文/湖北省襄陽市社會福利院 武娟

養(yǎng)老機構(gòu)檔案管理的創(chuàng)新建議初探

文/湖北省襄陽市社會福利院 武娟

人口老齡化是我國人口發(fā)展面臨的嚴峻課題，促使老年人養(yǎng)老逐步成為社會廣泛關(guān)注的問題之一。養(yǎng)老機構(gòu)能夠妥善解決老年人養(yǎng)老問題，對創(chuàng)建和諧社會起著重要作用。然而，在養(yǎng)老機構(gòu)管理方面，檔案管理一直處于薄弱地位，尚未發(fā)揮出檔案資料在推動養(yǎng)老機構(gòu)建設(shè)與發(fā)展中的效用。本文從分析養(yǎng)老機構(gòu)檔案管理的影響因素入手，提出檔案管理的創(chuàng)新建議，期望對促進檔案工作持續(xù)發(fā)展有所幫助。

養(yǎng)老機構(gòu)；檔案管理；創(chuàng)新

一、養(yǎng)老機構(gòu)檔案管理的影響因素分析

（一）檔案管理認識不足。對于養(yǎng)老機構(gòu)而言，其在對各類檔案材料進行建立和逐步完善的過程中，需要涉及大量與之相關(guān)的部門，由此對檔案的負責人員提出了更高的要求，需要他們能夠嚴格按照要求對養(yǎng)老檔案進行收集、整理及歸檔，從而確保檔案管理規(guī)范化目標的實現(xiàn)。但在實際工作中，由于養(yǎng)老機構(gòu)對檔案管理的重視程度嚴重不足，致使檔案負責人的管理意識相對薄弱，加之檔案管理以兼職的形式居多，專業(yè)管理人員的缺失，造成了檔案歸集的時間過長，這樣一來，難免會導致部分檔案材料遺漏、混亂甚至遺失的情況發(fā)生，對養(yǎng)老檔案管理工作的有序開展帶來一定程度的影響。

（二）檔案管理機制不完善。養(yǎng)老機構(gòu)作為公益性機構(gòu)，其在日常的管理工作中，建立了各方面的相關(guān)制度，如行政、財務、后勤等等，但通過對國內(nèi)一些養(yǎng)老機構(gòu)進行調(diào)查后發(fā)現(xiàn)，其中很大一部分都并未建立完善的檔案管理制度，由此導致了檔案管理工作的責任不明確，制約了檔案管理的有序開展。由于檔案管理工作缺乏統(tǒng)一和規(guī)范的管理制度，從而使其無法與養(yǎng)老機構(gòu)的發(fā)展緊密聯(lián)系到一起，大量有價值的歷史資料得不到妥善保存，對養(yǎng)老機構(gòu)檔案管理工作的有序進行帶來了極大的影響。

（三）檔案管理隊伍不穩(wěn)定。在對大量養(yǎng)老機構(gòu)進行調(diào)查后發(fā)現(xiàn)，其中很大一部分養(yǎng)老機構(gòu)都未配置專業(yè)的檔案管理人員，通常都是由其他部門的人員兼任檔案管理人員的職務，雖然這些兼職的管理人員在各自的部門都有著一定的管理才能，但由于檔案管理工作本身所具有的系統(tǒng)性，對管理人員的專業(yè)水平要求較高，而兼職的檔案管理人員很難達到這一要求。除此之外，一些養(yǎng)老機構(gòu)中修養(yǎng)人員的檔案有些會存放在護理部，有些則會存放在醫(yī)務部，還有一部分是由檔案室進行統(tǒng)一管理，因檔案管理人員均為非專業(yè)性的，并且他們的流動性相對較大，致使檔案交接過程中出現(xiàn)遺失等情況，影響了檔案管理工作的開展。

（四）檔案管理信息化建設(shè)滯后。計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)現(xiàn)已在多個領(lǐng)域中得到了廣泛應用，在這一基礎(chǔ)上，無紙化辦公、電子文件隨之出現(xiàn)，這在一定程度上改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式。然而，受各種因素的影響和制約，養(yǎng)老機構(gòu)在檔案管理方面仍以傳統(tǒng)的手工方式為主，究其根本原因是其檔案管理信息化的建設(shè)滯后，由此對檔案的保存、調(diào)用帶來了一定的影響，不利于檔案管理科學化、規(guī)范化目標的實現(xiàn)。

二、養(yǎng)老機構(gòu)檔案管理的創(chuàng)新建議

（一）更新檔案管理觀念。檔案反映著養(yǎng)老機構(gòu)發(fā)展的歷程，是養(yǎng)老機構(gòu)管理中的重要組成部分。所以，必須提高養(yǎng)老機構(gòu)全體人員的檔案管理意識，尤其對于養(yǎng)老機構(gòu)的領(lǐng)導干部而言，要更新檔案管理觀念，給予檔案管理最大程度的支持，將檔案管理納入到養(yǎng)老機構(gòu)長遠發(fā)展的規(guī)劃中，不斷強化有關(guān)檔案管理活動的宣傳教育，促使養(yǎng)老機構(gòu)內(nèi)部加深對檔案管理的認知。養(yǎng)老機構(gòu)檔案管理部門要與時俱進，樹立全新的檔案管理觀念，具體包括：其一，樹立檔案利用觀念。檔案管理不僅要重視檔案資料的收集、整理與保管，更要加強對檔案資源的開發(fā)與利用，為養(yǎng)老機構(gòu)發(fā)展提供有力依據(jù)。其二，樹立管理創(chuàng)新觀念。積極引入先進的信息技術(shù)和計算機技術(shù)，創(chuàng)新檔案管理手段，利用信息系統(tǒng)提高檔案管理工作效率，方便檔案使用者查閱資料。其三，樹立檔案服務觀念。轉(zhuǎn)變被動式的服務方式，主動收集整理檔案資料并提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務。

（二）創(chuàng)新檔案管理機制。養(yǎng)老機構(gòu)有必要將檔案規(guī)范化管理納入到重要議事日程，成立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，理順檔案管理機制。首先，健全檔案管理規(guī)章制度。檔案管理部門要依照《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)的要求，結(jié)合養(yǎng)老機構(gòu)自身的特點，針對檔案資料收集、整理、保管、移交、利用、鑒定等各個環(huán)節(jié)制定相關(guān)制度，強化對檔案的統(tǒng)一管理，促使檔案管理向制度化、規(guī)范化的方向發(fā)展。其次，優(yōu)化檔案管理流程。養(yǎng)老機構(gòu)檔案管理要與業(yè)務管理協(xié)調(diào)同步，確保檔案資料收集完整，這就要求檔案工作人應具備完成業(yè)務辦理與檔案管理雙重任務的能力，保證檔案管理工作效率和質(zhì)量。再次，落實人員管理機制。明確檔案工作人員的崗位職責，定期對工作人員進行業(yè)務培訓，建立起合理的薪酬體系，落實績效考核制度，并將考核結(jié)果與工作人員薪酬掛鉤。

（三）重視高素質(zhì)檔案管理隊伍建設(shè)。檔案管理工作的開展離不開專業(yè)的檔案管理人員，為此，養(yǎng)老機構(gòu)應當重視對高素質(zhì)、專業(yè)性檔案管理隊伍的建設(shè)，借此來提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)水平，使其能夠更好地完成檔案管理工作。一方面，養(yǎng)老機構(gòu)應當加大對檔案管理人員的培訓力度，通過崗位培訓與繼續(xù)教育等方式，拓展檔案管理人員的思維，豐富他們的知識結(jié)構(gòu)，使其了解并掌握相關(guān)的專業(yè)技能，確保檔案管理工作的有序開展。另一方面，檔案管理人員應當注重自身專業(yè)水平的提升，借助一些渠道進行檔案管理的學習，增強工作能力，在做好檔案管理工作的同時，為養(yǎng)老機構(gòu)的發(fā)展貢獻力量。

（四）加快檔案管理信息化建設(shè)。在信息化時代到來的今天，對檔案管理工作提出了全新的要求，養(yǎng)老機構(gòu)傳統(tǒng)的檔案管理工作方式已經(jīng)無法滿足養(yǎng)老機構(gòu)發(fā)展的需要。為此，必須在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上提高養(yǎng)老機構(gòu)檔案管理工作的標準，為實現(xiàn)這一目標應當加快檔案管理信息化的建設(shè)速度。在檔案管理工作中，運用數(shù)字化技術(shù)能夠使養(yǎng)老檔案資源得到合理的開發(fā)與利用，為使用者提供全面、完整的信息資料。同時在檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化后，可以防止有價值的檔案資料丟失。鑒于此，養(yǎng)老機構(gòu)應當構(gòu)建起一套相對完善的檔案管理信息化系統(tǒng)，從而使信息化的檔案管理形式與計算機檢索方式有機結(jié)合到一起，為檔案管理工作的開展提供便利條件，這樣不但可以提高信息檢索查詢效率，而且還能對養(yǎng)老檔案原始資料起到一定的保護作用。

三、結(jié)論

總而言之，檔案資料是養(yǎng)老機構(gòu)開展各項工作的重要憑證，必須提高養(yǎng)老機構(gòu)內(nèi)部對檔案管理的重視程度。隨著養(yǎng)老機構(gòu)接納老年人的數(shù)量逐步增多，養(yǎng)老機構(gòu)的任務日益繁重，這對檔案管理工作提出了更高的要求。所以，養(yǎng)老機構(gòu)應加快檔案管理創(chuàng)新，樹立全新的檔案工作觀念，創(chuàng)新檔案管理機制，采用先進的檔案管理手段，從而促使檔案管理工作滿足新時期下養(yǎng)老機構(gòu)的發(fā)展需求。

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