文/西南民族大學(xué)檔案館　葉楠

推動高校綜合檔案館建設(shè)的思考

文/西南民族大學(xué)檔案館葉楠

本文結(jié)合工作實(shí)際，論述了新時期推動高校綜合檔案館建設(shè)工作，不斷提升檔案信息服務(wù)能力和水平。

高校；綜合檔案館；建設(shè)

檔案是高校歷史的見證，是國家的寶貴財富，是重要的信息資源?，F(xiàn)在各大高校綜合檔案館在科學(xué)研究、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、宣傳教育以及維護(hù)史實(shí)等方面都取得了不少卓越的成就。但從目前的發(fā)展現(xiàn)狀分析來看，絕大多數(shù)綜合檔案館的建設(shè)由于各種原因，并不盡如人意，致使很多檔案館的利用工作一直徘徊在低谷。如何建設(shè)檔案館，才能更好的做到檔案利用呢？那么就要從檔案館的分工管理開始探討。

一、建立完備的規(guī)章制度，緊抓基礎(chǔ)資源建設(shè)

（一）完備的規(guī)章制度是保證檔案歸檔完整、及時的基礎(chǔ)。各大高校制定了《各單位歸檔范圍管理辦法》《各單位檔案員考核辦法》等制度。規(guī)章制度的建立是保障檔案工作的延續(xù)性、規(guī)范性的基礎(chǔ)。而健全的制度是內(nèi)部分工改革的基礎(chǔ)，內(nèi)部的分工機(jī)制必須改。很多高校采取的是條塊式管理模式（由一位檔案員專管某一類別檔案，覆蓋該類檔案收集整理到利用的全套流程，如該檔案員因故不在崗位，便無法提供該類檔案收集利用）。這有很大的弊端：一人一線，人缺工作停，同時實(shí)現(xiàn)收集整理出的檔案在開發(fā)利用時得不到檢查。而改為聯(lián)動式多人管理模式內(nèi)部分工都改為收集指導(dǎo)室、開發(fā)利用室，這種多人聯(lián)動管理模式即分別有多位檔案員共同負(fù)責(zé)某一項(xiàng)工作，即使出現(xiàn)某位檔案員因故不在崗位的情況，其他檔案員也能順利完成工作，從一定程度上避免條塊化管理所帶來的弊端，同時實(shí)現(xiàn)部門立卷—收集整理室—開發(fā)利用室，逐級上報，逐級檢查，避免了一個人收集一個人整理一個人出錯沒人檢查出來的局面。只有內(nèi)部分工科學(xué)了，才能推行部門立卷制度。

（二）推行部門立卷制，緊抓基礎(chǔ)資源建設(shè)。推行部門立卷制度，將基礎(chǔ)資源建設(shè)放在檔案館工作的首位。所謂部門立卷是指由文件承辦和處理的部門負(fù)責(zé)進(jìn)行檔案立卷的制度。這可以改變零散文件隨辦隨歸檔和成堆文件歸檔的錯誤做法，發(fā)揮承辦部門熟悉有關(guān)業(yè)務(wù)和文件處理過程的優(yōu)點(diǎn)，提高立卷工作的效率。部門立卷的推動，能夠使收集檔案完整性最大化。檔案文獻(xiàn)資源是檔案館的基礎(chǔ)工作，無檔案則無檔案工作。部門立卷制度就要求高校檔案工作網(wǎng)絡(luò)隊伍都非常完善，而且要對各單位分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)和部門檔案員進(jìn)行系統(tǒng)定期地培訓(xùn)。這樣全校各單位上交的檔案才能規(guī)范整齊。高校必須緊抓住信息資源建設(shè)這一龍頭，為檔案工作奠定良好的基礎(chǔ)。

二、以優(yōu)質(zhì)的檔案管理系統(tǒng)緊抓信息化建設(shè)

高校必須擁有優(yōu)質(zhì)的檔案管理系統(tǒng)。有了優(yōu)質(zhì)的平臺，才能夠更好地建設(shè)檔案信息化工作。信息化建設(shè)是檔案工作的根本方向，也是世界檔案的發(fā)展主流。高校檔案工作，緊緊沿著這個方向開展工作。高校要建設(shè)覆蓋全校的電子文件歸檔平臺、檔案管理工作平臺，網(wǎng)上相關(guān)信息自動搜集平臺，檔案利用服務(wù)平臺等。有了這些平臺，不但體現(xiàn)了檔案館的自動化、信息化、科技化水平程度，同時成倍地提高了檔案館的業(yè)務(wù)水平，提升了檔案館的地位。

從某種意義上講，檔案管理系統(tǒng)的規(guī)劃不僅僅是技術(shù)手段的考量，也是對我館檔案業(yè)務(wù)流程的再造，是對工作人員、經(jīng)費(fèi)、檔案資源及檔案收集、整理、利用等操作環(huán)節(jié)在思想觀念、行為習(xí)慣、工作方式、信息處理等方面進(jìn)行的創(chuàng)新。檔案管理系統(tǒng)的規(guī)劃也意味著業(yè)務(wù)流程的改變。這也是遵循了管理學(xué)上的重要規(guī)律：先進(jìn)的技術(shù)只有在與先進(jìn)的管理相結(jié)合時才能發(fā)揮出作用。

三、兩館結(jié)合，凸現(xiàn)特色，加大資金投入力度

把校史館、檔案館作為一個部門來管理更有優(yōu)勢。校史館所展示的材料基本上源自于檔案館。所以兩館結(jié)合，能使檔案館收藏的檔案文獻(xiàn)展示其活力，體現(xiàn)檔案的文獻(xiàn)價值。校史館也是宣傳大學(xué)的窗口，學(xué)生教育學(xué)習(xí)的基地，學(xué)校的重要客人，校領(lǐng)導(dǎo)都要帶領(lǐng)他們到校史館參觀。校史館的展覽會帶來許多發(fā)展機(jī)遇，檔案館的地位隨之得到提高。高校的部分工作已離不開檔案館的參與，檔案館的工作已成為推動高校各項(xiàng)工作的重要力量。

同時，加快檔案館的信息化建設(shè)，需要大量的資金投入。特別是認(rèn)識到信息化建設(shè)工作不僅要包括教學(xué)、科研單位，而且應(yīng)該包括學(xué)校的所有單位，對校內(nèi)信息化建設(shè)一視同仁。經(jīng)費(fèi)的投入與保障，高校的檔案信息化建設(shè)工作才能走在前列。

四、要做到檔案利用超模多維化，服務(wù)人性化

（一）開展入校校史檔案宣講課程。高校檔案館工作人員可以設(shè)計一個PPT，內(nèi)容包括通過基建檔案、科研檔案、教學(xué)檔案來呈現(xiàn)的校史；以高校檔案館平時為老師學(xué)生提供的服務(wù)實(shí)例為引子講解普及檔案知識。

（二）主動參與、開辦全校重大活動的組織、征集工作。

高校檔案館工作人員要通過自辦、合辦與聯(lián)辦有特色的展覽，讓檔案館的手頭工作也體現(xiàn)出與時俱進(jìn)的氣息。

（三）人性化服務(wù)是高校檔案館工作的宗旨。我們要堅持綜合性、開放性、文化性、多功能性的服務(wù)管理理念，把高校的檔案館建成學(xué)校精神文明的一個窗口，在未來的新館設(shè)計一些展覽室、閱覽室，為學(xué)校的老師和學(xué)生提供服務(wù)。

（四）高校檔案館應(yīng)該積極開展編研成果。檔案館不僅要把基礎(chǔ)資料收集、整理、保管、利用好，還要做好檔案文化、檔案科研、檔案編研成果的開展。

高校檔案館要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化、信息化建設(shè)，進(jìn)一步開發(fā)和利用館藏檔案信息資源，發(fā)揮檔案存史資政、文化傳承的功能，不斷提升檔案信息服務(wù)能力和水平，為高校發(fā)展作出更大的貢獻(xiàn)。