文/煙臺市福山區(qū)公共就業(yè)（人才）服務(wù)中心 唐功樹

完善企業(yè)流動(dòng)人員檔案 提高人才公共服務(wù)質(zhì)量

文/煙臺市福山區(qū)公共就業(yè)（人才）服務(wù)中心 唐功樹

隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)人員的流動(dòng)性越來越大，原有的人員檔案管理體系越來越不能滿足人事發(fā)展的需要，這對企業(yè)流動(dòng)人員的管理提出了新的要求。本文主要論述流動(dòng)人員檔案管理的現(xiàn)狀，存在的問題以及完善流動(dòng)人員檔案的策略。

流動(dòng)人員；檔案管理；人才公共服務(wù)質(zhì)量；提升

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，社會(huì)結(jié)構(gòu)的多元化，各行各業(yè)對人才的需求越來越大，企業(yè)的人員流動(dòng)也隨之增大，隨著人才的頻繁流動(dòng)，傳統(tǒng)的流動(dòng)人員檔案管理體系受到了極大的挑戰(zhàn)。因此，創(chuàng)新流動(dòng)人員管理體系，加強(qiáng)流動(dòng)人員方案管理的發(fā)展，適應(yīng)流動(dòng)人員人事管理的改革，促進(jìn)人才的合理流動(dòng)很有必要。

一、流動(dòng)人員檔案的現(xiàn)狀

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，企業(yè)人員的流動(dòng)性加大，傳統(tǒng)人事管理體系的問題越來突出，具體問題有以下幾個(gè)方面。

（一）管理機(jī)構(gòu)混亂，管理人員專業(yè)素養(yǎng)缺乏。管理機(jī)構(gòu)混亂。有些民辦公司、人才開發(fā)中心、人才服務(wù)部等機(jī)構(gòu)不接收和管理流動(dòng)人員的檔案，擾亂了流動(dòng)人員檔案管理的秩序。還有一些用人單位在招聘時(shí)不需要提供檔案，這些給檔案的管理工作帶來了很多不必要的麻煩。

管理人員的專業(yè)素養(yǎng)缺乏，專業(yè)化程度欠缺。人事檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平較低。檔案管理人員專業(yè)化程度不夠，在檔案管理工作上的投入不足，使檔案管理不能夠合理、規(guī)范的進(jìn)行，難以為流動(dòng)人員檔案服務(wù)工作提供高效的服務(wù)。

（二）流動(dòng)人員檔案的意識不夠強(qiáng)烈。目前，人們對人事檔案的意識不夠強(qiáng)烈。據(jù)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，近半數(shù)的人認(rèn)為人事檔案沒有什么用。檔案資料隨意存放，有的甚至自己保管，有些人員進(jìn)行工作的轉(zhuǎn)換之后，不按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行檔案的轉(zhuǎn)移處理，經(jīng)常出現(xiàn)流動(dòng)人員檔案丟失等現(xiàn)象。由于人事檔案意識淡薄，人事檔案工作也很難被重視。

（三）流動(dòng)人員檔案信息不完整。在檔案管理工作中，檔案的收集是檔案管理工作的一個(gè)難點(diǎn)。由于流動(dòng)人員對檔案不重視，很多人員的檔案材料是不齊全的，例如個(gè)別材料缺失，尤其是一些重要的材料如學(xué)歷、職稱，養(yǎng)老保險(xiǎn)繳納等內(nèi)容，加之檔案管理部門的疏忽和管理的不規(guī)范，沒能夠及時(shí)糾正和要求流動(dòng)人員補(bǔ)交遺漏的材料，造成檔案材料內(nèi)容的不完整，使得檔案無法發(fā)揮作用，不能很好地反應(yīng)人員的檔案情況。

（四）流動(dòng)人員檔案真實(shí)性問題。人事檔案信息量不足，內(nèi)容失真，導(dǎo)致可信度降低。人事檔案內(nèi)容不能全面地反映人員的特點(diǎn)，多數(shù)的考核、鑒定材料套話居多，參考價(jià)值不高。有些人事檔案內(nèi)容不真實(shí)，例如年齡、學(xué)歷不真實(shí)的現(xiàn)象，導(dǎo)致人事檔案的可信度降低。

（五）流動(dòng)人員檔案管理法律法規(guī)不夠完善。流動(dòng)人員檔案管理法律法規(guī)具有地方性的特點(diǎn)，缺乏統(tǒng)一的管理制度標(biāo)準(zhǔn)。這種情況使得地方與地方之間流動(dòng)人員的檔案管理存在很大差異，很難統(tǒng)一起來管理，也給檔案的管理帶來不便。

另外，還有流動(dòng)人員檔案出現(xiàn)泄密的情況，這主要是因?yàn)闄n案管理人員的法律意識薄弱，不遵循檔案管理的法律法規(guī)的規(guī)定造成的，這樣隨便泄露他人信息的行為，給流動(dòng)人員帶來不良的影響。

二、加強(qiáng)流動(dòng)人員檔案管理的策略

（一）建立完善的人事檔案管理體制，提高管理人員專業(yè)素養(yǎng)。針對我國流動(dòng)人員檔案管理存在的問題，需要建立和完善我國人事檔案管理體制。人事檔案對組織管理尤為重要，因此，必須明確人事檔案管理的的權(quán)利和責(zé)任。

提高企業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)和管理水平，加強(qiáng)流動(dòng)人員學(xué)習(xí)和了解檔案管理的政策法規(guī)，增強(qiáng)人們的檔案管理意識。對大中型企業(yè)進(jìn)行專業(yè)的指導(dǎo)，將檔案管理工作重視起來，有助于檔案管理部門的統(tǒng)一管理。將流動(dòng)人員的重要資料建立好檔案，包括學(xué)歷、職稱和保險(xiǎn)等，保障流動(dòng)人員的檔案管理工作的進(jìn)行。堅(jiān)決杜絕企業(yè)在檔案管理過程中出現(xiàn)不良現(xiàn)象，努力發(fā)揮流動(dòng)人員檔案管理的服務(wù)功能，提高管理效率。

（二）提升流動(dòng)人員檔案管理水平。做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，要加大人力、財(cái)力、物力等方面的投入，提高檔案管理的配置，保障流動(dòng)人員檔案的安全。在信息化程度日益增加的社會(huì)，流動(dòng)人員檔案的信息化管理是關(guān)鍵，利用先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)對流動(dòng)人員檔案進(jìn)行存儲和管理，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理化是當(dāng)前流動(dòng)人員檔案管理的重要措施。相關(guān)部門可以研究開發(fā)適合流動(dòng)人員檔案管理的軟件，對流動(dòng)人員檔案動(dòng)態(tài)化管理。另外，利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立人員檔案跟蹤系統(tǒng)，保持流動(dòng)人員檔案的同步更新，能夠真實(shí)地反應(yīng)流動(dòng)人員的檔案情況。

（三）加強(qiáng)流動(dòng)人員的檔案信息內(nèi)容管理。為確保流動(dòng)人員檔案信心內(nèi)容的完整性應(yīng)該建立流動(dòng)人員檔案收集的長效機(jī)制，應(yīng)該制定規(guī)范的制度，明確歸檔的材料內(nèi)容、歸檔的時(shí)間和范圍等。對相關(guān)材料缺少的情況，要及時(shí)進(jìn)行處理。流動(dòng)人員檔案管理人員應(yīng)該不斷地收集檔案，不斷地充實(shí)檔案的內(nèi)容。流動(dòng)人員的檔案常常處于變化中，為了避免檔案內(nèi)容的丟失和遺漏，必須做好搜集工作，要及時(shí)搜集，及時(shí)歸檔，及時(shí)補(bǔ)充檔案信息。各個(gè)檔案管理部門應(yīng)該建立完善地檔案材料的收集、補(bǔ)充、歸檔的制度，保證流動(dòng)人員檔案信息的完整性。

加強(qiáng)檔案內(nèi)容的鑒別工作和傳遞工作。建立健全的企業(yè)流動(dòng)職工的檔案管理制度，任何材料內(nèi)容都不得擅自隨意涂改、拿取或者是偽造檔案內(nèi)容等，更不能擅自保存檔案或者銷毀檔案，流動(dòng)人員檔案在歸檔前一定要進(jìn)行嚴(yán)格審查。嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行檔案的轉(zhuǎn)移和管理，避免流動(dòng)人員檔案轉(zhuǎn)移時(shí)出現(xiàn)各種問題，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)、有效。

（四）完善流動(dòng)人員檔案的相關(guān)法律制度。建立完善的法律和法規(guī)制度，加強(qiáng)流動(dòng)人員檔案的管理工作，更好地實(shí)現(xiàn)流動(dòng)人員檔案管理的規(guī)范和統(tǒng)一。必須依法辦事，違法必究，對違反相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定的應(yīng)當(dāng)給予相應(yīng)的處罰，保證流動(dòng)人員檔案的安全，發(fā)揮流動(dòng)人員檔案管理工作的作用，合理地管理流動(dòng)人員檔案。要及時(shí)糾正流動(dòng)人員檔案管理工作中管理制度混亂的現(xiàn)象。相關(guān)部門一定要按照法律法規(guī)進(jìn)行管理工作，加強(qiáng)監(jiān)督和指導(dǎo)的力度，做到依法做事，堅(jiān)持原則。例如，在進(jìn)行檔案收集和補(bǔ)充的過程中，一定要保持內(nèi)容的真實(shí)性，對文字不清楚，檔案材料不完整不齊全的，在進(jìn)行整理的時(shí)候一定要禁止私自涂改、隨意加工，確保檔案材料的原貌，不能隨意擴(kuò)大和縮小內(nèi)容范圍。在保存檔案時(shí)，與檔案管理工作無關(guān)的人員不得隨意進(jìn)入檔案管理資料室，禁止私自保存?zhèn)€人和他人檔案。檔案借出時(shí)要妥善保管，禁止涂改、拆封和批注檔案材料。傳遞和轉(zhuǎn)交檔案材料時(shí)要嚴(yán)格進(jìn)行包裝，對檔案材料進(jìn)行密封，嚴(yán)禁本人公開進(jìn)行傳遞和轉(zhuǎn)交。

三、結(jié)語

隨著社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，各行各業(yè)的人才需要也越來越大，人才流動(dòng)也越來越頻繁。因此，要不斷地探索和創(chuàng)新符合社會(huì)發(fā)展的人事檔案管理體制，提升流動(dòng)人員的檔案管理意識，完善流動(dòng)人員檔案管理制度，改善流動(dòng)人員檔案管理工作，推動(dòng)流動(dòng)人員檔案管理的信息化建設(shè)，努力做到資源的合理利用。因此，創(chuàng)新檔案管理體制，加快流動(dòng)人員檔案管理的發(fā)展，促進(jìn)人才的合理流動(dòng)和使用，真正做到服務(wù)于大眾，構(gòu)建和諧的社會(huì)服務(wù)環(huán)境。

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