāo)準(zhǔn)性，如果一旦發(fā)現(xiàn)有些資料未能達(dá)標(biāo)或者是不完整，可以及時采取措施使其完善。檔案工作的規(guī)范化建設(shè)，對提高檔案工作的質(zhì)量和科學(xué)管理水平有一定的促進(jìn)作用。

（三）通過人才培養(yǎng)水平評估可以增強專、兼職檔案人員的素質(zhì)。在檔案工作的各個環(huán)節(jié)中，檔案管理人員除了要精通檔案專業(yè)知識，在積累經(jīng)驗和繼承傳統(tǒng)方法的同時一點點提高業(yè)務(wù)水平，不斷改革創(chuàng)新；還要繼續(xù)擴大知識面，系統(tǒng)學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的辦公方法，熟練掌握現(xiàn)代化的檔案管理手段。學(xué)校檔案的特點是種類多，有傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，有現(xiàn)代的錄音錄像檔案，所以作為一名合格的檔案工作人員，不僅要求有一定的專業(yè)基礎(chǔ)知識，還要求學(xué)習(xí)掌握電子檔案管理與歸檔方法、檔案管理軟件的設(shè)計和使用等知識。

（四）通過人才培養(yǎng)水平評估可以提高學(xué)校檔案管理的水平。在評估材料的準(zhǔn)備過程中，檔案人員通過對材料的整理對其有一個進(jìn)一步的認(rèn)識，不僅增強了檔案意識，同時也加強了對檔案收集、編研工作的肯定。在整理的過程中，通過查漏補缺，對原來一些不規(guī)范、不完整的材料進(jìn)行補救，這樣做不僅為以后開展各項工作奠定了重要基礎(chǔ)，也是從本質(zhì)上提高檔案工作管理的水平。

（五）通過人才培養(yǎng)水平評估可以加快檔案信息化進(jìn)程。

在信息技術(shù)迅速發(fā)展的今天，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代教學(xué)改革和教育事業(yè)發(fā)展的需要。實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化就是學(xué)會利用計算機等現(xiàn)代設(shè)備對檔案資料進(jìn)行存儲、檢索，由傳統(tǒng)的手工操作向以計算機為操作工具的現(xiàn)代管理方法過渡，全面實現(xiàn)辦公自動化。隨著評估工作的不斷推進(jìn)，采用信息化管理方法，改革創(chuàng)新傳統(tǒng)手工方法，以校園網(wǎng)為依托，不但可以提高教學(xué)檔案的收集和利用效率，還是教學(xué)檔案收集及時、完整的保證，更是以評促建的重要結(jié)果。因此，在檔案管理的工作中要逐步將一些老化的管理手段拋棄，增加計算機、刻錄機等現(xiàn)代化電子設(shè)備的使用，加大必要軟硬件設(shè)施的投入，努力實現(xiàn)檔案管理設(shè)備和手段的現(xiàn)代化進(jìn)程。

五、結(jié)束語

檔案工作是學(xué)校工作的重要組成部分，在學(xué)校管理中的作用不容忽視。一方面評估材料是由教學(xué)檔案來支撐，評估材料是對教學(xué)檔案的延伸，另一方面，水平評估又是對教學(xué)檔案工作的檢驗和促建，是教學(xué)檔案價值和地位提升的保證?；ヂ?lián)網(wǎng)時代背景下，高校檔案工作發(fā)展的必然趨勢是采用計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化手段進(jìn)行管理，不斷創(chuàng)新管理模式及方式方法，最大效益地發(fā)揮檔案的意義，為學(xué)校的發(fā)展改革和人才培養(yǎng)水平評估工作服務(wù)，為學(xué)校的教育教學(xué)及科研管理工作做出貢獻(xiàn)。

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