文/清徐縣人才交流服務(wù)中心 閻冠坤

淺談會(huì)計(jì)檔案管理的重要性

文/清徐縣人才交流服務(wù)中心 閻冠坤

本文論述了會(huì)計(jì)檔案管理的重要作用，會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題及解決對(duì)策。

會(huì)計(jì)檔案；管理；問題與對(duì)策

會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料。它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)的重要史料和證據(jù)。會(huì)計(jì)檔案是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案，它是對(duì)一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的記錄和反映。通過會(huì)計(jì)檔案，可以了解每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來龍去脈；可以檢查一個(gè)單位是否遵守財(cái)經(jīng)紀(jì)律，在會(huì)計(jì)資料中有無弄虛作假、違法亂紀(jì)等行為；會(huì)計(jì)檔案還可以為國家、單位提供詳盡的經(jīng)濟(jì)資料，為國家制定宏觀經(jīng)濟(jì)政策及單位制定經(jīng)營決策提供參考。因此，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理可以促進(jìn)財(cái)務(wù)管理水平的提高，可以使會(huì)計(jì)檔案管理工作更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和經(jīng)濟(jì)體制改革服務(wù)。

一、會(huì)計(jì)檔案管理的重要作用

一是會(huì)計(jì)檔案是總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、揭露責(zé)任事故、打擊經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域犯罪、分析和判斷事故原因的重要依據(jù)。二是利用會(huì)計(jì)檔案提供的過去經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的史料。有助于各單位進(jìn)行經(jīng)濟(jì)前景的預(yù)測(cè)進(jìn)行經(jīng)營決策，編制財(cái)務(wù)，成本計(jì)劃。三是利用會(huì)計(jì)檔案資料，可以解決經(jīng)糾紛，為處理遺留的經(jīng)濟(jì)事務(wù)提供依據(jù)。

此外，會(huì)計(jì)檔案在經(jīng)濟(jì)學(xué)的研究活動(dòng)中，發(fā)揮著重要史料價(jià)值的作用。會(huì)計(jì)檔案如此重要，理應(yīng)指派專人按規(guī)定管理。然而，在現(xiàn)實(shí)中，各單位管理會(huì)計(jì)檔案不盡人意。比如：案例一：某鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政所的檔案，分為兩部分管理。近幾年的檔案在財(cái)政所辦公室管理，記賬憑證裝訂好后，散落在檔案柜里，分不清年度多少，也沒有裝進(jìn)檔案盒里，屋門白天隨意開著沒人看守。檔案卷旁有一復(fù)印，鄉(xiāng)機(jī)關(guān)人員甚至趕集的群眾隨意出入復(fù)印。案例二：某鄉(xiāng)鎮(zhèn)農(nóng)村集經(jīng)濟(jì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)中心的會(huì)計(jì)檔案在鄉(xiāng)檔案室里存放。打開檔案室，屋里非常黑暗，一股發(fā)霉氣味撲鼻而來。檔案室窗子沒有安裝防盜裝置。檔案雖然裝進(jìn)了檔案柜，鑰匙就插在檔案柜上。有的鎖上了，但是找不到鑰匙，無法打開。柜子里的，有些已被蟲蛀。

二、會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題

（一）會(huì)計(jì)檔案保管不規(guī)范。有些單位的會(huì)計(jì)檔案未按要求歸入單位綜合檔案室保管，而是由會(huì)計(jì)人員自行保管；有些單位沒有成立綜合檔案室，各類檔案分別由具體工作人員保管；有些單位雖設(shè)有專職檔案管理人員，但未接收會(huì)計(jì)檔案；有些單位由于領(lǐng)導(dǎo)不了解《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，要求會(huì)計(jì)人員自行保管會(huì)計(jì)檔案；還有個(gè)別單位由于檔案箱不足，將會(huì)計(jì)檔案裝入紙箱中，放在會(huì)計(jì)室的柜頂上或任意堆放。

（二）會(huì)計(jì)檔案立卷不規(guī)范。有些單位會(huì)計(jì)憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會(huì)計(jì)人員簽章，會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮項(xiàng)目填寫不全；有些單位的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及會(huì)計(jì)文件資料混亂放置，活頁賬簿沒按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)填寫封面，會(huì)計(jì)報(bào)表各月份分散存放。會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)雙方?jīng)]有按冊(cè)清點(diǎn)，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管，不僅查找非常困難，而且銷毀檔案也不及時(shí)，造成會(huì)計(jì)檔案積累過多，無處存放。

三、解決會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題

（一）規(guī)范會(huì)計(jì)檔案立卷。 裝訂會(huì)計(jì)憑證必須使用會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會(huì)計(jì)人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會(huì)計(jì)檔案(憑證)盒中，必須認(rèn)真逐項(xiàng)填寫檔案盒面上的內(nèi)容。年度終了必須封賬，活頁賬簿必須將空白賬頁取出，已設(shè)置會(huì)計(jì)科目但無業(yè)務(wù)發(fā)生的賬頁則應(yīng)保留。

（二）規(guī)范會(huì)計(jì)檔案保管。已建立綜合檔案室的單位，財(cái)會(huì)部門應(yīng)按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會(huì)計(jì)檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會(huì)計(jì)檔案暫由財(cái)會(huì)部門妥善保管，但要由專人負(fù)責(zé)。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。對(duì)已離任的會(huì)計(jì)人員，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)交本單位綜合檔案室或財(cái)會(huì)部門保管，不得自行存放。

（三）規(guī)范會(huì)計(jì)檔案法。建議立法機(jī)關(guān)及早修訂《檔案法》和《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，把違反“不得”和“應(yīng)當(dāng)”行為的處罰規(guī)定得更全面、更細(xì)致，以利于實(shí)際操作。在《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中，引進(jìn)和細(xì)化《檔案法》“法律責(zé)任”之規(guī)定。

（四）規(guī)范會(huì)計(jì)檔案檢查力度。建議各個(gè)執(zhí)法部門要加強(qiáng)對(duì)各單位檔案管理情況的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，形成制度化。為了減輕各單位的負(fù)擔(dān)，可以每隔3年來一次聯(lián)合檢查，對(duì)查出的問題，要嚴(yán)格依法處理。

（五）加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案宣傳的力度。在報(bào)紙、廣播、電視、網(wǎng)絡(luò)等有關(guān)媒體，廣泛宣傳會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性，提高單位負(fù)責(zé)人和會(huì)計(jì)人員遵紀(jì)守法意識(shí)。

（六）加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)人員的培訓(xùn)。提高他們的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，提高他們的會(huì)計(jì)檔案管理水平，對(duì)于不具備會(huì)計(jì)從業(yè)資格的“會(huì)計(jì)人員”，一律調(diào)離會(huì)計(jì)崗位。

總之，各單位的領(lǐng)導(dǎo)和會(huì)計(jì)人員是做好會(huì)計(jì)檔案工作的基礎(chǔ)，各個(gè)執(zhí)法單位是做好會(huì)計(jì)檔案工作的關(guān)鍵。如果每個(gè)部門、單位、個(gè)人，都盡職盡責(zé)，建立健全會(huì)計(jì)檔案管理制度，科學(xué)地管理會(huì)計(jì)管理，以確保會(huì)計(jì)檔案工作為國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

[1]許蔚君.內(nèi)部控制視角下電算化會(huì)計(jì)檔案的管理[J].會(huì)計(jì)師，2014，13(01):53-54.

[2]李穎.ERP環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案信息資源管理探析[J].山西檔案，2014，15(06):60-62.

[3]盧世艷，竇元名.ERP系統(tǒng)下電子會(huì)計(jì)檔案的保管研究[J].蘭臺(tái)世界，2013，12(20):29-30.

[4]宋海霞.會(huì)計(jì)檔案的未來之路——會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化[J].檔案管理，2014，15(05):29-30.

[5]喻穎.基于會(huì)計(jì)檔案軟件升級(jí)提高檔案管理效率的思考[J].山西檔案，2015，14(03):70-72.