文/西安地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)院 張穎

信息時(shí)代檔案保密工作的路徑解析

文/西安地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)院 張穎

在當(dāng)前社會中，新的技術(shù)為檔案的管理帶來了新的方法，更加便于對其進(jìn)行日常管理，不過在這種管理模式下也給檔案的保密工作增加了一定的難度。本文將根據(jù)檔案保密工作所面臨的挑戰(zhàn)，深入分析檔案保密工作的管理路徑。

信息時(shí)代；檔案；保密工作

隨著計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，使得檔案保密工作迎來了新的挑戰(zhàn)，同時(shí)也對該管理工作有著更加嚴(yán)格的要求。在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用中，做好檔案管理的保密工作，不但是促進(jìn)檔案管理可持續(xù)發(fā)展的基本保障，同時(shí)也是推進(jìn)教育體制改革穩(wěn)定發(fā)展的重要保證。

一、信息時(shí)代檔案保密工作面臨的挑戰(zhàn)

（一）保密觀念淡薄。目前，對于檔案管理人員來說，有的人在思想上認(rèn)為檔案管理與保密工作并不重要，存在一定的錯(cuò)誤觀念。還有一些人認(rèn)為，在當(dāng)前信息時(shí)代的背景下，檔案在管理期間要進(jìn)行保密，事實(shí)上是無密可保，有密難保。有許多檔案管理人員在日常工作時(shí)對檔案的保密制度了解的并不透徹，缺乏嚴(yán)重的保密意識，他們的這些觀念都會給檔案保密的管理帶來十分嚴(yán)重的后果。

（二）形式主義觀念較重。近些年，在檔案管理中，有一些領(lǐng)導(dǎo)和管理人員比較注重形式主義，他們認(rèn)為只要根據(jù)國家對檔案管理的相關(guān)制度把檔案鎖在柜中，就可以避免檔案信息不對外泄露，這種想法放松了對檔案保密工作的警惕，一旦面臨新的問題和挑戰(zhàn)，他們將無法應(yīng)對。

（三）保密技術(shù)落后。隨著信息技術(shù)網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，給檔案保密工作帶來了更加嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。目前高科技在竊密方面上的應(yīng)用，使得竊密和反竊密的斗爭更加激烈，從而增加了檔案保密工作的安全隱患。我國在檔案信息的保密技術(shù)上還比較落后，各種保密防范技術(shù)的開發(fā)和應(yīng)用都沒有辦法跟上信息時(shí)代的發(fā)展，導(dǎo)致信息的防護(hù)功能較弱，因此，我國檔案的保密工作仍然處在不斷完善并探索的過程中。

二、信息時(shí)代檔案保密工作的管理路徑

（一）完善檔案保密管理制度。當(dāng)前有許多國家企業(yè)和部門已經(jīng)不再使用紙質(zhì)檔案，而是使用電子信息檔案，所以管理好電子信息檔案是企業(yè)和各部門管理工作的重點(diǎn)。企業(yè)和各部門可以按照自己單位的實(shí)際狀況，與國家的法律法規(guī)相結(jié)合，建立一套有效的檔案管理制度，該制度主要包含檔案登記、傳閱、借閱、銷毀等內(nèi)容。另外，還要給涉密的檔案管理人員制定相應(yīng)的獎懲制度。針對不同的檔案制定不同的審批手續(xù)。我國對于檔案管理工作的起步較晚，所以要盡可能地在管理期間發(fā)現(xiàn)問題，并解決問題，從而把檔案管理工作落到實(shí)處。對于地質(zhì)單位的檔案保密工作來說，該部門的保密工作十分復(fù)雜，面對這種嚴(yán)峻的形勢，地勘單位要做到以下兩點(diǎn)內(nèi)容：第一，要加大內(nèi)部的管理力度，制定相關(guān)的防范措施，提高涉密網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)防范能力。第二，做好網(wǎng)絡(luò)的防泄密工作，實(shí)行責(zé)任負(fù)責(zé)制，“涉密不上網(wǎng)，上網(wǎng)不涉密”，保證涉密信息不連接到互聯(lián)網(wǎng)內(nèi)。

（二）建立檔案查詢使用制度。檔案對于各企業(yè)各部門來說是十分重要的財(cái)富，因此具有巨大的價(jià)值。由于當(dāng)前社會是信息技術(shù)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，所以建立檔案查詢使用制度是很有必要的。在檔案保密管理工作中，其在借閱時(shí)應(yīng)當(dāng)做到以下五點(diǎn)：第一，查詢重要的涉密檔案要得到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)。第二，針對涉密等級較高的檔案，不能僅做簡單的拷貝保存，要制定嚴(yán)格的保密方法。第三，按照每個(gè)查閱人員的實(shí)際狀況，確定相應(yīng)的查閱方式。第四，要對檔案中的重要信息進(jìn)行加密。第五，針對不同的檔案管理人員要制定不同的權(quán)限，每一位檔案管理人員在操作檔案時(shí)都要有詳細(xì)記錄，檔案管理系統(tǒng)所使用的網(wǎng)絡(luò)要與外網(wǎng)分開。

（三）要保管好電子信息檔案。對于電子信息檔案來說，除了要按照有關(guān)規(guī)定對紙質(zhì)檔案進(jìn)行保管，還要加強(qiáng)對磁盤、光盤等進(jìn)行管理，為了避免磁盤或者光盤有劃痕的跡象，應(yīng)將其收納到盒中進(jìn)行保管，防止強(qiáng)大的磁場和熱源給磁盤或者光盤帶來損壞。與此同時(shí)，還要按照國家對信息安全的有關(guān)規(guī)定，對部門的信息進(jìn)行分類管理，從而全面提高防護(hù)技術(shù)水平。在保管上，可以按照電子文件的相關(guān)保密要求，運(yùn)用身份辨認(rèn)方式，確保數(shù)據(jù)內(nèi)容的安全，除此之外，還可以運(yùn)用復(fù)制并保存數(shù)據(jù)信息等措施，避免磁盤損壞而丟失信息，從而構(gòu)建比較完善的電子檔案防治系統(tǒng)。

（四）加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)。對于地質(zhì)單位的工作來說，由于他們長期在室外作業(yè)，這就會導(dǎo)致單位中的保密工作小組很難做到實(shí)時(shí)監(jiān)管。所以加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，并增強(qiáng)他們的檔案保密觀念是十分重要的。目前我國的檔案管理工作和以往相比已經(jīng)有了根本性的轉(zhuǎn)變，以往的方法很難與當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展相適應(yīng)，因此，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)十分重要，企業(yè)及各職能部門要定期對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓他們掌握最新的法律法規(guī)。

三、結(jié)語

隨著檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和智能化，使得檔案保密工作開始面臨各種新的挑戰(zhàn)，因此需要檔案管理人員轉(zhuǎn)變觀念、不斷創(chuàng)新，做好信息化檔案的保密工作，從而使檔案管理中的保密工作能夠提到一個(gè)更高水平。

[1]劉正平.探究如何做好檔案管理中的保密工作[J].神州,2013（16）:279.

[2]邱麗艷.如何做好檔案管理中的保密工作[J].黑龍江檔案,2013（04）:108.