文/肇慶市第二人民醫(yī)院　杜暉

試論醫(yī)院文書檔案管理工作

文/肇慶市第二人民醫(yī)院杜暉

本文對醫(yī)院文書檔案管理在醫(yī)院日常工作中的重要性進行分析，指出當前醫(yī)院在文書檔案管理方面需要改進的措施。

文書檔案管理；醫(yī)院工作；重要性；改進措施

隨著人們日益增長的物質文化需要，醫(yī)院的各項衛(wèi)生服務管理制度也需要日趨完善。在進一步完善醫(yī)院現代化管理制度的同時，醫(yī)院建設和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展也離不開文書檔案的管理，文書檔案管理為醫(yī)院的各項辦公文件分類歸檔、大事記以及醫(yī)院科研資料收集工作都提供了必不可少的歸檔和保管作用。

一、文書檔案管理對醫(yī)院日常工作的重要性

（一）文書檔案管理對醫(yī)院會議制度的重要性。堅持做好會議文書檔案管理十分重要，可以讓大家明確會議的內容和精神，忠實地反映會議重要內容，便于會后參考執(zhí)行；同時，可以推進會議制度化、規(guī)范化管理。要做好文書檔案管理，就要求相應地規(guī)范上述程序，如會議主題、會議記錄、歸檔管理等都須按有關規(guī)定執(zhí)行；文書檔案可傳達領導經討論研究達成的結果，為各部門下階段工作的開展指明方向和重點，同時為領導提供會議的總結性資料，以便于向上級部門呈現本單位的工作、學習和發(fā)展情況。

（二）文書檔案管理對醫(yī)院請求報告制度的重要性。我院是一所集醫(yī)療、教學、科研、保健、康復為一體的三級綜合醫(yī)院和三級婦幼保健院。規(guī)模大，人員多，導致日常工作和生活中遇到的問題也較為復雜，緊急手術而病員的單位領導和家屬不在，重大經濟開支報批，增補、修改醫(yī)院規(guī)章制度、技術操作常規(guī)時，工作人員因公出差、院外會診、參加會診、接受院外任務，參加院外進修學習，接受來院進修人員等一系列的問題。要處理好這些問題，就必須有文書檔案管理的支持，建立相關的請求報告制度，便于以上情況能夠得到快速有效的處理，以合理優(yōu)化資源，提高醫(yī)院工作效率。同時，文書檔案管理通過對這些問題、事件解決方案的歸納和總結，又為以后同類問題、事件的處理提供了經驗，節(jié)省了寶貴時間。

（三）文書檔案管理對醫(yī)院行政總值班制度的重要性。醫(yī)院的行政總值班由職能科室有關人員參加，負責處理非辦公時間的醫(yī)務、行政和臨時事宜，及時傳達、處理上級指示和緊急通知，簽收機密文件，承接未辦事宜，值班人員有權組織和調配人員，集中力量解決臨時發(fā)生的問題。通過把發(fā)生行政總值班發(fā)生的文字記錄進行分類歸檔，為醫(yī)院的總體綜合事務得到了更全面的規(guī)范化管理。

（四）文書檔案管理對醫(yī)療登記、病案管理制度的重要性。

通過建立和健全登記、統(tǒng)計制度，方便各種醫(yī)療登記的填寫，如臨床各科病案、出入院登記，門診各科病員流動情況和門診登記等，為醫(yī)院工作創(chuàng)造良好的工作方式，提高工作效率。同時，建立病案室文書檔案管理制度，把醫(yī)院病案完成收集、整理、歸檔和保管的工作程序，為醫(yī)院的病案利用提供更便利的管理。醫(yī)療登記、病案管理制度都離不開文書檔案管理的支持。

（五）文書檔案管理對醫(yī)院進修管理制度的重要性。為了進一步提升醫(yī)務人員專業(yè)技術業(yè)務素質，醫(yī)務人員需要外出學習進修，而醫(yī)院的進修管理制度關系到外出學習進修的規(guī)范化管理，為了完善醫(yī)院進修管理制度，加強醫(yī)務人員進修的規(guī)范化管理，建立《外出進修申請表》《外出進修住宿費管理制度》和《外出進修人員考勤制度》等文書檔案，為醫(yī)院的人才增值和人才儲備提供必要的文書檔案管理。

二、醫(yī)院文書檔案管理工作改進措施

文書檔案管理具有規(guī)范性、專業(yè)性和服務性，在醫(yī)院日常工作中扮演著重要的角色，為醫(yī)院規(guī)范化管理提供必不可少的文書管理工作，醫(yī)院相關管理工作的工作效率和質量也需要文書檔案管理的支持。為了不斷完善文書檔案管理的工作，我建議可以從以下幾個方面進行改進：

（一）緊抓文書檔案的收集整理工作。醫(yī)院檔案收集整理工作，是醫(yī)院資料、信息保存的重要環(huán)節(jié)，使之在使用時能夠按照要求提供必要的服務，這在文明醫(yī)院、等級醫(yī)院評比的過程中尤其重要。所以要從思想上和行動上加強對文書檔案管理的認識，把文書檔案管理放在重要位置上，制定持之以行的文書檔案管理工作制度，落實好文書檔案的收集整理工作，便于有效地開展檔案工作，為醫(yī)院的發(fā)展歷程提供有效的檔案利用。

（二）設立專職文書檔案工作人員。為了進一步提高文書檔案管理者的各項素質，醫(yī)院必須重視檔案管理者的人才培養(yǎng)計劃，招收專業(yè)的檔案管理人員，在崗位設置上設立專職文書檔案管理者，為文書檔案的管理工作做到規(guī)范化和科學化。同時號召醫(yī)院的其他職能科室人員參加專業(yè)化檔案管理業(yè)務知識培訓，擴充兼職文書管理人員的知識面，為醫(yī)院各項文書檔案管理提供了效率和質量。

（三）建立文書檔案工作績效考評制度。為了提高文書檔案管理者的工作積極性，醫(yī)院可以參照辦公室的工作績效標準，利用對文書檔案管理的考評方法，按照工作任務的落實情況和崗位職責履行情況，對文書檔案管理者進行績效考核，并將考評結果反饋到個人，以鼓勵性績效工資提高文書檔案者的福利和待遇，讓文書檔案管理者全心全意投入到檔案事業(yè)中去。

（四）以公文處理為主，建立健全文書檔案保管制度。醫(yī)院文書檔案大部分都是由公文轉化而來，所以做好公文管理是醫(yī)院文書檔案管理的前提和基礎。為了提高公文管理效率，必須嚴格要求公文質量，制定統(tǒng)一標準予以規(guī)范化管理，以公文處理為主，以公文質量規(guī)范性為保障，掌握好文書檔案管理的發(fā)展前沿的新技術，使文書檔案管理的合理性和規(guī)范性得到進一步的落實。為了進一步健全文書檔案保管制度，需要進一步改善文書檔案室的軟件設備和硬件設備，更新文書檔案信息化管理系統(tǒng)，購買空調機、抽濕機和抽風機的設備，配置專業(yè)的檔案儲存柜，保持庫房的溫濕度適宜。

[1]李義.試析社會網絡對數字圖書館服務產生的影響[J].卷宗，2014（12）.