文/秦皇島市政協(xié) 李旭輝

外文檔案的管理與利用

文/秦皇島市政協(xié) 李旭輝

在實踐中，外文檔案常會被提及與運用。本文首先明確了外文檔案的定義與范疇，其次闡述了外文檔案的管理現(xiàn)狀，特別是存在的問題。最后，以為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)的實際需求為目標(biāo)，提出了充分開發(fā)利用外文檔案信息資源的措施。

外文檔案資源；開發(fā)利用

檔案是人們在社會經(jīng)濟(jì)、政治等活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。按照來源、時期、內(nèi)容和形式等情況的異同，檔案可以多角度、多層次的分類。一般來講，外文檔案并沒有明確的定義、概念，在檔案界也沒有確立正式的范疇，得到學(xué)術(shù)方面的承認(rèn)，但我們卻在使用中常提及與運用。例如，何心在2015年的《蘭臺世界》發(fā)表文章《翻譯人才匱乏對外文檔案翻譯的影響》，明確使用了“外文檔案”的概念。從邏輯學(xué)的角度對檔案分類，就是對檔案概念外延的劃分，分為幾個小類。檔案的分類體系起源于美國（分類基礎(chǔ)實踐源于荷蘭），因為在起初之時，檔案的整理就是檔案的分類。就當(dāng)時而講，也沒有檔案用外文記載的情況。我國的檔案分類主要是向西方學(xué)習(xí)而得，經(jīng)過模仿、借鑒、創(chuàng)新，逐步形成了自己的特色。檔案分類主要以內(nèi)容為切入點的分類標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)構(gòu)性、層次性、有序性、實用性都很好，滿足于實用需求。但在全球經(jīng)濟(jì)、社會活動日益緊密，一體化已成為現(xiàn)實，“地球村”在融合發(fā)展，中外交流廣泛、頻繁，國內(nèi)的檔案中外文記錄越來越多的今天，外文檔案的提出與研究很是重要，其時代意義與現(xiàn)實作用重大。

一、外文檔案的范疇

外文，即外國的語言或文字。以語言或文字為標(biāo)準(zhǔn)，檔案可分為母文檔案與外文檔案。我國的母文檔案以中文檔案（即漢文檔案）為主，輔以部分少數(shù)民族語言或文字記述的檔案。一般來講，外文檔案包括歷史遺留的和當(dāng)代項目技術(shù)引進(jìn)的兩大部分。以河北省為例，各檔案館所藏的歷史遺留外文檔案基本上是1840年鴉片戰(zhàn)爭后、我國解放以前，各國在華機構(gòu)、社團(tuán)、企事業(yè)單位形成的特定的歷史性檔案材料。當(dāng)代項目技術(shù)引進(jìn)的外文檔案是隨著經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展，省內(nèi)許多企業(yè)的高、新項目在工程建設(shè)、技術(shù)改造和設(shè)備購置、安裝過程中形成了歸檔數(shù)量可觀的外文檔案。尤其是近年來，隨著對外交流的增多，外文檔案數(shù)量龐大，內(nèi)容復(fù)雜，保管利用應(yīng)引起相關(guān)部門的重視。

檔案資源的價值在于利用需求，在開發(fā)利用中推動社會政治、經(jīng)濟(jì)、文化發(fā)展。外文檔案是檔案資源的重要組成部分。歷史遺留的外文檔案亟待完整性保存和有序化管理，對于探究地方歷史文化、解決外事爭端和經(jīng)濟(jì)糾紛有著積極的現(xiàn)實意義。項目技術(shù)引進(jìn)的外文檔案是隨著引進(jìn)國外先進(jìn)技術(shù)、先進(jìn)設(shè)備而來，對重要行業(yè)進(jìn)行技術(shù)升級改造、提升其技術(shù)水平和管理水平意義重大。與引進(jìn)部分相對應(yīng)的外文檔案管理也是檔案管理的重點。

二、外文檔案的管理現(xiàn)狀

當(dāng)前，外文檔案管理中的問題亟待解決。一些檔案工作者“保密保險”“利用危險”等陳舊觀念還未根本改變，常常把保守檔案機密與開放、開發(fā)利用檔案信息資源對立起來，使保密擴大化、絕對化，特別是在外文檔案管理中，很大程度上限制了外文檔案的開發(fā)利用。外文檔案的利用率極低，一方面是缺乏既熟悉檔案管理又擅長外文翻譯的人才，致使外文檔案的基本整理沒有完成好；另一方面是外文檔案有的散落于大量檔案資源之中，有的是專業(yè)性很強的專題性存檔保管，而且很少有翻譯完畢的中文對照，即使是編目工作也是較為困難，致使利用者難以查找。人才的缺乏、檔案資源的管理困難，兩者相互作用，并形成了惡性循環(huán)，使得外文檔案服務(wù)的質(zhì)量不高、效益不大。

三、外文檔案的管理與利用

檔案工作涉及社會和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。在新時期的事業(yè)發(fā)展中，需要充分開發(fā)利用外文檔案信息資源，為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)。

（一）正確認(rèn)識外文檔案的保密性。1840年鴉片戰(zhàn)爭后、解放以前的外文檔案，從時間范疇上講，一般不再規(guī)定保密時效和范圍。但在利用中，我們?nèi)孕杈哂斜Ｃ苡^念，不能夠無視其秘密性、無限地擴大開放利用范圍，應(yīng)當(dāng)處理好歷史遺留外文檔案的開放性與保密性兩者之間的關(guān)系。項目技術(shù)外文檔案涉及科技成果、先進(jìn)技術(shù)、專利保護(hù)等問題，特別是關(guān)于經(jīng)濟(jì)發(fā)展、經(jīng)濟(jì)活動、信息資源等引入的先進(jìn)技術(shù)和核心科技，不能夠為第三方所得，更加需要加強外文檔案管理的保密工作。

（二）保持外文檔案的完整性。知曉外文檔案基本內(nèi)容，進(jìn)行科學(xué)的分類整理。外文檔案有其特殊的文字表現(xiàn)形式，要根據(jù)外文名稱，結(jié)合其檔案內(nèi)容，按照專業(yè)進(jìn)行科學(xué)地分類整理。尤其是，外文檔案中存在大批特殊形式的檔案，比如郵票、印花稅票、會員證、老照片等。這些檔案大多直接粘附在檔案中，由于年代久遠(yuǎn)，膠力失效，很多檔案很容易脫落或揭掉。在處理這部分檔案時，就要求在備注中完整記錄和及時補粘，并自覺遵守檔案法律、法規(guī)，同時防止他人有可乘之機。

（三）認(rèn)真完成部分外文檔案的翻譯。充分利用外文檔案，其基礎(chǔ)是要做好外文檔案的翻譯工作，譯文要求“辭取達(dá)意而止，不以富麗為工”，言之有據(jù)，重在考證，詞匯和語法結(jié)構(gòu)要盡量地適應(yīng)當(dāng)時的語言，保持歷史性、專業(yè)性的功能。翻譯外文檔案應(yīng)符合“理解準(zhǔn)確”“用詞規(guī)范”和“尊重原貌”的原則性要求?！皽?zhǔn)確性”是所有翻譯工作都應(yīng)嚴(yán)格遵照的標(biāo)準(zhǔn)，外文檔案的翻譯更是如此。對它的準(zhǔn)確翻譯首先應(yīng)當(dāng)保證譯者對檔案原文的正確理解，絲毫的偏差都會影響到對其用詞的選擇，嚴(yán)重的可能會導(dǎo)致外交沖突?！皽?zhǔn)確”主要是指譯者對檔案原文理解的準(zhǔn)確，而對“準(zhǔn)確性”的表達(dá)要依賴于“措辭”，即用詞的“規(guī)范性”。在正確理解外文檔案原意的基礎(chǔ)之上，對所解讀到的檔案信息組織語言加以表述，這取決于我們對漢語詞匯的理解和掌握。對漢語詞匯正確的理解和掌握，才能保證在選擇翻譯用詞時的準(zhǔn)確?！白鹬卦病币髞碓从跈n案的“原始性”屬性要求，對外文檔案目錄的編譯應(yīng)充分體現(xiàn)檔案原始書寫特點，維護(hù)檔案原始用語，保持其歷史性的功能。

（四）科學(xué)管理外文檔案中的技術(shù)文件。技術(shù)文件包括技術(shù)報價、成套的工藝包、基礎(chǔ)設(shè)計圖紙、詳細(xì)設(shè)計圖紙、安裝試車規(guī)定、制造商文件、專利商文件、性能考核規(guī)程、各種數(shù)據(jù)清單等等，以及引進(jìn)項目、技術(shù)時的合同、技術(shù)附件、私下協(xié)議、各種會議的議定書等文件。技術(shù)文件等外文檔案的管理要方便提供利用，在分類、編號、整理存檔后科學(xué)整合，以關(guān)鍵詞匯為信息標(biāo)識，為檢索查詢、信息整合作基礎(chǔ)。健全便利利用的外文檔案利用體系，突出檔案和檔案工作服務(wù)經(jīng)濟(jì)的要義。

（五）構(gòu)建外文檔案資源體系。各檔案館所藏的外文檔案資源比較豐富，而且對當(dāng)今的經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展利用價值高。以秦皇島檔案館為例，其保存有耀華玻璃廠、秦皇島港等新中國成立前的重要資料，而且以外文居多。秦皇島港近代檔案室（1900～1952年）保存著各類檔案2782卷（文書檔案2732卷、科技檔案50卷，另有歷史照片檔案260張、各種資料380冊）。其中，1912年至1952年的近代檔案中，90%是外文，其中英文卷占80%，10%是法文卷和日文卷，其余10%是中文卷。在對外文檔案的管理過程中，能夠全面了解當(dāng)時外方的生產(chǎn)經(jīng)營，許多的管理方式方法仍能夠為今所用，例如企業(yè)資本構(gòu)成、股票變更情況，人事管理制度等，同時還可以發(fā)現(xiàn)一些以前不曾披露過的重要史實。

（六）在利用外文檔案過程中，努力做到“以史為鑒，服務(wù)當(dāng)代”。外文檔案管理的中心目的是利用，利用的方式?jīng)Q定著利用的質(zhì)量。隨著時代的發(fā)展，外文檔案利用的方式亟待不斷地豐富與更新。外文技術(shù)檔案，不僅對提升企業(yè)技術(shù)水平和管理水平有很大幫助，而且對吸收和消化國外先進(jìn)技術(shù)，提高整體技術(shù)水平也有重要作用。各檔案館外文檔案種類較多、保存完整，在開發(fā)利用之中能夠發(fā)掘許多有價值的資源。例如，在秦皇島檔案館中秦皇島港近代檔案（外文部分）對秦皇島港英國人管理期間的人事管理制度記載全面，值得我們研究。自1927年起，秦皇島港的人事管理體制已日臻健全，分別設(shè)立了十大處和一個直屬總局醫(yī)務(wù)部的醫(yī)院。在547卷人事相關(guān)檔案中，內(nèi)容涉及人員招聘和使用、人員培訓(xùn)（包括觀摩學(xué)習(xí)、職工互助、書籍借閱等）、人員考核、人事調(diào)整、人員激勵等，在人員激勵方面大至生產(chǎn)事故傷亡規(guī)定、勞資、福利，小到煤貼、職工浴室、電影放映、職工治牙待遇等，很是全面，甚比現(xiàn)在的一些企業(yè)。我們要正確運用外文檔案資料，善于運用歷史唯物主義和辯證唯物主義基本觀點，以冷靜的態(tài)度和科學(xué)的頭腦去分析研究，“去偽存真”，判明是非。

［1］屈延玲.開發(fā)檔案信息資源服務(wù)西部大開發(fā)［N］.西藏民族學(xué)院學(xué)報，2003，24（3）：80-84.

［2］趙南.翻譯外文檔案材料的幾點體會［N］.中國翻譯，1987（ 01）：35-37.