文/海口市第一職業(yè)中學(xué) 馮錦青

檔案信息化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化三者之間的關(guān)系

文/?？谑械谝宦殬I(yè)中學(xué) 馮錦青

現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用為檔案事業(yè)的發(fā)展帶來(lái)了前所未有的機(jī)遇。大力加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)不僅是時(shí)代發(fā)展的必然要求，也是檔案事業(yè)發(fā)展本身的內(nèi)在需要。本文試圖探討檔案信息化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化三個(gè)概念之間關(guān)系。檔案信息化是總綱，是檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的綜合；檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化是檔案信息化的核心元素和重要內(nèi)容。明確三者之間的關(guān)系對(duì)檔案信息化建設(shè)的具體實(shí)施有著積極的現(xiàn)實(shí)意義。

檔案；信息化；數(shù)字化；網(wǎng)絡(luò)化

檔案信息化，就是在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會(huì)提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程，檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過(guò)程。將傳統(tǒng)載體的檔案加工成數(shù)字檔案形式，通過(guò)局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索、閱讀電子檔案，迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn)，為檔案內(nèi)部管理及面向客戶(hù)服務(wù)提供高效率的全面服務(wù)。檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。

一、檔案信息化是檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的綜合

現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展為檔案的管理和服務(wù)打開(kāi)了更為廣闊的空間，也為檔案事業(yè)的發(fā)展增添了新的活力。檔案信息化是大勢(shì)所趨。我們已經(jīng)處在一個(gè)知識(shí)和信息大爆炸的時(shí)代，每天都有大量的知識(shí)和信息涌現(xiàn)，而知識(shí)經(jīng)濟(jì)與信息經(jīng)濟(jì)都需要我們重新思考檔案管理和服務(wù)在經(jīng)濟(jì)建設(shè)及社會(huì)發(fā)展中的地位和價(jià)值?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，打破了處理信息的時(shí)空限制，瞬時(shí)收集信息和利用信息都成為現(xiàn)實(shí)。傳統(tǒng)的檔案管理模式和服務(wù)水平顯然無(wú)法滿足當(dāng)前經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的要求。傳統(tǒng)的檔案管理重在檔案的收集、整理和保管，檔案主要以紙質(zhì)媒介或?qū)嶓w等形式存在，需要大量的存管設(shè)施和館室，操作上也基本上是手工為主，需要大量的人力。而在提供服務(wù)上，從人工查找檔案目錄到按照檔案目錄提供的信息找到所要的檔案材料，需要一定的時(shí)間，效率非常低下。檔案管理和服務(wù)必須與時(shí)俱進(jìn)，借助現(xiàn)代信息技術(shù)，在對(duì)檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化處理后，研究開(kāi)發(fā)功能比較完善的檔案管理和服務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)，加大網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的投入和建設(shè)，把檔案管理中心打造成現(xiàn)代化的檔案信息服務(wù)中心，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)和局域網(wǎng)，為用戶(hù)提供優(yōu)質(zhì)快捷的服務(wù)。檔案信息化是當(dāng)前檔案發(fā)展的總綱，是檔案數(shù)字化和檔案網(wǎng)絡(luò)化的綜合。

二、檔案數(shù)字化是檔案信息化的前提和基礎(chǔ)

檔案信息化建設(shè)依托于數(shù)字技術(shù)將紙質(zhì)檔案材料轉(zhuǎn)換成計(jì)算機(jī)識(shí)別的“數(shù)字語(yǔ)言”材料。目前應(yīng)用比較廣泛的掃描技術(shù)、音頻錄制、影像攝制等基本上能把原始的紙質(zhì)檔案和影像資料都以數(shù)字化的形式進(jìn)行收集，再經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)的著錄、編目等處理，并把所有的檔案信息都存儲(chǔ)于數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)。檔案數(shù)字化不僅需要對(duì)傳統(tǒng)的檔案載體進(jìn)行轉(zhuǎn)換，還要做好電子文件的收集和存儲(chǔ)工作。當(dāng)前無(wú)紙化辦公已經(jīng)成為常態(tài)，電子政務(wù)系統(tǒng)在我們處理日常事務(wù)中發(fā)揮著傳統(tǒng)辦公方式無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)，但這也給檔案信息資源的收集和整理、存儲(chǔ)等提出了新的課題。首先，面對(duì)眾多的電子文件信息，檔案管理人員需要逐個(gè)甄別，把有檔案價(jià)值的文件遴選出來(lái)。然后，按照編排好的電子文件目錄，分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行歸檔。檔案信息經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理后，都成為脫離紙質(zhì)載體或?qū)嶓w的數(shù)字信息資源，這是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性工作，是檔案信息化建設(shè)的前提條件。檔案數(shù)字化可以提高檔案管理的效率，檔案管理人員對(duì)檔案信息的處理主要是通過(guò)計(jì)算機(jī)和檔案數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)完成。檔案信息的查詢(xún)、檢索都非常方便。另外數(shù)字化的檔案信息保存比較便利，對(duì)場(chǎng)地沒(méi)有特別的要求，只需要有足夠數(shù)量的電腦和服務(wù)器即可。

三、檔案網(wǎng)絡(luò)化拓展了檔案數(shù)字化資源的利用和服務(wù)的時(shí)空界限

互聯(lián)網(wǎng)使得信息的交流與傳輸更加快捷和活躍。檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。在檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)上，把檔案數(shù)據(jù)庫(kù)連接到互聯(lián)網(wǎng)或者其他相關(guān)專(zhuān)門(mén)領(lǐng)域和行業(yè)的網(wǎng)絡(luò)，讓檔案信息資源進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)高速公路，用戶(hù)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)可以隨時(shí)隨地檢索自己需要的信息。單位內(nèi)容通過(guò)局域網(wǎng)，把各個(gè)部門(mén)的檔案信息資源同單位的檔案信息中心進(jìn)行連接。一方面檔案信息可以分散存儲(chǔ)于各個(gè)部門(mén)，另一方面又可以供信息中心隨時(shí)調(diào)閱，打破了檔案管理的時(shí)空限制。各個(gè)部門(mén)只需要把本部門(mén)的信息進(jìn)行收集、整理，以電子文件的形式進(jìn)行歸檔，通過(guò)專(zhuān)用服務(wù)器和身份驗(yàn)證，存儲(chǔ)到檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)中。檔案信息中心可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)對(duì)本部門(mén)的檔案信息材料開(kāi)展鑒定和驗(yàn)收等工作。同樣地，單位的檔案信息中心可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)同外部的檔案管理中心連接，使得本單位的檔案信息中心融入到行業(yè)或社會(huì)的檔案體系中，供更多的用戶(hù)查閱，大大拓展了數(shù)字化資源的利用和服務(wù)的時(shí)空界限，使得本單位的數(shù)字化成果得到最大限度的推廣，從而創(chuàng)造出更大的社會(huì)效益，提高了單位的美譽(yù)度，進(jìn)而為單位帶來(lái)一定的經(jīng)濟(jì)效益。

四、結(jié)束語(yǔ)

檔案信息化是當(dāng)前檔案建設(shè)的戰(zhàn)略重點(diǎn)和發(fā)展方向，檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵內(nèi)容，是信息化的前提和基礎(chǔ)，而網(wǎng)絡(luò)化則為數(shù)字化成果的推廣和利用提供了更為廣闊的空間。三者彼此依托、互為一體。我們要大力培養(yǎng)既能熟練運(yùn)用數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又懂檔案管理和服務(wù)的專(zhuān)業(yè)人才，推動(dòng)檔案信息化的進(jìn)程。

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