文/江蘇省淮安市檔案局 耿懷明

論檔案信息化建設(shè)中的檔案信息服務(wù)

文/江蘇省淮安市檔案局 耿懷明

隨著信息技術(shù)大面積運(yùn)用，給各項(xiàng)事業(yè)建設(shè)發(fā)展注入了新的活力，對(duì)于檔案管理行業(yè)來(lái)說(shuō)也是如此，應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，應(yīng)該進(jìn)一步重視檔案信息化建設(shè)，提高檔案信息服務(wù)水平。本文針對(duì)檔案信息化建設(shè)中檔案信息服務(wù)存在的問(wèn)題和不足，提出相應(yīng)的解決對(duì)策。

檔案信息建設(shè)；信息服務(wù)；解決對(duì)策

在當(dāng)前形勢(shì)下，檔案管理由過(guò)去主要為官方服務(wù)，逐步拓展到面向全社會(huì)服務(wù)，檔案信息化服務(wù)日益社會(huì)化、市場(chǎng)化，各地檔案館應(yīng)該根據(jù)這一形勢(shì)變化，在加強(qiáng)檔案信息設(shè)施設(shè)備建設(shè)的同時(shí)，健全完善檔案信息服務(wù)機(jī)制，堅(jiān)持在完善服務(wù)結(jié)構(gòu)、創(chuàng)新服務(wù)模式等方面做文章，提高檔案信息服務(wù)管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息的市場(chǎng)價(jià)值最大化。

一、檔案信息服務(wù)的現(xiàn)狀和存在的主要問(wèn)題

近幾年來(lái)，我國(guó)各地檔案館大力加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了電子文檔歸檔管理，建立了檔案區(qū)域管理網(wǎng)絡(luò)，利用網(wǎng)絡(luò)向社會(huì)提供檔案信息服務(wù)。但是，由于我們市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)管理體制建立較晚，給檔案信息化服務(wù)帶來(lái)了一些困難。其主要困難表現(xiàn)如下：

（一）信息化服務(wù)意識(shí)淡漠。盡管各地檔案館實(shí)現(xiàn)了檔案的網(wǎng)絡(luò)化、信息化管理，但由于受檔案管理傳統(tǒng)思維定式的影響，少數(shù)檔案管理工作者思想陳舊，習(xí)慣了過(guò)去多年一貫制的管理方式，觀念滯后，服務(wù)意識(shí)淡漠，缺乏開(kāi)拓進(jìn)取精神，在檔案信息面向全社會(huì)服務(wù)中的辦法不多，與檔案設(shè)施設(shè)備的現(xiàn)代化不相匹配。

（二）信息化建設(shè)水平不高。由于計(jì)算機(jī)技術(shù)更新快，而國(guó)內(nèi)檔案信息化設(shè)備不夠規(guī)范、缺乏統(tǒng)一格式、數(shù)目眾多、品種參差不齊，給后期維護(hù)和更新升級(jí)帶來(lái)一定的困難，使檔案的信息化建設(shè)水平很難達(dá)到應(yīng)有的高度，制約了檔案信息化服務(wù)工作的開(kāi)展。

（三）信息化服務(wù)的手段落后。由于檔案的信息化建設(shè)起步較晚，受投資影響，有些檔案館的信息化建設(shè)總在原有的基礎(chǔ)上踏步，檔案的信息化建設(shè)主要用于內(nèi)部管理，在對(duì)外信息化服務(wù)方面所做的工作和努力不夠，服務(wù)方式簡(jiǎn)單落后，很難滿足社會(huì)對(duì)檔案信息服務(wù)的需求。

（四）隊(duì)伍信息化管理素質(zhì)不高。由于傳統(tǒng)檔案管理方式的技術(shù)含量并不高，主要是從事一些收集、整理、借閱、保管等工作，在檔案管理迅速實(shí)現(xiàn)信息化后，有些管理人員無(wú)法迅速適應(yīng)過(guò)來(lái)，無(wú)法全面掌握檔案信息化服務(wù)方式，檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)急待提高。

二、提高檔案信息服務(wù)水平的主要對(duì)策

我國(guó)各行各業(yè)的信息化建設(shè)水平正在快速發(fā)展，檔案信息化建設(shè)起步較晚，應(yīng)該迎頭趕上，努力提高檔案信息服務(wù)水平，與全社會(huì)整體信息化建設(shè)水平相適應(yīng)。

（一）建立完善制度，構(gòu)建檔案信息服務(wù)體系。應(yīng)該突破“自我服務(wù)”的傳統(tǒng)管理模式制約，根據(jù)社會(huì)對(duì)檔案信息服務(wù)的需求，轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新管理。堅(jiān)持修訂完善以社會(huì)需求為導(dǎo)向的檔案編研制度，讓檔案編研更加貼近社會(huì)的實(shí)際需要，少做無(wú)用功，生產(chǎn)更多滿足社會(huì)需求的檔案信息。堅(jiān)持修訂完善檔案信息利用預(yù)測(cè)制度，通過(guò)檔案信息服務(wù)的可行性分析和預(yù)測(cè)，更好地了解社會(huì)各行各業(yè)的特征，了解檔案信息的具體需求動(dòng)向，有的放矢地開(kāi)展檔案信息的收集、匯總、分析，讓檔案信息服務(wù)工作更加行之有效。修訂完善信息銷(xiāo)售制度，改變過(guò)去動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)上門(mén)服務(wù)，主動(dòng)推銷(xiāo)檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)的市場(chǎng)化成果轉(zhuǎn)化，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的快速發(fā)展。

（二）完善設(shè)施建設(shè)，夯實(shí)信息化服務(wù)的基礎(chǔ)。應(yīng)該根據(jù)檔案信息建設(shè)形勢(shì)發(fā)展的需要，結(jié)合信息化設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、更新?lián)Q代快的特點(diǎn)，確定檔案信息化設(shè)施建設(shè)指導(dǎo)原則，制定長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃、短期目標(biāo)，在基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的選擇上，有國(guó)家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的盡量選擇有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)施設(shè)備，沒(méi)有國(guó)家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)該盡量選擇社會(huì)主流設(shè)施設(shè)備，避免重復(fù)購(gòu)置，把有限的資金用在刀刃上。在配齊配全相應(yīng)的信息化設(shè)施設(shè)備的基礎(chǔ)上，建立完善設(shè)施設(shè)備安全保障和維修更新制度，一邊面保證檔案館設(shè)施設(shè)備安全可靠，另一方面能夠使信息設(shè)施設(shè)及時(shí)更新升級(jí)，為檔案信息化服務(wù)打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（三）加強(qiáng)管理對(duì)接，提高信息化服務(wù)水平。要牢固樹(shù)立“一盤(pán)棋”思想，檔案館在完成相應(yīng)的信息化建設(shè)之后，應(yīng)該加強(qiáng)與相鄰檔案館、異地檔案館的工作業(yè)務(wù)溝通交流，努力實(shí)現(xiàn)管理對(duì)接，保證重要檔案的異地備份，開(kāi)展稀缺檔案信息的異地共享，拓展檔案信息服務(wù)的范圍和領(lǐng)域。在開(kāi)通檔案館網(wǎng)絡(luò)主頁(yè)的同時(shí)，在政府、相關(guān)企事業(yè)單位和團(tuán)體的網(wǎng)頁(yè)上開(kāi)通網(wǎng)絡(luò)連接，讓檔案信息傳遞更加方便快捷，努力提高檔案信息化服務(wù)水平。

（四）抓好人才培養(yǎng)，創(chuàng)新服務(wù)管理模式。通過(guò)開(kāi)展形式多樣的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，抓好各類(lèi)檔案管理人員的培養(yǎng)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。同時(shí)，大力學(xué)習(xí)應(yīng)用和創(chuàng)新檔案信息服務(wù)新模式。如，建立檔案信息微信群，及時(shí)發(fā)布檔案信息服務(wù)動(dòng)態(tài)、重點(diǎn)工作，與客戶及時(shí)溝通交流，提高信息服務(wù)的時(shí)效性。又如，劃分檔案信息服務(wù)責(zé)任區(qū)，增強(qiáng)檔案管理服務(wù)人員的責(zé)任意識(shí)，提高用戶的滿意度。

三、結(jié)束語(yǔ)

檔案的信息化建設(shè)為檔案的信息化服務(wù)創(chuàng)造了十分有利的條件，只要堅(jiān)持建立健全制度，完善設(shè)施建設(shè)，加強(qiáng)管理對(duì)接，抓好人才培養(yǎng)，創(chuàng)新服務(wù)模式，就一定能夠不斷提高檔案信息服務(wù)水平，最大限度地滿足社會(huì)各界對(duì)檔案信息的需求。

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