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大數(shù)據(jù)背景下檔案信息服務新思路

文/福建省漳州財貿(mào)學校曾珣

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人類開始進入了數(shù)據(jù)時代。在這個時代，人們的檔案信息需求開始被激發(fā)，相關(guān)的檔案部門和工作人員也將面臨更高更嚴苛的要求。本文就數(shù)據(jù)時代下的檔案信息處理方面進行相關(guān)的探討研究。

大數(shù)據(jù)；檔案信息；服務；新思路

一、數(shù)據(jù)時代檔案信息服務的現(xiàn)狀

到目前為止，學術(shù)界對大數(shù)據(jù)有這樣的一個定義：大數(shù)據(jù)是非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)以及結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的總和，它不是針對數(shù)據(jù)量大小的描述，而是在數(shù)量龐大、種類復雜的多重數(shù)據(jù)中進行快速的信息選擇。由此，大數(shù)據(jù)大致有這樣的幾個特點，速度快、容量大、價值高及種類多。

施永利于2012年開始將大數(shù)據(jù)引入國內(nèi)的檔案信息服務領(lǐng)域，并根據(jù)當時的社會條件，分析了大數(shù)據(jù)的重要性及面臨的問題，提出了相應的解決措施。隨著近些年，信息技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)開始變成了人們普遍關(guān)注的問題，就中國CNKI總庫來說，截止到2016年6月為止，以“檔案”和“大數(shù)據(jù)”作為關(guān)鍵字檢索，總共出現(xiàn)約68萬條結(jié)果，其中不乏部分研究成果斐然的文章。例如，劉建偉從大數(shù)據(jù)模式方面對其進行了深入的分析研究，而陳蘆燕從技術(shù)的應用、安全的風險、服務的理念等方面對大數(shù)據(jù)進行了分析，并提出了相應的解決措施。

二、大數(shù)據(jù)背景下檔案用戶信息的需求特點

隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，檔案用戶的信息需求開始變得集成化、個性化、專業(yè)化、多樣化、高效化、數(shù)字化和網(wǎng)絡化。檔案信息的地位也開始發(fā)生根本性的變化，檔案用戶開始走向主導地位。與此同時，檔案用戶的期限增加，由短期開始向長期轉(zhuǎn)變，其關(guān)注面也開始由局部向整體擴展。

三、大數(shù)據(jù)時代檔案信息服務新思路

就現(xiàn)實問題而言，大數(shù)據(jù)時代檔案信息服務需要對相關(guān)的檔案用戶進行社會知識化和相關(guān)服務的融合。在這一個階段，檔案信息服務將逐步成長為以用戶需求為主要著力點，以信息技術(shù)為連接工具，以挖掘知識服務的價值為主要目的的新信息服務模式。當然，檔案信息服務轉(zhuǎn)變的過程之中，我們應該重點關(guān)注對于檔案用戶行為的分析，并利用多種信息技術(shù)手段，對整個檔案信息的資源進行分類與創(chuàng)新。在大數(shù)據(jù)的背景之下，不同的用戶行為反映了檔案用戶的不同需求，我們應以此為切入點，開發(fā)出更靈活更能滿足用戶需求的服務系統(tǒng)。

（一）創(chuàng)新檔案信息服務理念、提高相關(guān)從業(yè)人員的服務水平。正確的服務理念是更好、更優(yōu)質(zhì)服務的基礎(chǔ)，只有建立新的信息服務理念，才能實現(xiàn)高效率高水平的信息服務。就相關(guān)的檔案信息服務人員來說，他們需要對用戶的需求有一個詳細的了解，并對用戶最近的動態(tài)進行追蹤，時刻掌握用戶的需求變化，建立起智慧與服務共存的基本信念。同時，檔案信息的服務人員應建立起主動獲取、動態(tài)把握、整體聯(lián)系、主動共享的服務觀念，努力做到個性化和人性化，提高信息服務的質(zhì)量和效率。

就管理制度上來說，應積極建立最能適應大數(shù)據(jù)發(fā)展的管理制度、激勵機制、工作規(guī)范和組織結(jié)構(gòu)，及時淘汰落后的組織形式和管理制度。與此同時，檔案機構(gòu)應對檔案的管理人員定期培訓，不斷地提高相關(guān)從業(yè)人員的專業(yè)技能和素質(zhì)修養(yǎng)，保證檔案信息服務的質(zhì)量與水平。

（二）加強對檔案用戶的管理研究。俗話說，“知己知彼，才能百戰(zhàn)不殆”，對檔案用戶有一個良好有效的管理研究是保證檔案信息服務的重中之重。加強對檔案用戶的研究，這是一項長期并且艱巨的任務，它需要耗費大量的人力物力。但在大數(shù)據(jù)背景之下，只有真實地了解用戶的需求，切實站到用戶的立場上去分析和感受問題，才能夠真正了解用戶的主觀想法，才能夠真正提供高質(zhì)量高水平的服務。對檔案用戶的研究應該從以下幾個方面進行，一個是檔案用戶類型的信息心理研究，一個是檔案信息需求的調(diào)查分析，一個是對檔案用戶甄別信息、吸收信息的機理分析，另外一個則是研究用戶的信息訓練、信息保證和相關(guān)的研究方法論。從多個方面去分析檔案用戶信息，整體把握用戶需求，才能及時地提供滿足檔案用戶的服務。

（三）加強對檔案信息資源的建設(shè)。在大數(shù)據(jù)時代，為了有效地規(guī)避風險，實現(xiàn)有效的信息服務，需要對相關(guān)的檔案信息資源建設(shè)進行加強和完善，提高對資源價值的重視。資源才是進行一系列工作的基礎(chǔ)與核心。又因為檔案資源自身具有種類多、價值高、數(shù)據(jù)量龐大等特點，相關(guān)的檔案機構(gòu)在進行資源整合的過程中，需要保證機構(gòu)與人員、流程與技術(shù)的高度配合，以保證資源在整合后可以實現(xiàn)更大的價值。就目前來說，已經(jīng)有多個檔案館對檔案資源進行了分類整合，例如，鄭州市檔案館，截止到目前，該檔案館已經(jīng)完成了對900多萬卷檔案的數(shù)字化管理，并建立起了一個統(tǒng)一的資源共享平臺，真正實現(xiàn)了檔案電子文件與實體文件的結(jié)合。

（四）構(gòu)建完整的檔案信息服務評價系統(tǒng)。客觀的評價是提高檔案信息服務水平的有效手段，通過客觀的評價，有利于檔案機構(gòu)及時的發(fā)現(xiàn)問題和改正問題，提高自身的檔案信息服務水平。在構(gòu)建完整的信息服務評價系統(tǒng)中，應努力遵循以下的三個原則，一個是動態(tài)性原則，即隨著問題的發(fā)現(xiàn)及時地調(diào)整相關(guān)的服務工作，一個是整體性原則，就評價而言應該從多個角度全方面進行分析，避免片面化。一個是有效性原則，在評價的過程，評價的內(nèi)容應該適用于檔案信息用戶。

在大數(shù)據(jù)的背景之下，檔案用戶的信息需求被強化，而相關(guān)的檔案機構(gòu)也被提出了更高的要求。為充分滿足檔案用戶的需求，提高自身的信息服務質(zhì)量，相關(guān)的檔案機構(gòu)和人員還有很長的一段路要走。

［1］郭育艷.大數(shù)據(jù)時代圖書館信息服務的創(chuàng)新［J］.鄭州航空工業(yè)管理學院學報，2014（1）.

［2］劉國華.檔案工作中大數(shù)據(jù)框架構(gòu)建及應用思考［J］.檔案管理，2014（2）.