文/湖南省第一測(cè)繪院 劉瑩

新時(shí)期事業(yè)單位文書檔案的管理工作探究

文/湖南省第一測(cè)繪院 劉瑩

文書檔案是事業(yè)單位在從事社會(huì)管理活動(dòng)中形成的文件材料，記錄了單位的各種信息，具有保存價(jià)值，是檔案管理工作中不可缺少的重要組成部分。隨著社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，如何在信息化、計(jì)算機(jī)時(shí)代做好事業(yè)單位文書檔案的管理工作成了備受關(guān)注的課題。本文對(duì)目前事業(yè)單位文書檔案管理工作的開展現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，并針對(duì)存在的問(wèn)題提出了一些建議。

新時(shí)期；事業(yè)單位；文書檔案；發(fā)展現(xiàn)狀；應(yīng)對(duì)策略

一、文書檔案管理對(duì)事業(yè)單位發(fā)展的意義

事業(yè)單位文書檔案是檔案管理的基礎(chǔ)性的工作，真實(shí)記載了單位員工個(gè)人信息及單位工作各方面信息，是單位重要的信息資源，直接影響著管理層的決策。管理層可以根據(jù)檔案記錄制定科學(xué)合理的工作計(jì)劃，從而有效地提高工作效率及質(zhì)量，促進(jìn)事業(yè)單位的進(jìn)步與發(fā)展。事業(yè)單位的文書檔案較全面地記載了事業(yè)單位的各方面信息，不僅彌補(bǔ)了國(guó)家檔案的不足，還為我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供信息服務(wù)。

二、事業(yè)單位文書檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制的改革，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，我國(guó)事業(yè)單位文書檔案也正在由紙質(zhì)管理向電子信息管理轉(zhuǎn)變。文書檔案管理工作在轉(zhuǎn)型過(guò)程中存在一些問(wèn)題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）事業(yè)單位檔案管理制度不完善、缺乏管理及責(zé)任意識(shí)。據(jù)調(diào)查顯示，目前事業(yè)單位檔案管理的問(wèn)題主要表現(xiàn)在檔案管理制度不完善，制度紊亂，致使在實(shí)際應(yīng)用中漏洞百出。有的事業(yè)單位雖然有明確的制度但僅存在于表面形式，沒(méi)有真正落實(shí)，執(zhí)行效果差。出現(xiàn)此類情況的主要原因，一方面是有的單位領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)檔案管理不重視，存在“重技術(shù)，輕檔案”現(xiàn)象，對(duì)文書檔案的要求僅是保存完整，需要時(shí)參考即可。另一方面是相關(guān)人員對(duì)制度執(zhí)行時(shí)缺乏責(zé)任意識(shí)，致使文書檔案資料收集不完整。

（二）管理人員綜合素質(zhì)有待進(jìn)一步提升。文書檔案管理不僅是事業(yè)單位必不可少的行政工作，同時(shí)也是一項(xiàng)專業(yè)性技術(shù)性很強(qiáng)的技術(shù)工作，事業(yè)單位文書檔案管理人員必須具有相應(yīng)的素質(zhì)才能夠勝任檔案管理工作。目前，雖然我國(guó)事業(yè)單位有比較穩(wěn)定的檔案管理人員，但進(jìn)入信息化時(shí)代后，信息發(fā)展迅速，文書檔案管理隊(duì)伍文化程度及專業(yè)素質(zhì)依然無(wú)法適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展需要，滿足工作要求，尤其缺乏對(duì)文書檔案進(jìn)行深層次開發(fā)和研究的專業(yè)性人才。

（三）事業(yè)單位文書檔案管理綜合水平有待提升。改革創(chuàng)新是社會(huì)進(jìn)步發(fā)展的靈魂。改革開放以來(lái)，我國(guó)事業(yè)單位在不斷地改良立異。隨著計(jì)算機(jī)的普及應(yīng)用，若文書檔案管理系統(tǒng)沒(méi)有合理完善的管理標(biāo)準(zhǔn)，很難達(dá)到統(tǒng)一通用的要求，致使許多電子文檔難以準(zhǔn)確、及時(shí)歸檔。文書檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化有待提高。

三、新時(shí)期事業(yè)單位文書檔案管理工作需改進(jìn)的措施

（一）建立并完善文書檔案管理規(guī)章制度，提高對(duì)檔案管理的重視程度。健全的文書檔案制度是文書檔案管理工作的發(fā)展的必然要求。首先，根據(jù)國(guó)家事業(yè)單位標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位文書檔案管理工作的實(shí)際，建立并完善文書檔案管理規(guī)章制度。其次，為適應(yīng)社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)發(fā)展，必須提高單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視程度，同時(shí)加大文書檔案的宣傳力度，使每個(gè)員工認(rèn)識(shí)到文書檔案的重要性及對(duì)事業(yè)單位發(fā)展帶來(lái)的影響，增強(qiáng)相關(guān)人員的責(zé)任意識(shí)，端正工作態(tài)度，保證檔案管理工作的質(zhì)量要求。

（二）提升案管理人員業(yè)務(wù)綜合素質(zhì)。提升文書檔案的管理水平其中一個(gè)重要因素就是提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。文書檔案管理工作煩瑣龐大，要求文書檔案管理人員不僅要有較強(qiáng)的責(zé)任心、奉獻(xiàn)精神，還要有過(guò)強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)水平。通過(guò)員工內(nèi)部培訓(xùn)，提高文書檔案管理人員的電子檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，學(xué)習(xí)管理檔案的新方法，新觀念，使專業(yè)知識(shí)與實(shí)際工作相結(jié)合，不斷創(chuàng)新，在新的發(fā)展時(shí)期，適應(yīng)改創(chuàng)新形勢(shì)下的檔案管理工作。

（三）強(qiáng)化使用新型的文書檔案管理模式。新時(shí)期，為了適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，事業(yè)單位文書檔案管理工作必須改革與創(chuàng)新。以文檔一體化以及數(shù)字化的管理方式對(duì)檔案進(jìn)行集中式的收集、分類與存儲(chǔ)，從而為文書檔案管理創(chuàng)造良好的工作環(huán)境。信息高速發(fā)展的今天，各個(gè)單位都在使用無(wú)紙化辦公系統(tǒng)，每天都要接收很多電子文檔資料，利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)電子文件資料的管理，使文書檔案工作電子化、信息化、系統(tǒng)化，保證電子文件和紙質(zhì)文件能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)應(yīng)管理，徹底擺脫紙質(zhì)資料管理的依賴， 減輕資源損耗，提高文書檔案管理的工作效率。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，事業(yè)單位文書檔案管理工作關(guān)系著事業(yè)單位發(fā)展和進(jìn)步，單位領(lǐng)導(dǎo)及員工都應(yīng)該引起重視。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，事業(yè)單位的文書檔案管理工作還存在一些問(wèn)題，需要不斷地改革創(chuàng)新。如今已是信息化社會(huì)，數(shù)字化、信息化已經(jīng)是事業(yè)單位文書檔案管理的必然要求。因此，文書檔案管理者要不斷提高自身綜合素質(zhì)，利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)做好事業(yè)單位文書檔案管理工作。

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