文/云南省公路開發(fā)投資有限責(zé)任公司昆明西管理處 吳錫玲

淺談企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢(shì)

文/云南省公路開發(fā)投資有限責(zé)任公司昆明西管理處 吳錫玲

信息時(shí)代來臨，傳統(tǒng)的檔案管理勢(shì)必接受信息技術(shù)、信息觀念的一次大洗禮。本文從企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀入手，分析檔案管理工作的地位、意義及基本要素，并結(jié)合時(shí)代發(fā)展要求，分析檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)。

檔案管理；現(xiàn)狀；趨勢(shì)

“百年無廢紙，千年紙變金?！痹跈n案管理工作人員群體中流行著這樣的說辭。確實(shí)，檔案管理工作從收集、甄選、保存到利用的過程，就是在為未來保存歷史證據(jù)。隨著時(shí)間推移，尤其新中國建立后，對(duì)檔案管理工作日益重視。時(shí)至今日，隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理工作正接受著信息技術(shù)、信息觀念的一次大洗禮，一場(chǎng)大變革正悄然發(fā)生。企業(yè)作為知識(shí)管理的前沿陣地，在新時(shí)代，如何轉(zhuǎn)變觀念、與時(shí)俱進(jìn)，利用新技術(shù)、新方法做好檔案管理工作成為社會(huì)發(fā)展進(jìn)程中面臨的一個(gè)重要課題。

一、企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

“檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄，檔案的形成過程以及自身的真實(shí)性、原始性、記錄性，使其成為社會(huì)記憶的重要載體和媒介，它既是一種社會(huì)記憶的形態(tài)，也是社會(huì)記憶控制的對(duì)象，有時(shí)是社會(huì)記憶控制的手段?！睓n案因其自身的“記憶”功能，成為構(gòu)筑企業(yè)組織記憶不可替代的基石。對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)來說，規(guī)范的企業(yè)檔案可以全方位反映企業(yè)活動(dòng)的方方面面，它既包括企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)內(nèi)容，也包括企業(yè)的內(nèi)部管理活動(dòng)內(nèi)容，主要包括文書檔案、技術(shù)檔案、經(jīng)濟(jì)管理檔案、專利檔案、商標(biāo)檔案、財(cái)會(huì)檔案、人事檔案等。這些內(nèi)容真實(shí)全面地記錄了企業(yè)活動(dòng)的方方面面，是企業(yè)重要的知識(shí)資源，也是企業(yè)知識(shí)管理的資源基礎(chǔ)之一。

然而，目前，我國企業(yè)檔案管理工作不夠健全，主要表現(xiàn)在：一是檔案管理理論研究還存在不成熟、不完善、指導(dǎo)性不強(qiáng)、研究不夠的問題；二是檔案管理科學(xué)化水平不高，檔案的整理、收集、匯編等工作均存在不同程度的缺陷；三是檔案信息資源利用率不高，在檔案管理的收、管、存、用四大要素中，相對(duì)而言只做好了收、管、存工作，利用檔案的意識(shí)和方法有所欠缺；四是檔案管理信息化工作有待進(jìn)一步提高，由于轉(zhuǎn)換成本高、工作量大、緊迫性不夠、檔案利用意識(shí)薄弱等原因，企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作相對(duì)滯后。

二、企業(yè)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

近年來，信息技術(shù)以前所未有的速度得到了社會(huì)各界廣泛的應(yīng)用和發(fā)展，其在檔案管理工作中發(fā)揮了巨大的作用，而其潛力有待進(jìn)一步挖掘?，F(xiàn)代企業(yè)的檔案管理工作，面臨著一場(chǎng)除故納新的變革。從檔案管理的傳統(tǒng)的收、管、存、用觀念到信息觀念再到“大數(shù)據(jù)”觀念，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作面臨著從技術(shù)方法到思想觀念的一次巨大挑戰(zhàn)。企業(yè)檔案管理工作如何適應(yīng)變革、如何提高工作價(jià)值，主要應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：

（一）理論與實(shí)踐相結(jié)合。理論來源于實(shí)踐，而又對(duì)實(shí)踐有促進(jìn)作用。檔案管理工作的理論知識(shí)是前人通過實(shí)踐總結(jié)出來的系統(tǒng)性認(rèn)識(shí)，對(duì)現(xiàn)代檔案管理工作具有重要的指導(dǎo)價(jià)值。從事檔案管理工作要善于從實(shí)踐中總結(jié)思想性、經(jīng)驗(yàn)性、規(guī)律性的認(rèn)識(shí)，進(jìn)一步指導(dǎo)實(shí)際工作。“不懂實(shí)踐工作的是紙上談兵，不懂理論工作的是人形機(jī)器”。因此，要善于做到用理論去指導(dǎo)實(shí)踐，在實(shí)踐中創(chuàng)新理論。然而，我國的檔案管理目前仍存在理論發(fā)展不成熟、不完善、指導(dǎo)性不強(qiáng)、研究不夠等問題，滯后于國外檔案管理理論研究。這就要求我們?cè)趶氖戮唧w工作的同時(shí)，要善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，積極思考，提煉共性，結(jié)合國際先進(jìn)理論知識(shí)，形成符合我國國情和實(shí)踐要求的理論成果，推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

（二）鑒定與保存相結(jié)合。檔案收集工作要堅(jiān)持“保存從寬，銷毀從嚴(yán)”的原則廣泛收集有價(jià)值的檔案資料。但在收集過程中，對(duì)檔案資料要進(jìn)行甄別和遴選，確保有價(jià)值的資料被有效保存，而人力物力不至于浪費(fèi)在無價(jià)值的資料上面。甄選“檔案”價(jià)值的必然環(huán)節(jié)，是檔案工作區(qū)別于資料管理工作的最重要的特征。檔案鑒定是“去粗取精”，從而降低檔案管理成本、提高管理效益，確保檔案有限的經(jīng)費(fèi)投入得到有效應(yīng)用。隨著時(shí)間的推移，社會(huì)實(shí)踐和各項(xiàng)工作的發(fā)展，檔案的數(shù)量不斷增長，有些檔案失去了保存價(jià)值，致使庫存檔案顯得龐雜起來，如果“玉石不分”地全部保存，勢(shì)必影響對(duì)有價(jià)值檔案的管理和利用。

（三）保護(hù)與利用相結(jié)合。檔案管理工作最重要的一項(xiàng)作用就是對(duì)有價(jià)值的文獻(xiàn)、檔案、資料的保護(hù)存放，而保存的最終目的是利用。如果不利用，檔案的保存也就失去了意義。隨著檔案管理工作的逐步發(fā)展，我們國家也越來越重視檔案資料的利用工作，提出了“利用服務(wù)”的概念，強(qiáng)調(diào)檔案管理工作及檔案管理部門的服務(wù)職能。這種利用服務(wù)職能，主要包含閱覽、外借、復(fù)制、證明、展覽、咨詢、在線利用等內(nèi)容。在“大數(shù)據(jù)”時(shí)代來臨的當(dāng)前環(huán)境下，檔案資料的利用價(jià)值日益凸顯，“大數(shù)據(jù)”的利用，將引導(dǎo)我們的企業(yè)、單位、政府在基于實(shí)證的事實(shí)基礎(chǔ)上，更有效率、更加開放、更加透明地做出決策。當(dāng)然，在利用的同時(shí)，也更要注重對(duì)檔案的保護(hù)。要堅(jiān)持依法開放、簡化便利、復(fù)制品替代、保守秘密、主動(dòng)及時(shí)、全面覆蓋的原則，更好地做好檔案的保護(hù)與利用。

（四）傳統(tǒng)與現(xiàn)代相結(jié)合。國家檔案局局長、中央檔案館館長楊冬權(quán)在全國數(shù)字檔案館（室）建設(shè)推進(jìn)會(huì)上指出“面對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，我們必須全面推進(jìn)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)?！倍鴩覚n案局政策法規(guī)司王嵐司長也曾指出：“檔案信息化已經(jīng)不是簡單地用計(jì)算機(jī)代替手工勞動(dòng)，也不是將傳統(tǒng)的管理方式照搬到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，而是一場(chǎng)將引起社會(huì)全面而深刻的變革，一次給予其不相適應(yīng)的檔案形態(tài)及其管理、保存和利用帶來的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)?！碑?dāng)今世界已進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息時(shí)代，信息已成為比資本更為重要的戰(zhàn)略資源。檔案管理工作作為信息業(yè)的組成部分，檔案作為一種信息資源，如何在有效保護(hù)的同時(shí)善加利用成為現(xiàn)代檔案管理工作的一項(xiàng)重要課題。隨著時(shí)代進(jìn)步，計(jì)算機(jī)技術(shù)得到高速發(fā)展，而傳統(tǒng)的檔案承載媒介隨著時(shí)間推移老化、變質(zhì)，對(duì)檔案資料的有效保存造成不良影響，因此，檔案管理與信息化技術(shù)相結(jié)合，已是不可阻擋的趨勢(shì)。

（五）宣傳與保密相結(jié)合。檔案管理工作屬于“幕后工作”，被認(rèn)為是“密室定乾坤”的一項(xiàng)工作，雖然表面上與新聞宣傳的原則相悖，但卻在一定程度上影響著新聞宣傳工作。隨著社會(huì)進(jìn)步，新聞傳播、網(wǎng)絡(luò)媒介的迅猛發(fā)展，檔案管理因其強(qiáng)大的“信息庫”作用，對(duì)單位、企業(yè)及政府迎對(duì)媒體起到不可替代的信息支持工作。在新聞傳播借助網(wǎng)絡(luò)媒體逐漸普遍化的當(dāng)下，人人都有可能是記者，“任何一點(diǎn)小小的浪花，都有可能借助媒體發(fā)達(dá)之便利，演變成軒然大波”。在這種情況下，及時(shí)掌握，并有效利用手中的信息資源對(duì)單位、企業(yè)及政府在面對(duì)新聞宣傳、輿論曝光等輿情時(shí)掌握主動(dòng)性極其重要。與此同時(shí)，在信息時(shí)代，檔案管理工作要從上到下樹立起強(qiáng)烈的保密意識(shí)，明確保密管理的制度規(guī)定，確保重要、涉密及不宜對(duì)外公開的信息安全，切實(shí)避免泄密事件的發(fā)生?？偠灾?，當(dāng)前檔案管理工作要轉(zhuǎn)變以往只存不用的陳舊理念和管理方式，將其轉(zhuǎn)變?yōu)椤靶畔臁?，并把宣傳和保密相結(jié)合，為發(fā)展做出更為積極的貢獻(xiàn)。

（六）法制化與規(guī)范化相結(jié)合。檔案信息是一種無形資產(chǎn)，也是企業(yè)、政府的寶貴財(cái)富。近年來，泄露國家秘密的事件時(shí)有發(fā)生，給國家?guī)砭薮蟮膿p失。深入調(diào)查發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)泄密人員直接或間接參與檔案管理工作，而其中缺乏保密觀念、法治意識(shí)的大有人在。究其根本原因，是檔案管理工作中存在人員不固定、隊(duì)伍不穩(wěn)定，工作人員保密意識(shí)差、法制觀念淡薄等問題，而檔案的管理和利用還存在手續(xù)不規(guī)范、界定不清晰等問題。檔案資料信息化后，這些問題尤為嚴(yán)重，因此，檔案管理的規(guī)范化和法制化顯得尤為迫切。為使檔案信息資源不流失，我們要加強(qiáng)隊(duì)伍的法制教育，強(qiáng)化職業(yè)道德教育，樹立起牢固的規(guī)范化觀念，同時(shí)，要建立健全檔案管理制度，有了規(guī)章制度的規(guī)范和約束，才能保證檔案工作合理化的實(shí)施開展，這也是檔案管理工作順利推進(jìn)的保證。

加拿大著名檔案學(xué)家特里·庫克先生在第十三屆國際檔案大會(huì)上指出“全世界的檔案人員，仍然在建造記憶宮殿”。當(dāng)下的檔案管理工作就是為將來書寫歷史?？梢姡瑱n案管理工作的重要性。在信息技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，信息觀念逐漸發(fā)展，“大數(shù)據(jù)”的統(tǒng)計(jì)利用日益為世人重視，檔案管理工作因此迎來了一個(gè)全新的時(shí)代，傳統(tǒng)的收、管、存、用從概念到具體做法正經(jīng)歷著一次巨大的變革，檔案信息的利用率正以前所未有的速度得到提升。在此環(huán)境下，企業(yè)作為知識(shí)管理的前沿陣地，檔案管理工作要具備前瞻性，轉(zhuǎn)變思想，與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)創(chuàng)新，積極利用新技術(shù)、新方法發(fā)掘檔案管理工作的潛能，使企業(yè)在社會(huì)競(jìng)爭中掌握信息優(yōu)勢(shì)，同時(shí)，以積極探索的成果推進(jìn)社會(huì)檔案管理技術(shù)水平的長足進(jìn)步。

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