文/廣東省建筑設計研究院 葉琳芳

知識管理趨勢下勘察設計行業(yè)的檔案信息化建設

文/廣東省建筑設計研究院 葉琳芳

本文在介紹知識管理是勘察設計行業(yè)信息化發(fā)展趨勢的基礎上，分析行業(yè)內(nèi)檔案信息化建設現(xiàn)狀及存在問題，認為知識管理的實施對于促進檔案信息化管理和開發(fā)檔案信息資源具有積極意義，并提出如何構(gòu)建以知識管理為導向的檔案信息化建設體系。

檔案；檔案信息化；知識管理；勘察設計

一、勘察設計行業(yè)信息化的發(fā)展趨勢

目前我國勘察設計行業(yè)大部分單位對知識管理僅處于收集、積累的起步階段，例如，正在逐步建設以設計數(shù)據(jù)管理為核心的應用平臺，可根據(jù)需求擴展其知識庫的分類，將設計成品、科研成果轉(zhuǎn)化為分類專題知識庫，實現(xiàn)資源整合共享。而行業(yè)內(nèi)有的企業(yè)在知識收集、融合、利用和創(chuàng)新方面的建設取得了顯著成果，構(gòu)建了項目工程檔案數(shù)據(jù)模型，集成管理檔案、圖書、情報資源，開發(fā)了以檔案信息資源為核心的多元化數(shù)據(jù)中心、高效的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)和智能的知識利用平臺，建立知識管理實施體系，實現(xiàn)知識資源統(tǒng)一整合和標準化、規(guī)范化管理，并智能推送，從而實現(xiàn)個人知識組織化，組織知識個人化，提升核心競爭力。

勘察設計行業(yè)信息化發(fā)展從以數(shù)據(jù)管理為核心，到現(xiàn)在大部分以信息管理為核心，最終必將提升到以知識管理為核心。行業(yè)的發(fā)展決定了知識管理的必然性，而行業(yè)信息化的發(fā)展趨勢，必將深刻地影響檔案信息化建設的發(fā)展趨勢。

二、勘察設計行業(yè)檔案信息化建設的現(xiàn)狀

檔案管理大多經(jīng)歷了手工管理階段、計算機輔助管理階段、檔案信息資源管理階段三個階段，部分行業(yè)領先的企業(yè)已經(jīng)開始探索知識管理。隨著行業(yè)內(nèi)越來越多企業(yè)使用協(xié)同設計、出圖管理等系統(tǒng)，逐步實現(xiàn)“從管理紙質(zhì)檔案向管理電子檔案轉(zhuǎn)變，從管理靜態(tài)文檔向動態(tài)電子文檔過程管理轉(zhuǎn)變，從只管理終版文件向工程全生命周期的文件管理轉(zhuǎn)變”，逐步實現(xiàn)電子文件的存儲、查詢、共享、權(quán)限、版本控制等管理，從而奠定了實現(xiàn)工程電子檔案全生命周期管理和進而開展知識管理的良好基礎。

推進檔案信息化有利于推動實施知識管理，促進資源共享，但現(xiàn)階段行業(yè)內(nèi)檔案信息化建設中仍普遍存在以下問題：

一是檔案管理人員容易安于現(xiàn)狀，忙于傳統(tǒng)的檔案整理和調(diào)閱圖紙這些繁瑣的常規(guī)性業(yè)務工作，管理理念和工作方式?jīng)]有與時俱進，缺乏開展檔案收集工作的多維視角，尚未樹立前端化、全過程管理的理念，沒有主動地參與設計過程的管理和控制，僅靠管理手段難以驗證歸檔電子文件的真實性、完整性和有效性。

二是由于單位的設計成果、科研成果分散在各設計部門，出于自己查閱方便、保護本部門知識產(chǎn)權(quán)的思想，這些部門歸檔意識和共享意識不足，大大增加了檔案部門檔案收集及時、齊全完整和資源共享最大化利用的難度。工程檔案歸檔范圍廣，文件內(nèi)容較多，時間跨度大，歸檔工作在后端，檔案部門難以判斷歸檔內(nèi)容是否齊全完整，十分被動。

三、構(gòu)建以知識管理為導向的檔案信息化建設體系

作為知識型企業(yè)，勘察設計單位歷年積累的設計成果和科研成果豐碩，可挖掘利用的知識資源豐富，若這些資源不能規(guī)范積累和有效利用，無疑是對企業(yè)知識資源的巨大浪費，而豐富的檔案信息資源正是顯性知識的主體，因此，借助知識管理的發(fā)展趨勢，做好信息化中長期規(guī)劃，加快推進檔案信息化建設極其重要。

檔案信息化是檔案事業(yè)發(fā)展中的一項動態(tài)系統(tǒng)工程，“它不是單純的技術(shù)現(xiàn)代化、手段現(xiàn)代化過程，也不能簡單地與檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡化建設等同起來”，它要求檔案部門將信息技術(shù)運用到檔案管理中去，“以檔案信息資源建設為核心，信息網(wǎng)絡為基礎，信息人才為依托，檔案信息法規(guī)、政策、標準為保障”。當前，對于大多數(shù)企業(yè)來說，員工對知識管理的認可度低，信息化層次和使用效率低，尚未具備全面鋪開開展知識管理的條件，為此，知識管理需分三步走，第一步是夯實檔案信息化基礎，推動知識管理的實施；第二步是分步建設知識體系，優(yōu)化資源利用；第三步是優(yōu)化內(nèi)部管理，完善管理機制。而對于檔案管理部門來說， 在這過程中構(gòu)建以知識管理為導向的檔案信息化建設體系可大有作為。

（一）夯實檔案信息化基礎，推動知識管理的實施。以檔案信息化作為知識管理的基礎是勘察設計行業(yè)的必然選擇，一是設計檔案是設計人員的直接成果，是設計單位數(shù)量最多、價值最高、利用最頻繁的信息資源；二是檔案管理已有比較完善的基礎，同時也已積累了大量的經(jīng)過系統(tǒng)整理的信息資源。因此，實施知識管理，首先就要開展以知識管理為導向的檔案管理，進而是以檔案管理為基礎的知識管理。針對行業(yè)內(nèi)檔案信息化管理現(xiàn)狀，提出以下三點：

第一，增強共享意識。知識管理不是某個部門、某部分人的事，需要每個部門、每個員工的共同參與，共建、共享知識資源。保護知識產(chǎn)權(quán)可以激勵信息資源的創(chuàng)造與產(chǎn)生，但知識產(chǎn)權(quán)的過度保護，在一定程度上又會抑制信息資源的共享與使用。知識產(chǎn)權(quán)代表了智力成果創(chuàng)造者與投資者的利益，屬于個體利益，而資源共享代表的是單位集體利益，即代表了所有員工共同使用信息資源的權(quán)利，如何平衡兩者利益，增強共享意識和共建動力，是實施知識管理首要解決的問題。

第二，豐富知識資源。一方面，開展數(shù)字化工作，尤其是圖紙檔案，將歷年來大量的紙質(zhì)圖紙轉(zhuǎn)化為電子圖紙，上傳到檔案管理系統(tǒng)，并進行圖紙信息著錄，便于設計人員在線檢索、預覽圖紙，促進檔案信息資源的高效利用；

另一方面，樹立以知識管理為導向的檔案管理意識，明確依據(jù)利用需求，擴寬資源收集范圍，為專項知識庫建設打好基礎。

第三，加強各管理環(huán)節(jié)的無縫對接。以檔案信息化為基礎的知識管理，并不僅僅是檔案部門的工作，它涉及到技術(shù)管理、項目管理等多個環(huán)節(jié)和多個部門，是一個綜合管理控制過程，從信息資源的形成、收集、整合到安全使用，需要各部門的有力支持和配合，不同系統(tǒng)間的相關(guān)數(shù)據(jù)對接和整合對于實施知識管理至關(guān)重要。知識管理需要建立在完善的標準管理、過程管理和成果管理的基礎上，所以首先需要通過各種過程管理系統(tǒng)實現(xiàn)對設計過程的全程管理和對生產(chǎn)經(jīng)營、行政管理的全面管理，這正是獲取知識資源的基礎，進而對已有的過程數(shù)據(jù)和成果數(shù)據(jù)進行科學梳理，從中提取有效知識，深入挖掘，形成知識地圖，便于檢索利用、智能推送。

（二）分步建設知識體系，優(yōu)化資源利用。知識管理的基礎和核心是資源建設，目標和導向是知識服務。首先必須明確知識的來源、結(jié)構(gòu)和價值，深化分析核心知識和知識服務應用的需求，從戰(zhàn)略發(fā)展、業(yè)務流程等進行總體規(guī)劃，制訂目標和實施策略，然后分步建設知識庫，建立知識管理系統(tǒng)或平臺，深化數(shù)據(jù)的組織，優(yōu)化數(shù)據(jù)的利用，解決各類知識資源的收、存、管、用問題，提供資源整合共享、交流指導、多維度展示及檢索利用的平臺，方便利用者自如地獲取知識和分享知識。依據(jù)企業(yè)自身需求分步建立專題知識庫是構(gòu)建知識體系的基礎，如建立包括行業(yè)規(guī)范、作業(yè)指導書、標準圖集等的基礎庫，包括方案、圖紙、設計資料、圖片視頻等的工程庫，包括標準流程庫、標準產(chǎn)品庫、論文庫、科研成果庫、專利庫等的成果庫，等等。

（三）優(yōu)化內(nèi)部管理，完善管理機制。無論是檔案信息化建設還是實施知識管理，都不僅僅是建立系統(tǒng)、集中數(shù)據(jù)，更重要的是要為有效的資源獲取、分享和利用創(chuàng)造條件，需要技術(shù)、管理和文化三重體系的支持。因此，為確保知識管理平臺的及時更新、長效運行，需要優(yōu)化內(nèi)部管理，完善知識管理機制，包括知識管理崗位制度、知識發(fā)布和更新制度、知識使用規(guī)范、知識考評制度等，充分調(diào)動設計人員的積極性和主動性，引導他們改變觀念，把知識管理工作納入崗位職責，同時盡量不增加他們的工作負擔。

雖然知識管理在勘察設計行業(yè)的應用還處于探索階段，但其重要性和緊迫性已逐漸成為行業(yè)共識，若能長遠規(guī)劃，確立知識管理發(fā)展戰(zhàn)略，推動信息化建設，必將推動企業(yè)在科技創(chuàng)新和可持續(xù)發(fā)展的道路上更快地前進。無論是信息化建設還是知識管理，都不是個別部門的事情，需要多個部門合作、全員參與，檔案部門應抓住機遇，在做好檔案實體、信息利用服務的基礎上，進一步創(chuàng)新管理方式和服務方式，促進檔案信息資源更好地發(fā)揮其憑證價值和參考價值。

[1]中國勘察設計協(xié)會，關(guān)于印發(fā)《“十二五”工程勘察設計行業(yè)信息化工作指導意見》的通知[Z]，中設協(xié)字〔2011〕30號.

[2]郝亞力，設計公司建筑設計檔案的管理特點與方法[J]，城建檔案，2005（3）.

[3]黃志文，關(guān)于檔案信息化建設實效性的思考[J]，檔案學研究，2003（4）.