文/四川省會(huì)理縣人力資源和社會(huì)保障局　王子嘯

檔案管理的信息化研究

文/四川省會(huì)理縣人力資源和社會(huì)保障局王子嘯

科技信息技術(shù)的不斷發(fā)展促使檔案管理工作發(fā)生了巨大的轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)檔案管理工作模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，為了能夠更好地適應(yīng)快節(jié)奏發(fā)展需求，檔案管理工作與科技技術(shù)相結(jié)合，提升檔案管理工作便捷性、科學(xué)性，促進(jìn)信息流轉(zhuǎn)，提升信息利用效率。本文對(duì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題作了分析，提出了檔案管理信息化對(duì)策，為提升檔案管理工作效率奠定基礎(chǔ)。

檔案管理；信息化；問(wèn)題；對(duì)策

一、前言

經(jīng)濟(jì)社會(huì)日漸發(fā)展促使科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步，現(xiàn)代社會(huì)呈現(xiàn)出信息快速發(fā)展形勢(shì)，材料、信息以及能源等也成為支撐現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的關(guān)鍵性信息，信息資源的有效整合以及利用成為促進(jìn)社會(huì)發(fā)展的重要形式。所謂檔案信息化，實(shí)際上就是發(fā)揮計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)在檔案管理工作中的主體性作用，實(shí)現(xiàn)文字、聲像以及圖紙等有效整合，實(shí)現(xiàn)信息資源的有效整合以及利用，為用戶提供更為便捷、更為生動(dòng)的服務(wù)，提升檔案管理工作效率。

二、檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）檔案管理工作缺乏信息化意識(shí)。傳統(tǒng)檔案管理工作中，檔案管理工作人員需要承擔(dān)繁重的檔案整理、檔案歸總以及檔案歸檔等工作，作為基礎(chǔ)性以及服務(wù)性比較強(qiáng)的服務(wù)，檔案管理工作無(wú)法為單位帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)收益，單位管理工作人員并不重視檔案管理工作，因此，檔案管理工作人員、資源等方面都存在著嚴(yán)重的不足，實(shí)際的管理工作設(shè)備較為落后，管理工作也非常的松散，檔案管理工作效果并不是非常理想。

（二）檔案管理安全存在風(fēng)險(xiǎn)。從目前檔案管理工作來(lái)看，檔案信息安全存在著巨大的威脅，檔案管理工作效果并不是非常的理想。在檔案信息化管理過(guò)程中，需要保證檔案管理軟件自身的安全性以及可靠性，盡可能降低由于檔案管理軟件不安全而造成的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，還需要加強(qiáng)檔案信息管理的安全意識(shí)，嚴(yán)禁出現(xiàn)虛假的檔案信息，提升檔案信息管理安全性。在共享檔案信息管理工作過(guò)程中，需要重視互聯(lián)網(wǎng)安全工作，充分利用網(wǎng)絡(luò)安全防火墻，有效消除互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用中存在的安全隱患，提升檔案信息管理工作人員專業(yè)技術(shù)能力。

三、檔案信息化管理對(duì)策

（一）重視檔案信息管理安全性。在檔案信息化開發(fā)過(guò)程中，需要重視計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全工作，在網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行環(huán)境下，需要保障檔案管理信息安全性。企業(yè)需要根據(jù)檔案管理實(shí)際情況構(gòu)建角色、層次明確信息工作機(jī)制，根據(jù)企業(yè)工作權(quán)限來(lái)明確工作流程。在檔案管理過(guò)程中，需要根據(jù)檔案實(shí)際情況來(lái)構(gòu)建工作機(jī)制，數(shù)據(jù)保存機(jī)制、數(shù)據(jù)遷移機(jī)制以及數(shù)據(jù)校驗(yàn)機(jī)制，完善檔案管理工作職能以及作用，提升檔案信息管理工作系統(tǒng)管理工作效率?；ヂ?lián)網(wǎng)信息技術(shù)不斷發(fā)展促使檔案信息管理工作面臨著巨大的工作危機(jī)，這就需要完善防火墻等安全防護(hù)技術(shù)，完善計(jì)算機(jī)相關(guān)硬件措施，盡可能降低安全工作隱患。此外，還需要重視檔案信息管理工作人員工作效率，培養(yǎng)高科技信息工作人員，有效解決檔案信息管理工作中可能存在的障礙。

（二）重視檔案信息管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。檔案信息管理基礎(chǔ)設(shè)施涉及多方面的內(nèi)容，從硬件設(shè)備的角度，需要配備計(jì)算機(jī)、刻錄機(jī)以及掃描儀等相關(guān)硬件設(shè)備，檔案管理工作人員需要指派專業(yè)工作人員從事硬件設(shè)備維護(hù)工作，為硬件設(shè)備正常運(yùn)行提供保障，提升檔案信息管理工作效率。此外，還需要重視檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化建設(shè)，從形成檔案到歸檔，電子檔案涉及了非常多的工作崗位以及非常多的工作人員。因此，在檔案信息化管理工作過(guò)程中，需要保證檔案信息收集完整性、真實(shí)性以及有效性，保證電子檔案從形成到歸檔等各個(gè)工作環(huán)節(jié)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化以及制度化，嚴(yán)格控制各項(xiàng)檔案管理工作環(huán)節(jié)，保證檔案真實(shí)性、安全性，構(gòu)建有效的檔案信息管理工作秩序。

（三）培養(yǎng)符合檔案信息化管理要求的工作人員。實(shí)際上，檔案信息化管理工作屬于一個(gè)需要完善以及優(yōu)化過(guò)程，檔案管理工作人員綜合素質(zhì)具有非常重要的影響。當(dāng)今的國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)是科技和人才的競(jìng)爭(zhēng)，人才具有非常重要的作用。企業(yè)需要重視檔案管理工作人員管理工作，鼓勵(lì)檔案管理工作人員參與繼續(xù)教育，引導(dǎo)檔案管理工作人員掌握檔案信息化管理新技術(shù)以及新技能，提升檔案管理工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)以及創(chuàng)新精神，盡可能滿足檔案信息化管理工作需求。此外，單位需要重視檔案信息化管理高素質(zhì)人員的引進(jìn)以及選聘工作，有效接觸檔案管理工作部門缺乏人才的問(wèn)題，有效地調(diào)整檔案管理工作人員知識(shí)結(jié)構(gòu)以及綜合素質(zhì)，提升檔案信息化管理工作效率。

四、結(jié)語(yǔ)

作為檔案管理的重要內(nèi)容，信息化為促進(jìn)檔案管理工作提供了保障，促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展。時(shí)代日漸發(fā)展，知識(shí)、信息具有越來(lái)越重要的作用，有利于促進(jìn)檔案信息數(shù)字化處理以及收集、傳遞，有效保護(hù)豐富檔案信息，促使世界發(fā)展?？傊?，在檔案管理工作過(guò)程中，需要有效把握管理工作進(jìn)程，盡可能滿足社會(huì)發(fā)展實(shí)際需求。

［1］季瑤嫻.新建高職院校人事檔案管理信息化研究——以溫州科技職業(yè)學(xué)院為例［J］.文教資料，2011（20）:231-233.

［2］林苑純.大數(shù)據(jù)時(shí)代高校人事檔案管理信息化研究［J］.中共銀川市委黨校學(xué)報(bào)，2015，17（01）:94-96.