文/靈武市供暖公司 李勁苗

探討信息化檔案管理在企業(yè)中的作用

文/靈武市供暖公司 李勁苗

隨著計算機信息技術(shù)的發(fā)展，大眾生活不管是出行購物還是工作辦公，都開始進入網(wǎng)絡(luò)化的流程，特別是各種企業(yè)的檔案管理，已經(jīng)開始摒棄繁重的人工工作，開始進入信息化的辦公。信息化的檔案管理不僅可以節(jié)約人力資源，而且能夠加快資源的共享和調(diào)取，更好地服務(wù)公司運營。本文通過對企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀的分析和發(fā)展趨勢的展望，探討信息化檔案管理在企業(yè)中的作用。

信息化；檔案管理；企業(yè)

隨著時代的發(fā)展和科技的進步，現(xiàn)代化的信息技術(shù)一次又一次席卷著我們的生活和工作，檔案管理作為現(xiàn)在企業(yè)一項重要的工作，也必將會受到信息化技術(shù)的沖擊，從而進入信息化的管理和操作階段。一個企業(yè)要想適應(yīng)時代發(fā)展，提高工作效率，就必然需要引入信息化的檔案管理?，F(xiàn)代信息技術(shù)以其網(wǎng)絡(luò)化、信息化和智能化的特點，受到越來越多企業(yè)的青睞和重視，而這些也將成為新時期檔案管理的特點。傳統(tǒng)的檔案管理方式不僅耗費巨大的人力物力財力，而且效率很低，信息化的檔案管理呈現(xiàn)出數(shù)字化的特征，不僅提高了系統(tǒng)的存儲能力，而且能夠進一步加快資源共享，提高企業(yè)的辦事效率，實現(xiàn)現(xiàn)代化的信息服務(wù)。

一、企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢

所謂的檔案管理就是通過制定統(tǒng)一的管理方式，維護企業(yè)檔案管理的安全與完整，從而促進企業(yè)的發(fā)展。檔案管理的集中表現(xiàn)形式是對已建立的分類檔案資源進行統(tǒng)一原則的管理，維護企業(yè)的檔案安全，保證企業(yè)正常而高效地運轉(zhuǎn)。

發(fā)展至今，我國大多數(shù)企業(yè)的檔案管理開始摒棄復(fù)雜的人工流程，進入信息化的服務(wù)階段。文獻的載體開始由紙質(zhì)形式進入數(shù)字形式，電子文檔開始成為我們記錄信息的主要方式，實現(xiàn)了存儲媒介的重大轉(zhuǎn)移，成為企業(yè)檔案管理過程中的重要支撐手段。但是，伴隨著檔案管理的信息化所帶來的便捷和高效，也存在著不良信息侵入、秘密信息泄漏、管理系統(tǒng)癱瘓等問題，阻礙了企業(yè)的管理和運用。

未來，企業(yè)信息化管理的程度會越來越深，檔案管理在注重快捷性和保密性的基礎(chǔ)上，將更加注重對檔案保密功能的開發(fā)。掌握資源就是掌握市場，只有擁有超前的信息資源，才能夠在市場大戰(zhàn)中立于不敗之地。

二、信息化檔案管理在企業(yè)中的作用

現(xiàn)代信息化的檔案管理對于企業(yè)建設(shè)的作用越來越重要，不僅可以規(guī)范標準地進行公司檔案資源的管理，還能夠節(jié)約企業(yè)資源，降低運行成本，最大程度實現(xiàn)資源共享，擴大企業(yè)經(jīng)濟效益，使企業(yè)更加高效快速地進行運轉(zhuǎn)。

（一）規(guī)范和標準企業(yè)檔案管理。信息化的檔案管理首先需要建立檔案管理數(shù)據(jù)庫，也就是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息通過掃描或者人工的方式錄入電腦，形成電子化的檔案管理數(shù)據(jù)庫，它不僅僅是一個存儲平臺，更是現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理的管理方式。企業(yè)的檔案管理部門，應(yīng)該有計劃、有步驟地建立公司的檔案管理庫，以便于檔案使用者進行檔案的檢索和使用。企業(yè)各部門之間統(tǒng)一檔案信息的存儲格式可以充分保證檔案信息的及時更新和查看，實現(xiàn)規(guī)范和標準化的企業(yè)檔案管理，從而擺脫傳統(tǒng)檔案管理模式中查閱慢、查找難、儲存不便的情況。信息化的檔案管理應(yīng)該堅持規(guī)范化、標準化和統(tǒng)一化的原則，在整個企業(yè)內(nèi)部實行統(tǒng)一的數(shù)據(jù)劃分模塊，從而更好地實現(xiàn)資源共享，保證信息化檔案管理的質(zhì)量和效能。

（二）節(jié)省企業(yè)資源，降低運行成本。信息化的檔案管理，還能夠節(jié)省企業(yè)資源，降低企業(yè)的運行成本。這是因為數(shù)字化的檔案信息只需要存儲在計算機硬盤中，節(jié)約了大量的紙質(zhì)資源。比如一張軟盤，理論上可以存儲70萬的漢字，而這些漢字如果用紙質(zhì)的方式呈現(xiàn)出來，可能會是好幾箱。隨著移動硬盤的出現(xiàn)，信息化的檔案管理更加方便高效。其次，信息化的檔案管理只需要進行日常的網(wǎng)絡(luò)維護和軟件升級，而傳統(tǒng)方式的檔案管理需要注意紙張的防潮、蟲蛀等問題，耗費大量的人力資源。最后信息化的檔案管理使得檔案資源可以無限期使用，而不用害怕資源的損害和丟失問題，反而傳統(tǒng)的檔案管理方式，由于是紙質(zhì)的媒介方式，在借閱和調(diào)用的過程中難免會出現(xiàn)損壞和丟失的狀況，對于那些珍貴稀少的資源，一旦丟失將會給公司造成巨大的財產(chǎn)損失。另外，信息化的檔案管理除了文字，還可以有圖片、視頻、語音等多種方式，擴大了檔案資源的可觀性和實用性。

（三）實現(xiàn)資源共享，擴大經(jīng)濟效益。信息化檔案管理可以使企業(yè)實現(xiàn)資源共享，發(fā)揮檔案資源的最大作用，擴大企業(yè)的經(jīng)濟效益。對經(jīng)過分類整理的檔案進行管理的主要目的就是可以更加便捷高效地使用資源，而信息化的資源管理打破了傳統(tǒng)方式檔案管理時間和空間的限制，隨時實現(xiàn)資源共享，以便企業(yè)內(nèi)部資源的使用者可以對企業(yè)的各種信息進行整合和使用，從而做出有利于公司發(fā)展的經(jīng)濟決策，擴大公司的經(jīng)濟效益。從另一個方面來說，信息化的檔案管理在實現(xiàn)企業(yè)資源共享的基礎(chǔ)上，還可以提高企業(yè)員工的工作效率，節(jié)約他們尋找和整理資源的時間，推進企業(yè)更加快速高效地運轉(zhuǎn)。

三、結(jié)束語

信息化的檔案管理手段是現(xiàn)在企業(yè)信息管理發(fā)展的必然趨勢，它不僅可以使企業(yè)檔案管理更加規(guī)范和標準化，還能夠節(jié)約企業(yè)資源，促進企業(yè)資源共享，擴大企業(yè)的經(jīng)營效益，推進企業(yè)更加快速高效的發(fā)展。

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