文/云南大學(xué)研究生院 宋曉婭；云南大學(xué)檔案館 李懷宇

檔案利用安全控制研究

文/云南大學(xué)研究生院 宋曉婭；云南大學(xué)檔案館 李懷宇

檔案利用是檔案館工作中面臨問題最復(fù)雜、最不可預(yù)見、最難控制的環(huán)節(jié)，確保其安全，并能提供有效利用就成了檔案館安全體系建設(shè)工作的重中之重。本文將按照檔案利用工作的特殊需求，從利用安全的視角對(duì)檔案利用安全控制進(jìn)行相關(guān)分析和研究。

檔案利用；檔案安全；管理控制

檔案利用安全問題之所以最難控制，這是由檔案利用工作的性質(zhì)，即檔案利用安全控制中最重要的因素——利用者的復(fù)雜性決定的。利用工作中檔案直接或間接與檔案利用者接觸，因而利用者決定了檔案利用的安全控制效果。檔案利用安全控制涉及檔案實(shí)體安全與信息安全兩個(gè)方面的問題。

一、檔案利用實(shí)體安全問題

（一）反復(fù)利用中自然損壞。檔案利用工作是檔案社會(huì)化服務(wù)的重要環(huán)節(jié)，在各種方式的利用過程中，檔案會(huì)遇到幾下幾種不可避免的自然損壞。

第一，反復(fù)裝訂。在進(jìn)館掃描過程中或是在利用復(fù)制過程中，都存在反復(fù)拆卸、裝訂的過程，不可避免地增加了檔案的自然損壞。第二，反復(fù)翻閱、折疊。在查閱過程中，利用者對(duì)檔案紙張進(jìn)行反復(fù)地翻閱、折疊，對(duì)檔案紙張的壽命有著必然的影響。第三，復(fù)印、掃描。復(fù)印和掃描過程中，有加熱或強(qiáng)光照射等對(duì)檔案實(shí)體安全不利、影響檔案紙張壽命的影響因素。

（二）提供利用過程中無意損壞、遺失。在檔案利用過程中，由于利用者缺乏檔案專業(yè)知識(shí)或是疏忽而導(dǎo)致的檔案無意損壞、遺失，也是可能發(fā)生的情況。第一，撕毀。以財(cái)會(huì)憑證為例，由于財(cái)會(huì)憑證本身包含檔案紙張各不相同，有的紙張薄而脆，利用者在翻閱過程中無意間可能撕壞檔案紙張。此外還有可能因?yàn)檠b訂原因，有些裝訂不宜拆卸，但是檔案信息被裝訂遮擋，因此只能盡量減少將檔案紙張遮擋部分破壞以獲取檔案信息。第二，借閱環(huán)境簡陋。目前來看，很多基層檔案部門沒有設(shè)置專門的閱檔室。利用者在辦公室查閱檔案，來往人多復(fù)雜，難免會(huì)有意外情況發(fā)生。第三，利用者缺乏專業(yè)知識(shí)。如利用者一次借閱多份檔案，由于專業(yè)知識(shí)的缺乏無意間將檔案混淆裝盒，致使檔案工作人員找不到相應(yīng)檔案。此外，利用者可能無意間將水、油等污物沾染到檔案上，或是在查閱檔案的時(shí)候吸煙，給檔案安全帶來隱患。

（三）個(gè)別利用者故意損壞、盜竊。個(gè)別檔案利用者可能會(huì)故意涂改、損壞、盜竊檔案。如高校教學(xué)檔案中記錄學(xué)生成績、畢業(yè)獲取學(xué)位情況、獎(jiǎng)懲信息等檔案，與個(gè)人利益相關(guān)，存在被篡改、盜竊的危險(xiǎn)。另外，少數(shù)利用者因個(gè)人習(xí)慣，故意在檔案上勾畫、涂改、做標(biāo)記、折疊檔案。因此在利用檔案時(shí)，工作人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)監(jiān)督，但查閱利用者過多時(shí)，工作人員的精力有限，這種情況是很難控制。

一般情況下，檔案不外借，如有特殊情況確需外借，這時(shí)以上三種方式對(duì)檔案的損壞都處于不可控的狀態(tài)，因此，以外借方式提供利用，一定要慎重。

二、檔案利用信息安全問題

（一）開放查閱權(quán)限不明確。很多基層檔案部門，對(duì)于館藏檔案是否能提供利用，沒有明確的規(guī)定和權(quán)限劃分。有些涉及黨和國家秘密的檔案信息，或者有些涉及個(gè)人不宜公開隱私的個(gè)人信息，不該提供利用的檔案信息被提供利用。此外，檔案密級(jí)層次不分明，檔案工作人員保密意識(shí)淡薄，不注意核實(shí)利用者身份信息，導(dǎo)致檔案信息泄露。

（二）電子檔案利用安全風(fēng)險(xiǎn)。隨著電子檔案數(shù)量的不斷增加，電子檔案在利用過程中的安全問題顯得尤為重要。一般來說，電子檔案的利用方式主要有：拷貝、傳輸和在線利用數(shù)字化檔案。

電子檔案利用方便快捷，有利于提高工作效率，但也存在著安全風(fēng)險(xiǎn)。一是電子檔案易于復(fù)制，一旦泄密，后果很嚴(yán)重。二是傳播速度較快、范圍較廣，電子檔案的傳播風(fēng)險(xiǎn)是不可控的。如果拷貝的份數(shù)越多，存在的風(fēng)險(xiǎn)就越大。違背了檔案的保密性原則。三是電子檔案易于修改，若非法篡改、添加、刪除信息用于其他用途，違背了檔案真實(shí)性原則，后果不堪設(shè)想。

（三）利用者安全意識(shí)淡薄。由于檔案工作沒有得到普遍重視，利用者對(duì)應(yīng)有的查檔手續(xù)，如需提供委托書、介紹信、身份證件等證明材料了解認(rèn)識(shí)不清，認(rèn)為工作人員故意為難，導(dǎo)致工作難以開展；甚至有的利用者不聽從檔案工作人員的勸阻，隨意對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行拍照復(fù)制，并傳播到網(wǎng)絡(luò)上，使得單位或個(gè)人檔案信息泄密，對(duì)檔案涉及單位或當(dāng)事人造成不可預(yù)估的不良影響。

三、加強(qiáng)檔案利用安全控制

（一）利用中保護(hù)檔案原件。首先，保護(hù)檔案原件是為了能夠更好地提供利用，不能一味地為了保護(hù)檔案安全而影響檔案利用，檔案只有在利用中才能體現(xiàn)出其價(jià)值。但是為了維護(hù)檔案實(shí)體安全，應(yīng)當(dāng)在檔案利用過程中注意保護(hù)檔案原件，根據(jù)實(shí)際遇到的情況，采取科學(xué)的方式提供利用。對(duì)于進(jìn)館紙質(zhì)檔案，首先要進(jìn)行數(shù)字化備份。一般不外借原件，對(duì)于經(jīng)常利用的檔案使用復(fù)制件和掃描打印件提供利用。

其次，對(duì)于前來查閱檔案的利用者，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)耐心教授查閱檔案的正確方式方法，盡量減少檔案的無意損毀、混淆和遺失，并嚴(yán)格監(jiān)督利用過程中的行為，不得隨意撕毀檔案。

最后，在檔案利用過程中惡意損壞、篡改、盜竊檔案或其他不文明的閱檔行為，要從核實(shí)利用者身份信息和閱檔權(quán)限入手進(jìn)行預(yù)防。如果發(fā)生了損壞檔案的行為，應(yīng)當(dāng)及時(shí)制止，并對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行搶救和修復(fù)。

（二）規(guī)范檔案利用制度。規(guī)范統(tǒng)一對(duì)于利用者的借閱權(quán)限、借閱程序、借閱范圍、借閱方式等，均形成規(guī)章制度，做到檔案利用工作有章可循，并嚴(yán)格執(zhí)行借閱規(guī)章制度。對(duì)于館藏檔案哪些應(yīng)該提供利用哪些不該提供利用，哪些部門可以提供利用哪些部門不能提供利用，進(jìn)行明確的規(guī)定和權(quán)限劃分。細(xì)化單位內(nèi)部檔案密級(jí)層次，檔案工作人員要熟悉相關(guān)權(quán)限劃分，注意核查利用者的身份信息、密級(jí)層次和訪問權(quán)限，嚴(yán)格執(zhí)行代辦手續(xù)，從源頭上進(jìn)行安全控制。

（三）完善相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。在檔案標(biāo)準(zhǔn)體系中要把檔案利用安全列入重要位置，遵循科學(xué)性原則、協(xié)調(diào)性原則、實(shí)用性原則和前瞻性原則，根據(jù)檔案的重要程度和使用頻率參照國際、國內(nèi)、地方和行業(yè)的相關(guān)安全標(biāo)準(zhǔn)，制定檔案利用的安全技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，使之成為符合檔案資源體系、利用體系和安全體系建設(shè)的，相互聯(lián)系、相互制約的動(dòng)態(tài)性、指導(dǎo)性的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)體系。

（四）嚴(yán)格控制電子檔案的拷貝。電子檔案一般不提供拷貝利用，如單位內(nèi)部確實(shí)有特殊情況需要拷貝復(fù)制，必須利用計(jì)算機(jī)加密技術(shù)進(jìn)行加密。此外，還有數(shù)字水印技術(shù)可以在電子檔案的真實(shí)性核實(shí)上進(jìn)行運(yùn)用。如果是在線利用方式應(yīng)當(dāng)對(duì)訪問控制權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格的審查和權(quán)限開放控制。

（五）加強(qiáng)檔案安全文化宣傳教育。檔案部門應(yīng)當(dāng)在單位內(nèi)外開展形式多樣的檔案知識(shí)宣傳以及相關(guān)法律法規(guī)宣傳教育活動(dòng)，合理利用新媒體等進(jìn)行檔案專業(yè)知識(shí)的宣傳，增強(qiáng)檔案安全保護(hù)意識(shí)，確保國家、集體秘密和個(gè)人隱私不被泄露。注重在部門文化建設(shè)中，通過發(fā)揮管理者的主導(dǎo)作用，強(qiáng)化檔案從業(yè)人員的認(rèn)同與遵守，經(jīng)過安全文化的熏陶，真正把信息安全理念內(nèi)化，就會(huì)在日常工作中自覺約束、抵制上述不安全行為，避免安全事故的發(fā)生。

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