文/貴州師范學(xué)院歷史與社會學(xué)院 劉思思

高等院校檔案管理規(guī)范化和檔案信息現(xiàn)狀的調(diào)查和分析

文/貴州師范學(xué)院歷史與社會學(xué)院 劉思思

檔案記錄的是事件，承載的是歷史。檔案工作是各項事業(yè)發(fā)展的一個重要基礎(chǔ)。隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，科技的進步，檔案管理越來越受到重視，并且在企業(yè)以及高校中發(fā)揮著重要的作用，尤其是高等院校、科研院所以及有關(guān)的專業(yè)管理系統(tǒng)等機構(gòu)。雖然我國的檔案管理逐漸受到重視，并且也隨著科技的進步得到較快的發(fā)展，但是我國檔案的管理方面仍然存在很多的不足，同時管理經(jīng)驗欠缺，總是會給學(xué)?；蛘邫C構(gòu)等造成不同程度的問題。本文重點就檔案管理中存在的問題展開具體分析以及提出相應(yīng)的解決策略。

高等院校；檔案管理；規(guī)范化；現(xiàn)代化；信息化；利用率

檔案管理工作的建設(shè)，一方面可以幫助使用者及時查閱自己所需的資料以供參考，從而對使用者提供工作上的幫助。另一方面有力地保證了記錄社會活動中有歷史價值的檔案實體能得到永久、全面而可靠的保管，成為企業(yè)或者機構(gòu)永久的財富。而且伴隨著信息科技的發(fā)展，檔案的信息化價值更應(yīng)該得到更大的開發(fā)，檔案進行信息化技術(shù)處理，可以對資料等進行大容量儲存以及適時的更新，查閱與檢索起來快捷高效，從而能夠更好地服務(wù)于檔案使用者。

一、我國檔案管理的現(xiàn)狀與分析

自國家開始重視檔案管理工作的建設(shè)以及相應(yīng)法律法規(guī)的出臺與頒布，檔案管理在企業(yè)或者機構(gòu)中發(fā)揮了重要的作用。檔案管理工作應(yīng)該做到規(guī)范化、現(xiàn)代化，符合社會發(fā)展氣息。同時在科技的影響下，更應(yīng)該注重檔案管理的信息化建設(shè)。

（一）檔案缺乏規(guī)范化管理，而且利用率不高。高校在檔案管理方面存在一個普遍的問題就是檔案歷史悠久，資料龐雜。尤其對于歷史悠久的學(xué)校更是如此，資料跨越時間長。從計算機還沒有普及的年代到現(xiàn)在的信息化社會，很多的紙質(zhì)版資料常年積灰，加上紙質(zhì)資料不易保存，容易損壞。同時每個時期的整理規(guī)則也不一致，沒有統(tǒng)一的資料整理標(biāo)準(zhǔn)，很多的資料卷首沒有目錄或者頁碼的標(biāo)識，即使翻閱起來也十分的困難，而且資料的種類相對龐雜，資料之間難免有交叉的地方，分類上也存在偏差。最主要的是高校大部分時間處于封閉式狀態(tài)，所以對檔案的利用率相對來說較低。長期的重視收藏與保管，輕視使用的舊觀念也使得檔案管理在實際中存在很多的問題。很多的重要性資料或者涉及知識產(chǎn)權(quán)的資料都要保密保管，更是讓很多的學(xué)者無法查閱到當(dāng)時知名的信息資料，無法進行技術(shù)方面的查閱與技術(shù)交流，一定程度上的人為限制，會桎梏技術(shù)的進步。

（二）檔案管理人員認(rèn)識與素質(zhì)上的能力欠缺，缺乏現(xiàn)代化的管理觀念。檔案資料記錄的是機構(gòu)的發(fā)展歷程，企業(yè)或者機構(gòu)經(jīng)常性的查閱資料可以從中總結(jié)經(jīng)驗與不足，從而能夠更好地促進機構(gòu)的發(fā)展。但是往往機構(gòu)的不重視，使得檔案管理人員也僅僅是做好自己的本職整理工作與收藏工作，而忽視檔案資料的二次利用情況。正是機構(gòu)對資料的不重視，使得檔案管理人員整體素質(zhì)都不是很高，而且機構(gòu)甚至?xí)跈n案管理人員上進行人員精簡，更別提重視檔案管理人員的素質(zhì)提升了。隨著信息化的發(fā)展，檔案管理人員逐步與信息技術(shù)發(fā)展脫節(jié)，在管理上更加力不從心。加上傳統(tǒng)思想的禁錮，以及思想意識的狹隘，跟不上時代的發(fā)展進步，檔案管理人員會與技術(shù)人員脫鉤。信息技術(shù)的發(fā)展，檔案的現(xiàn)代化管理需要的不僅是檔案管理人員，更需要有扎實專業(yè)知識的計算機技術(shù)人員。兩者是相互合作的關(guān)系，而不是各司其職，互不干涉。正是認(rèn)識上的不足，使得檔案管理人員無法將檔案的使用值達到最大化，加上與技術(shù)的脫節(jié)，會嚴(yán)重影響檔案現(xiàn)代化管理的順利開展。

二、提升高校檔案管理水平的有效措施

（一）做好檔案的規(guī)范化管理。機構(gòu)應(yīng)該重視檔案資料工作，分配檔案工作人員做好檔案資料的整理。檔案資料涉及的不僅僅是學(xué)校的成長史，更有眾多優(yōu)秀的各學(xué)科優(yōu)秀資料的編纂，所以檔案管理人員應(yīng)該建立一套完善的檔案整理系統(tǒng)。首先是整理檔案的相關(guān)資料，不同的人員負(fù)責(zé)不同的門類，然后進行精華的篩選，祛除沒用的毫無價值的資料。然后進行資料的修補與填充，對于沒有目錄或者缺乏頁碼的進行補充，對于標(biāo)題不完整的進行補錄，做到細(xì)節(jié)的精細(xì)化操作，以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏，便于科學(xué)保管，而且也可以提高計算機管理檔案的利用效率。

信息化的發(fā)展，不可避免的就是進行信息化的檔案資料整理工作。所以為了計算機資料的整理有序快捷，在前期就要做好規(guī)范化的整理。而且使用計算機進行資料的整理，更應(yīng)該做好檔案的分類號，在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清，文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。建立一套行之有效的檔案資料管理辦法，以期為后來的工作人員有一個規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)流程，從而避免出現(xiàn)工作的重復(fù)性以及無用功的表現(xiàn)。而且要加強檔案的法律法規(guī)工作建設(shè)，從而將檔案的管理做到規(guī)范化，高標(biāo)準(zhǔn)，并且嚴(yán)格執(zhí)行。

（二）做好檔案的現(xiàn)代化管理。高校的檔案管理工作不僅記錄著各學(xué)科的資料與歷史，同時也是科研、黨政建設(shè)等工作開展的儲備資源，學(xué)校應(yīng)該高度重視該方面的工作建設(shè)，校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該在該方面做好投資建設(shè)工作，做好軟硬件的支持與投入工作，而且在技術(shù)上配備專業(yè)的人員，配備和學(xué)校辦公自動化系統(tǒng)配套的檔案管理設(shè)備，在人、財、物等方面為檔案管理現(xiàn)代化護航。

隨著科技的進步，社會的發(fā)展，人才也需要不斷地提升其專業(yè)技能。學(xué)校在檔案管理人員的素質(zhì)培訓(xùn)上面要多下精力定期組織培訓(xùn)，員工在上崗前也要做好技能的培訓(xùn)，從而更好地服務(wù)于自己所從事的職業(yè)。加強與計算機技術(shù)人員的交流，提升自身的專業(yè)水平與認(rèn)知能力。檔案管理的技能與設(shè)備越先進，對檔案專業(yè)人員的素質(zhì)要求就越高，所以可以定期開展技術(shù)交流以及聘請優(yōu)秀檔案管理者給予專業(yè)指導(dǎo)。優(yōu)化檔案專業(yè)人員的結(jié)構(gòu)，形成決策、管理、操作三個不同的層次，分別承擔(dān)不同的工作任務(wù)，逐步實現(xiàn)高校檔案管理的現(xiàn)代化。

（三）做好檔案的信息化管理。檔案管理工作是一個服務(wù)性的工作崗位，不僅需要高素質(zhì)的管理者，更需要技術(shù)精進的專業(yè)人才。在信息化的時代發(fā)展背景下，檔案的資料整理工作為了得到更長久的保存與使用，可以結(jié)合3D打印技術(shù)等進行技術(shù)上的保真，而且3D打印技術(shù)還可以還原本真。同時很多掃描文件會有不穩(wěn)定的情況出現(xiàn)，所以要做好文件的保存與加密工作，專業(yè)的技術(shù)人員要做好加密工作處理，避免學(xué)校的專業(yè)性文件被黑客盜取或者丟失等。學(xué)校的館藏進行精細(xì)化操作，同時做好自動化處理，最大化地實現(xiàn)資料的使用率。設(shè)置好自動查詢軟件，更好地為使用者打開方便之門。同時檔案管理人員做好指導(dǎo)工作，讓館藏的資料得到最大化的價值呈現(xiàn)，而且有用的資源會帶來巨大的財富。檔案管理人員在做好檔案資料的詳細(xì)資料劃分后，進行短缺資料的補充，既要及時地保證數(shù)量，同時也應(yīng)該注重質(zhì)量。如果有可能可以進行館藏的特色化建設(shè)，更好地讓檔案室服務(wù)于使用者。

三、結(jié)束語

檔案管理越來越受到重視，而且，檔案工作規(guī)范化是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的基礎(chǔ)和前提。為了讓檔案管理工作實現(xiàn)最大化的使用效率，可以結(jié)合科技的發(fā)展，進行信息化的技術(shù)操作，充分利用計算機等硬件進行資料的自動化歸檔與整理，從而將高校的檔案管理工作提升到一個新的水平?！緟⒖嘉墨I】

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