文/福建省寧德市古田縣廣播電視事業(yè)局 周茂玉

淺談電子檔案在檔案管理中的作用

文/福建省寧德市古田縣廣播電視事業(yè)局 周茂玉

隨著計算機技術和網(wǎng)絡技術的逐步發(fā)展，檔案管理工作已經逐步從傳統(tǒng)的紙質檔案管理轉為電子檔案管理。與傳統(tǒng)紙質檔案管理相比較，電子檔案管理更加快捷、方便、高效，同時能夠有效避免紙質檔案管理存在的一些問題。本文在分析電子檔案在檔案管理中作用的基礎上，對加強電子檔案管理及應用的有效策略進行探究，力爭為電子檔案管理工作的優(yōu)化及完善提供參考。

電子檔案；檔案管理；作用

進入21世紀以來，我國社會經濟呈現(xiàn)穩(wěn)健的發(fā)展態(tài)勢。在這樣的態(tài)勢下，我國檔案管理工作發(fā)生了很大程度的轉變，即從原來的紙質檔案管理逐步轉向為電子檔案管理。對于電子檔案管理來說，其利用途徑一般有三類：其一，提供拷貝；其二，通信傳輸；其三，直接利用。與傳統(tǒng)紙質檔案相比，電子檔案管理更能體現(xiàn)出快捷、方便及高效的特點。

一、電子檔案在檔案管理中的作用分析

電子檔案管理在實際檔案管理工作中具備廣泛應用價值。這里結合實際工作，簡要總結電子檔案在檔案管理中的幾點作用如下：

（一）能夠使人力、物力得到有效節(jié)省。在以往的紙質檔案管理工作中，部分檔案過于重要或過于特殊，為了使這些檔案不至于遭受損壞或遺失，就要投入很大的人力及物力。顯然，這從經濟角度上來講，是不理想的，而且還存在一定的風險。但是，對于電子檔案管理來說，依賴于強大的信息存儲、利用功能，就能夠快速、高效地實現(xiàn)檔案的存儲及傳輸，在歸檔質量及檢索速度上也會有顯著的提高，同時可以節(jié)省人力、物力。

（二）能夠使檔案處理更加快速、高效。在傳統(tǒng)的紙質檔案管理工作中要面對龐大的檔案數(shù)據(jù)，在處理方面需要投入大量的時間及精力，但卻因手工處理，往往事倍功半，難以達到快速高效的效果。而對于電子檔案來說，采取信息化處理，就能夠使檔案的收集、存儲、分類以及統(tǒng)計均顯得快捷而方便，從而使檔案處理體現(xiàn)出快速、高效的顯著優(yōu)勢，達到事半功倍的效果。

（三）能夠使檔案文件共享交流更加方便。傳統(tǒng)紙質檔案受到多方面因素的限制，比如檔案本人的權益、檔案管理工作人員的職責所在，使得檔案文件共享交流難以體現(xiàn)方便的優(yōu)勢。而對于電子檔案來說，由于利用計算機技術、信息技術進行存儲，在獲得權益人允許及管理工作所需的條件下，便能夠實現(xiàn)快速查詢，進而使檔案文件共享交流顯得更加方便，就不會有遺漏或損壞等風險問題的發(fā)生。

（四）能夠使信息交換更具安全性。以往在紙質檔案管理工作中，有時會出現(xiàn)檔案丟失或損壞等事故的發(fā)生，這些事故如果出現(xiàn)會給檔案管理工作帶來很大的麻煩，甚至是嚴重的后果。而對于電子檔案來說，借助其信息化功能，能夠在信息交換過程中顯得更加高效和安全。在確保電子檔案處于安全環(huán)境的條件下，其信息交換便顯得更加順利，這無疑為電子檔案管理工作的順利、有序開展奠定了基礎。

二、加強電子檔案管理及應用的有效策略探究

通過以上的分析論述，我們可以認識到電子檔案在檔案管理中的價值作用顯著。但是，由于電子檔案管理工作需面對巨大的數(shù)據(jù)源以及相應的工作環(huán)境安全等問題，因此，從電子檔案管理及應用強化角度去考慮，應采取一些有效的加強電子檔案管理策略。具體策略如下：

（一）構建完善的檔案應用機制，注重安全性問題的排除。在電子檔案管理工作中，檔案實現(xiàn)信息化是非常重要的一項工作。要想使這項工作得以順利、有效地開展，有必要構建完善的電子檔案管理計算機信息系統(tǒng)。一方面，要對使用計算機條件下的穩(wěn)健檔案管理工作流程進行改進，使工作流程能夠與檔案管理的需求相滿足。另一方面，要以文件處理流程為依據(jù)，做好檔案信息化系統(tǒng)軟件功能的設計工作。此外，要根據(jù)信息系統(tǒng)，構建健全的內部控制機制，確保電子檔案的安全性得到有效保障。

在加強電子檔案管理工作中，要充分考慮到潛在的一些安全性問題，同時采取相應的措施加以解決。1.電子檔案管理面對龐大的信息數(shù)據(jù)，本身工作負荷巨大，而在這樣的環(huán)境下，有可能存在計算機病毒及黑客攻擊等安全性問題。為了使計算機病毒得到有效防范，需安裝正規(guī)的殺毒軟件，定期對計算機進行殺毒；為了使黑客攻擊得到有效防范，專業(yè)技術人員需對計算機設置防火墻措施。2.在實際工作過程中，如果電子檔案歸檔規(guī)范化程度不高，缺乏程序化管理，則電子檔案的真實性將會受到質疑。因此，有必要統(tǒng)一管理方法，提高電子檔案的規(guī)范化程度，并采取程序化管理措施，使得電子檔案的真實性得到有效確保。3.對于電子檔案來說，存在法律效力方面的問題。一般情況下，電子檔案的法律效力是和其載體相關加以確立的。因電子檔案缺乏固定的載體，所以在相關法律法規(guī)條款制度上存在很大的困難。因此，要借助法律機構的職能作用，確保電子檔案的安全性。

（二）對電子檔案的利用加以規(guī)范。為了使電子檔案的利用更加規(guī)范、標準，一方面要加強電子檔案利用的審批工作，設立嚴格的審批程序。相關人員如需對電子檔案進行查閱、利用，必須經過相關檔案主管部門的審批同意。另一方面，要加強電子檔案的利用管理。電子檔案儲存部門在開展該項工作中，要對網(wǎng)絡信息技術充分加以應用，務使檔案收集管理活動得到有效保障，以便充分體現(xiàn)電子檔案收集的及時、高效的優(yōu)勢，并使電子檔案實現(xiàn)快速更新，進而使相關人員對電子檔案的使用需求得到滿足。當然，我們在利用電子檔案的同時，也不能忽視紙質檔案的一些優(yōu)勢，要做到在電子檔案利用過程中結合紙質檔案的優(yōu)勢，實現(xiàn)優(yōu)勢互補，進而對電子檔案資源進行有效整合，通過創(chuàng)新電子檔案管理模式，最終為電子檔案需求利用效率和質量的提升奠定堅實的基礎。

此外，為了使電子檔案的利用顯得更加規(guī)范，還有必要遵循一定的原則：其一，如電子檔案內容不屬于完全開放的范疇，則需避免拷貝使用，設置訪問權限。其二，對于部分電子檔案，有必要采取加密處理措施，并定期或不定期對使用的密鑰進行修改。

（三）努力提高電子檔案管理人員整體素質。做好電子檔案管理工作必須以提高電子檔案管理人員的整體素質為基礎，進而推進整個電子檔案管理工作的優(yōu)化和完善。一方面，要對電子檔案管理人員加強思想教育，讓管理人員充分認識做好電子檔案管理工作的重要性，促其加強學習，并在實際工作中發(fā)揮積極作用。另一方面，要對電子檔案管理人員進行業(yè)務培訓，實行“理論＋實踐”的培訓模式，使檔案管理人員在檔案著錄、標引、檢索以及編研方面的能力得到有效提升?？傊ㄟ^提高電子檔案管理人員的整體素質，發(fā)揮電子檔案在檔案管理中的重要作用。

三、結語

通過本文的探究，我們可以認識到電子檔案在檔案管理中的作用顯著。運用電子檔案不僅能夠使人力、物力得到有效節(jié)省，使檔案處理更加快速、高效，使檔案文件共享交流更加方便，而且還能夠使檔案信息處理更具安全性。為進一步強化電子檔案管理工作，有必要構建更為完善的檔案應用機制，對電子檔案管理利用加以規(guī)范，同時提高電子檔案管理人員整體素質等。相信從以上方面進行努力，電子檔案管理工作將能夠得到有效強化，并不斷趨于完善。

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