文/山東大學(xué) 安芳

龍兆佛檔案室組織管理思想探析

文/山東大學(xué) 安芳

我國(guó)檔案室經(jīng)歷了漫長(zhǎng)的發(fā)展演變過(guò)程，其組織管理問題是檔案工作的重要問題之一。20世紀(jì)30年代，龍兆佛從組織設(shè)置、人員管理、工作考核等角度對(duì)這一問題進(jìn)行了相對(duì)系統(tǒng)的研究。本文旨在介紹龍兆佛的檔案室組織管理思想，分析其當(dāng)代價(jià)值，并借鑒其思想精華。

龍兆佛；檔案室；組織；管理；思想

檔案室是我國(guó)檔案工作體系中十分普遍的業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)，據(jù)古史記載和考古成果，我國(guó)早在夏代已有檔案和檔案工作，隨之產(chǎn)生了檔案保管場(chǎng)所和檔案保管人員。古代的檔案機(jī)構(gòu)主要是天府、蘭臺(tái)、皇史宬等具有檔案庫(kù)性質(zhì)的場(chǎng)所，它們不同于當(dāng)今的檔案室但可以視為檔案室的雛形。辛亥革命后，南京臨時(shí)政府建立的一批檔案機(jī)構(gòu)為近代機(jī)關(guān)檔案室發(fā)展奠定了基礎(chǔ)，之后的國(guó)民政府各機(jī)關(guān)多數(shù)采用檔案室集中保管檔案的組織形式。

在我國(guó)古代，人們主要關(guān)注檔案的內(nèi)容而很少重視檔案的管理形式，鮮有人專門研究檔案保管機(jī)構(gòu)、人員編制、管理方法類問題。但到民國(guó)時(shí)期，機(jī)關(guān)檔案工作的發(fā)展呼吁系統(tǒng)理論的指導(dǎo)，檔案人開始關(guān)注檔案室組織管理問題，周連寬、何魯成、龍兆佛等人的著作中均體現(xiàn)了相關(guān)思想。與前人相比，龍兆佛在《檔案管理法》中對(duì)檔案室的組織管理進(jìn)行了較系統(tǒng)的論述。本文通過(guò)介紹龍兆佛生平及其檔案室組織管理思想，分析其當(dāng)代價(jià)值，以期更多人關(guān)注這位鮮為人知的檔案學(xué)者，并學(xué)習(xí)其先進(jìn)思想。

一、龍兆佛生平及研究概況

龍兆佛（1902-1975），湖南人，畢業(yè)于大夏大學(xué)教育學(xué)院，曾任廣西省政府諮議、廣西省政府圖書館館長(zhǎng)、廣西私立松坡中學(xué)校長(zhǎng)等職務(wù)，是一位兼具高等教育學(xué)歷和跨領(lǐng)域工作經(jīng)歷的檔案人。

龍兆佛曾積極投身于文書檔案改革運(yùn)動(dòng)并在《行政效率》上撰文，著有《檔案管理法》《廣西地理沿革簡(jiǎn)編》等著作。其中《檔案管理法》被視為檔案學(xué)經(jīng)典著作，該書開始編寫于1937年，1940年首次出版，1958年中國(guó)人民大學(xué)將其作為“十三本舊著”之一再版，2013年此書被收入《檔案學(xué)經(jīng)典著作（叢書）》出版?！稒n案管理法》是龍兆佛檔案思想的結(jié)晶，介紹了文書管理問題以及檔案管理流程和檔案室組織管理為主的檔案管理問題，既有他在省政府整理檔案的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，也有圖書館學(xué)原理的靈活應(yīng)用。

龍兆佛的檔案思想對(duì)民國(guó)時(shí)期機(jī)關(guān)的檔案管理、中國(guó)近代檔案學(xué)的發(fā)展產(chǎn)生了深遠(yuǎn)影響，其中一些思想至今仍具參考價(jià)值。除檔案界外，他對(duì)圖書界、行政界也貢獻(xiàn)頗多，但受歷史、政治等原因的影響，當(dāng)前關(guān)于龍兆佛的資料較少。除龍兆佛本人的著作及散落于他人著作的零星介紹外，許多信息已無(wú)從考證，這也導(dǎo)致當(dāng)代學(xué)者對(duì)龍兆佛的研究較少。圖書界、行政界關(guān)于龍兆佛的研究主要是他任職圖書館館長(zhǎng)、參與行政效率運(yùn)動(dòng)中的貢獻(xiàn)；檔案界一般將龍兆佛與其他民國(guó)檔案學(xué)者共同研究，僅有《龍兆佛檔案分類法簡(jiǎn)述》《龍兆佛<檔案管理法>評(píng)述》這2篇文章對(duì)龍兆佛的檔案思想進(jìn)行了專門解讀。

二、龍兆佛的檔案室組織管理思想

在《檔案管理法》出版前，程長(zhǎng)源和何魯成在自己的著作中已涉及檔案室組織管理的思想：程長(zhǎng)源的思想主要針對(duì)縣政府檔案，建議將檔案機(jī)構(gòu)命名為“XX政府檔案室”，采用集中制管理，提高檔案人員的修養(yǎng)、薪水和職務(wù)待遇等；何魯成提倡采用集中制、橫的職務(wù)分工，將檔案與圖書混合管理，建立檔案管理的獨(dú)立組織，通過(guò)公開考試選拔檔案人員，加強(qiáng)人員培訓(xùn)、提高檔案人員待遇等。三人關(guān)于檔案室的思想各有千秋，但龍兆佛在書中將“檔案室之組織及管理”獨(dú)立成章，這體現(xiàn)了他對(duì)這一問題的重視，其相關(guān)思想主要體現(xiàn)在以下三方面。

（一）檔案室的組織設(shè)置。一是提高檔案部門的工作地位。當(dāng)時(shí)機(jī)關(guān)的檔案部門一般是位于文書科之下的檔案股，這樣的檔案部門組織簡(jiǎn)單、地位低下，龍兆佛認(rèn)為這是導(dǎo)致檔案問題的重要原因，因此建議將檔案股改為與科平行的檔案室，這更有利于吸引檔案人才。

二是以集中管理和縱的分工為檔案室組織原則。龍兆佛認(rèn)為分開管理會(huì)導(dǎo)致各部門管理方法差異、查找利用不便，而集中管理能節(jié)省人力物力、方便檔案的跨部門利用。橫的分工是按照檔案管理的流程分配工作，縱的分工是按照檔案的類別分配工作。過(guò)去的檔案工作習(xí)慣采用縱的分工制，一些檔案人員認(rèn)為這種分工方法導(dǎo)致了包辦獨(dú)攬、把持操縱的弊病，因此提倡橫的分工制。龍兆佛分析兩種分工方法后提出檔案室應(yīng)靈活運(yùn)用縱的分工制。他認(rèn)為，不科學(xué)的管理方法是導(dǎo)致檔案操縱把持的主要原因，檔案是復(fù)雜凌亂且富于變化的，檔案的這一性質(zhì)使其不能采用圖書館橫的分工制，檔案管理過(guò)程中需要應(yīng)用人的主觀記憶，而縱的管理方法便于檔案人員熟悉所管檔案。這種縱的分工制是龍兆佛與何魯成檔案室思想的主要差異之一。

（二）檔案室的人員管理。一是管理扁平化，明確人員分工。龍兆佛認(rèn)為推行新的檔案管理方法需要檔案人員的支持，檔案人員的數(shù)量可以增加但其組織不能冗雜，檔案室設(shè)立主任，主任下直接設(shè)立管卷科員，每位科員可支配1～3名辦事員或雇員以協(xié)助編制目錄、裝訂等。檔案室還應(yīng)設(shè)置不擔(dān)負(fù)管卷責(zé)任、負(fù)責(zé)協(xié)助主任點(diǎn)收及分配歸檔文件的科員1～2人，專職負(fù)責(zé)檔案室表冊(cè)用具登記等事務(wù)工作的辦事員或書記1人。

二是加強(qiáng)人員訓(xùn)練，提高檔案人員素質(zhì)。龍兆佛認(rèn)為舊有人員具備豐富的經(jīng)驗(yàn)，訓(xùn)練舊有人員更易于檔案管理方法的推行，這不同于何魯成通過(guò)公開考試選拔檔案人員的想法。龍兆佛提出了檔案人員訓(xùn)練的5個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，包括科學(xué)的頭腦、愛好整潔美觀的習(xí)慣、樂業(yè)和進(jìn)取的精神、精細(xì)耐勞的習(xí)慣、和藹的態(tài)度。龍兆佛認(rèn)為符合這5項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的人員為上乘檔案人選，符合1～2項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的人員可視為合格人員，不符合任何標(biāo)準(zhǔn)但性情純良、誠(chéng)意接受訓(xùn)練的人員也可以接納為檔案人員。

（三）檔案室的工作考核。首先，制定嚴(yán)格的考核辦法。檔案室主任指定不管卷的科員擔(dān)任考核人，考核人直接對(duì)主任負(fù)責(zé)?？己巳藢⒖己耸马?xiàng)上報(bào)主任后，主任復(fù)核上報(bào)內(nèi)容并責(zé)令被考核人改正錯(cuò)誤。龍兆佛還編制了“工作成績(jī)考核表”，包含被考核人的工作信息、具體考核事項(xiàng)等內(nèi)容，考核人與復(fù)核人均需及時(shí)登記。

其次，細(xì)分考核事項(xiàng)。龍兆佛將考核事項(xiàng)劃分為4類，考核內(nèi)容涉及已整理的檔案、未整理的文件、調(diào)卷記錄、檔案人員。對(duì)于已整理完畢的檔案，考核人需抽查是否存在分類或繕寫錯(cuò)誤、裝訂次序顛倒或排列不整齊、未編制目錄、缺少編目手續(xù)等問題；對(duì)于未整理的文件，考核人需檢查文件是否按規(guī)定時(shí)間辦理，并將逾期未辦的文件記錄在考核表內(nèi)；對(duì)于調(diào)卷單及調(diào)卷登記簿等調(diào)卷記錄，考核人需檢查登記是否遺漏、借出案卷是否及時(shí)催還；對(duì)于檔案人員，考核人在平時(shí)觀察他們的態(tài)度、行為，將調(diào)卷人傲慢疏懶、惡意抨擊等表現(xiàn)記錄在考核表內(nèi)。

三、龍兆佛檔案室思想的價(jià)值分析

作為一名行政官員，龍兆佛的思想與實(shí)際工作聯(lián)系密切，主要針對(duì)國(guó)民政府機(jī)關(guān)檔案室，而當(dāng)今我國(guó)檔案室的組織性質(zhì)已發(fā)生了很大變化，因此，他的思想存在一定的過(guò)時(shí)與局限：例如，對(duì)檔案人員素質(zhì)的期望較低；過(guò)于強(qiáng)調(diào)人員的主觀記憶；未認(rèn)識(shí)到橫的組織分工的優(yōu)越性；未考慮員工薪資等激勵(lì)機(jī)制；未提及檔案室管理制度規(guī)范等。但他思想中的特色部分在當(dāng)今仍具理論和應(yīng)用價(jià)值。

（一）提升工作地位，提高管理效率。龍兆佛將檔案股改為檔案室的思想提高了檔案機(jī)構(gòu)和檔案人員的地位。不同于何魯成所提議的在主任下設(shè)股長(zhǎng)、股長(zhǎng)下設(shè)股員的組織系統(tǒng)，龍兆佛主張?jiān)谥魅蜗轮苯釉O(shè)置科員，這種扁平化的組織系統(tǒng)有利于主任與科員直接溝通，上級(jí)傳達(dá)命令、下級(jí)反映情況的效率由此提升。此外，集中的管理方式可以統(tǒng)一各部門的檔案管理方法、方便利用者跨部門查考，提升檔案的查考效率。這可以為改變當(dāng)今檔案工作的邊緣地位、提高工作效率提供參考。

（二）建立監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)工作考核。有效的監(jiān)督機(jī)制可以減少檔案工作的敷衍、不規(guī)范現(xiàn)象，提升檔案室內(nèi)的執(zhí)行力。龍兆佛認(rèn)為“能實(shí)行嚴(yán)格的考核，新方法才能徹底推行”，因此，他在書中反復(fù)強(qiáng)調(diào)考核的重要性，并詳細(xì)介紹了考核的人員、流程、內(nèi)容等。書中所提的考核方法切合實(shí)際且簡(jiǎn)單易行、考核內(nèi)容全面廣泛、具有可復(fù)制性。檔案工作考核可以監(jiān)督檔案室的規(guī)范運(yùn)轉(zhuǎn)，考核結(jié)果還可以作為獎(jiǎng)懲人員的依據(jù)，檔案部門可借鑒龍兆佛的思想進(jìn)行工作考核。

（三）強(qiáng)調(diào)人員素質(zhì)，注重服務(wù)態(tài)度。龍兆佛主張加強(qiáng)人員訓(xùn)練以提高人員素質(zhì)，力求使檔案人員符合5個(gè)標(biāo)準(zhǔn)、盡快適應(yīng)新的檔案管理方法。龍兆佛十分注重檔案人員的工作態(tài)度，他認(rèn)為管理檔案是為行政人員服務(wù)的，和藹的態(tài)度便于檔案工作的開展。他不僅將“和藹的態(tài)度”列為檔案人員的訓(xùn)練標(biāo)準(zhǔn)之一，還將檔案人員的態(tài)度作為考核的重要內(nèi)容，考核人有職責(zé)將調(diào)卷人惡劣的態(tài)度記錄在考核登記表內(nèi)。龍兆佛倡導(dǎo)的這種服務(wù)態(tài)度也是當(dāng)今檔案人員必須具備的。

（四）結(jié)合改革實(shí)際，重視人事問題。龍兆佛向來(lái)重視人事問題，他曾在《文書檔案連鎖辦法之商榷》一文中提到“今后要恢復(fù)文書檔案之原有的連鎖關(guān)系，第一步應(yīng)該從人事關(guān)系中連鎖處理文書檔案的責(zé)任。”龍兆佛認(rèn)識(shí)到人事問題是檔案室實(shí)行新辦法的主要阻力之一。一方面，為了減少改革阻力，他主張重視舊有檔案人員的經(jīng)驗(yàn)、培訓(xùn)舊有檔案人員；另一方面，他提出“實(shí)行考核時(shí)，最易發(fā)生人事上的問題，主管人必須先下最大決心不顧人事上的障礙，方可貫徹考核的工作”。

綜上所述，我們應(yīng)正確認(rèn)識(shí)龍兆佛的檔案室思想，學(xué)習(xí)借鑒其精華。此外，龍兆佛傾心于學(xué)術(shù)研究、結(jié)合圖書館學(xué)說(shuō)服務(wù)檔案工作的圖檔人精神也值得我們尊敬、學(xué)習(xí)。

［1］呂廣生.龍兆佛檔案分類法簡(jiǎn)述［J］.蘭臺(tái)世界，2014（20）:47-48.

［2］張曉.龍兆佛《檔案管理法》評(píng)述［J］.檔案管理，2006（5）:8.

［3］《檔案學(xué)通訊雜志社》編.檔案學(xué)經(jīng)典著作（第二卷）［M］.上海世界圖書出版公司，2013.

［4］龍兆佛.文書檔案連鎖辦法之商榷［J］.行政效率，1934（4）:843.