文/廣安市前鋒區(qū)人力資源服務(wù)中心 向小兵

關(guān)于大學(xué)生畢業(yè)檔案接收管理工作的幾點思考

文/廣安市前鋒區(qū)人力資源服務(wù)中心 向小兵

高校學(xué)生檔案是大學(xué)生考研、考公務(wù)員以及以后踏入工作崗位進(jìn)行轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、社保金辦理等的重要憑證，關(guān)系著一個人今后一生的工作和生活。因此，做好大學(xué)生畢業(yè)檔案接收管理工作極其重要。

大學(xué)生；畢業(yè)檔案；接收管理

畢業(yè)檔案包含大學(xué)生本人履歷、身份、黨團(tuán)資料、獎懲、任免、學(xué)籍、學(xué)位等信息，是大學(xué)生在讀期間學(xué)習(xí)、生活及社會實踐的真實記錄，也是用人單位對大學(xué)生選拔聘用、晉升培養(yǎng)的重要依據(jù)。大學(xué)生畢業(yè)檔案接收管理水平對高校畢業(yè)生和社會供需關(guān)系是否協(xié)調(diào)有著緊密聯(lián)系。然而目前大學(xué)生畢業(yè)檔案接收管理工作還存在檔案投遞意識不強，缺少便捷的接收窗口等方面的問題。因此，想要改變這一現(xiàn)狀就必須加強大學(xué)生畢業(yè)檔案接收管理工作，著力解決檔案接收管理過程中存在的主要問題，力爭為大學(xué)畢業(yè)生的就業(yè)夯實基礎(chǔ)，為人才的流動以及誠信體系的建設(shè)提供有力支撐。

一、大學(xué)生畢業(yè)檔案接收管理工作中存在的問題

現(xiàn)階段，檔案接收工作正面臨諸多的機遇和挑戰(zhàn)， 但在發(fā)展過程中仍存在很多不利因素，給檔案接收工作帶來很大困難和阻礙。

（一）畢業(yè)生檔案投遞意識不強，缺乏重視。每個人的人事檔案的重要性和個人身份證幾乎相當(dāng)，然而，由于長期以來人們對檔案信息資源重要性的認(rèn)識還很不夠，對檔案接收管理工作的認(rèn)識沒有達(dá)到足夠的高度，以致許多大學(xué)生畢業(yè)后只注重于尋找工作，而常常好幾年都不理會檔案，也不來辦理任何手續(xù)，直到需要檔案的時候卻怎么也找不到。這些都表明了部分大學(xué)生缺乏對畢業(yè)檔案工作的了解，忽視檔案工作。隨著近年來勞動合同簽訂的要求提高，簽合同時必須有檔案跟隨，這種忽視檔案的情況已經(jīng)大大減少，但仍然有部分大學(xué)生畢業(yè)檔案投遞意識有待加強。

（二）缺少便捷的畢業(yè)生檔案投遞窗口。個人檔案記載著一生的人事檔案關(guān)系，但由于畢業(yè)生對檔案的重要性程度認(rèn)識不夠以及缺少檔案投遞窗口，許多學(xué)生都是直接將檔案郵寄給所報到的單位，但是郵寄不僅安全性低還容易出現(xiàn)各種問題。例如很多學(xué)生檔案郵寄地址填寫不夠規(guī)范，誤以為檔案郵寄地址如同普通郵寄地址一般，只要地址內(nèi)容填寫的足夠詳細(xì)，所報到的單位就能收到，殊不知報到單位的性質(zhì)決定了是否能夠接收到機要文件，給檔案接收工作帶來極大的隱患。

（三）大學(xué)生畢業(yè)檔案核對入庫方面存在滯后。許多檔案從業(yè)人員從思想上不重視檔案利用工作，工作松散，參與意識淡薄，社會競爭意識不強，不講效益，在工作中缺乏主動性，這導(dǎo)致大學(xué)生畢業(yè)檔案核對入庫方面存在嚴(yán)重滯后現(xiàn)象。這與新時代要求提供高質(zhì)量、高效率的服務(wù)很不協(xié)調(diào)，造成檔案信息的極大浪費。同時，單位也沒有把接收檔案事業(yè)的發(fā)展納入議事日程，對接收檔案工作在人員配置、資源配置、資金投入等方面都比較少，也同樣造成了檔案核對入庫方面的滯后。

二、關(guān)于做好畢業(yè)檔案接收管理工作的對策探討

隨著社會的發(fā)展，大學(xué)生檔案接收管理水平提升已經(jīng)迫在眉睫，營造一個便捷、高效的接收管理環(huán)境是一個必然的趨勢。

（一）加強檔案重要性宣傳，使畢業(yè)生端正觀念。對于大學(xué)生忽視檔案的情況，需要加強宣傳，通過網(wǎng)絡(luò)傳播、發(fā)放宣傳單等多種方式宣傳檔案存放流程、人事代理情況說明、就業(yè)優(yōu)惠政策。讓學(xué)生本人充分認(rèn)識到學(xué)生檔案的重要性，了解學(xué)生檔案的材料入檔范圍、畢業(yè)后檔案可能轉(zhuǎn)遞的去向，檔案轉(zhuǎn)出后如何查閱等知識，從而自覺加強高校畢業(yè)生檔案的收集歸檔工作。每年的3月到6月份，是高校畢業(yè)生就業(yè)的重要時段。在此期間要加強對畢業(yè)生檔案的收集，以便在學(xué)生畢業(yè)之后能及時、完整地將畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)出。歸檔材料必須進(jìn)行嚴(yán)格登記，移交時必須有移交清單，移交人和接收人各執(zhí)一份，做到責(zé)任明確、查有依據(jù)。

（二）設(shè)立專門服務(wù)窗口，提供一站式服務(wù)。據(jù)悉，許多同學(xué)會因為對畢業(yè)檔案重要性的認(rèn)識不夠，不熟悉檔案包含范圍，加上檔案投遞麻煩等原因，而不急于甚至放棄投遞檔案。針對于此問題，筆者建議：在人才中心設(shè)置檔案“一站式”接收窗口，并保證接收窗口的業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員熟悉檔案接收的各項相關(guān)業(yè)務(wù)的辦理流程，具有較高的服務(wù)意識和熱情的服務(wù)態(tài)度，為人才提供快速便捷、高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。在接受畢業(yè)生檔案托管咨詢時，做到熱情有禮、有問必答，同時為畢業(yè)生提供政策咨詢、檔案接收、人事代理等一條龍服務(wù)，使大學(xué)生檔案投遞更為便捷，使檔案接收管理工作得到進(jìn)一步加強。

（三）設(shè)置專人進(jìn)行接收，確保檔案及時入庫。對于檔案管理的流程需要嚴(yán)格規(guī)范，安排專人負(fù)責(zé)檔案接收工作，確保當(dāng)日接受的檔案當(dāng)日登記、當(dāng)日核對、當(dāng)日入庫，嚴(yán)格把控檔案接收流程的各環(huán)節(jié)，確保新進(jìn)檔案無差錯，切實對畢業(yè)生負(fù)責(zé)、對社會負(fù)責(zé)。同時還需要有明確的激勵制度和相應(yīng)的法律法規(guī)，對于那些兢兢業(yè)業(yè)工作的工作人員要給予精神和物質(zhì)的雙重獎勵；相反，對于拈輕怕重、消極怠工的那些人就要給予相應(yīng)的懲罰。并將工作人員的工作成績和服務(wù)態(tài)度納入到職務(wù)升遷和職稱評定中去，以此來對工作人員形成制度化的約束，提高人員工作積極性，為做好檔案接收管理工作，營造一個積極、高效的環(huán)境，確保檔案及時入庫。

三、結(jié)語

大學(xué)生檔案管理在當(dāng)今社會的發(fā)展中具有十分重要的地位，在一定程度上決定了一個畢業(yè)生今后的發(fā)展，甚至是對社會的穩(wěn)定也有重要的意義，因此，機關(guān)事業(yè)單位首先要樹立一定的檔案接收管理意識，以服務(wù)為根本宗旨，積極探索，不斷創(chuàng)新，采取更積極有效的措施，解決目前大學(xué)生畢業(yè)檔案接收管理存在的諸多問題，促使大學(xué)生檔案接收管理向著制度化與專業(yè)化發(fā)展，更好地為用人單位和畢業(yè)生服務(wù)。

［1］路燕琴.加強畢業(yè)大學(xué)生檔案管理的思考［J］.百家述評，2015（04）：353.

［2］紀(jì)瑩.淺談大學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢研究［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2015（12）：68.