文/濱州市房地產(chǎn)管理局　王贊

淺議辦公室文書檔案的收集與歸檔管理工作

文/濱州市房地產(chǎn)管理局王贊

本文從辦公室文書檔案的收集和歸檔管理的重要性入手，對(duì)辦公室文書檔案進(jìn)行資料的收集和歸檔管理中遇到的一系列問題進(jìn)行分析，并提出針對(duì)性的解決措施，以期能對(duì)辦公室文書檔案的收集和歸檔工作有所幫助。

辦公室文書檔案；收集；歸檔；管理

一、對(duì)辦公室文書檔案進(jìn)行收集和歸檔管理工作的重要性

（一）管理工作地位重要。辦公室文書檔案是記錄辦公室工作的最為重要的文件，是對(duì)辦公室文書檔案進(jìn)行的收集、歸檔管理工作，是辦公室工作的重要內(nèi)容，也是辦公室的重要職能之一。對(duì)辦公室文書檔案進(jìn)行收集和歸檔處理，不僅能使辦公室工作更加有序、合理地進(jìn)行，也對(duì)提高相關(guān)企業(yè)、單位的工作效率有非常重要的作用。在對(duì)辦公室文書檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理模式的基礎(chǔ)上，相關(guān)企業(yè)、單位以及辦公室文書檔案管理工作人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)文書檔案的收集、管理工作的重視。

（二）記錄各單位發(fā)展歷程。辦公室文書檔案管理人員通過對(duì)文書檔案進(jìn)行收集、記錄、歸檔，以達(dá)到記錄相關(guān)企業(yè)、單位在各方面的發(fā)展歷程、活動(dòng)的目的。對(duì)企業(yè)、單位在運(yùn)營(yíng)中產(chǎn)生的所有書面材料，進(jìn)行規(guī)范、科學(xué)地整合，最終通過對(duì)文書檔案的收集、歸檔管理的形式呈現(xiàn)出來。以滿足辦公室文書檔案的考核、評(píng)定工作，以及相關(guān)人員對(duì)企業(yè)、單位運(yùn)營(yíng)資料的查閱和使用。

（三）便于管理者進(jìn)行決策。辦公室文書檔案是對(duì)企業(yè)、單位相關(guān)的發(fā)展情況具體的記錄，企業(yè)、單位的決策人員可以通過對(duì)辦公室文書檔案的查閱，對(duì)企業(yè)、單位的實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況有具體、全面的了解和掌握。然后結(jié)合企業(yè)、單位的發(fā)展方向、實(shí)際發(fā)展需求，制定企業(yè)、單位的發(fā)展計(jì)劃，對(duì)企業(yè)、單位的重大事件作出正確的決策。

二、辦公室文書檔案在收集和歸檔管理中遇到的困難

（一）材料方面收集不全面。隨著辦公室文書檔案管理工作的深入進(jìn)行，材料收集方面的問題也日益明顯。目前，部分企業(yè)、單位中還存在管理人員對(duì)相關(guān)材料的收集、歸檔，沒有記錄的現(xiàn)象。很大程度地影響了辦公室文書檔案的收集和歸檔管理工作的順利進(jìn)行，造成了檔案材料收集水平提升的困難。文件材料遺留，也會(huì)造成材料收集不全面。因此，辦公室文書檔案管理人員在進(jìn)行材料的收集時(shí)，應(yīng)注重材料的完整性。由于某些文書檔案管理部門采用兼職檔案管理人員工作態(tài)度不端正，沒有投入精力工作，也會(huì)影響到辦公室文書檔案材料的完整性。

（二）檔案管理人員的素質(zhì)普遍不高。辦公室檔案管理人員的素質(zhì)存在較大差異，部分管理人員在進(jìn)行檔案的收集和歸檔管理工作時(shí)，由于自身相關(guān)的管理知識(shí)的缺乏，使得檔案管理成效大打折扣。過度注重“紅頭文件”的管理，也會(huì)造成辦公室文書檔案質(zhì)量不高的現(xiàn)象。另外，辦公室檔案管理人員責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，缺乏對(duì)文書檔案的專業(yè)化分類和管理的能力。在進(jìn)行歸檔時(shí)，對(duì)材料中記錄事件、內(nèi)容的真實(shí)性沒有采取有效的途徑進(jìn)行查閱，或是根本沒有進(jìn)行材料準(zhǔn)確性的論證，也將影響到辦公室文書檔案收集和歸檔管理最終的質(zhì)量。為解決這一問題，相關(guān)企業(yè)、單位需要加強(qiáng)對(duì)文書檔案的收集和歸檔管理整個(gè)過程的監(jiān)督，杜絕因管理人員不當(dāng)管理而降低文書檔案質(zhì)量的現(xiàn)象。

（三）材料收集的力度欠缺。文書檔案管理人員自身管理意識(shí)的欠缺，沒有對(duì)文件資料進(jìn)行歸類存放，亂堆亂放，將造成文書檔案管理流程缺乏有序性、規(guī)范性。相關(guān)的企業(yè)、單位為從根本上解決這一問題，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)文件管理人員文書檔案管理工作的監(jiān)督力度，并制定相關(guān)的管理規(guī)范，以約束辦公室文書檔案管理人員的管理行為，從而使文書檔案管理工作能順利進(jìn)行。文件資料缺少連續(xù)性、完整性、落款公章，降低了文件的準(zhǔn)確性和可靠性。

三、解決辦公室文書檔案在收集和歸檔管理中困難的措施

（一）構(gòu)建健全的辦公室文書檔案管理體系。相關(guān)的企業(yè)、單位應(yīng)針對(duì)辦公室文書檔案管理工作，制定出相對(duì)完善、健全的文書檔案管理體系，用以約束文書檔案管理過工作中的不規(guī)范、不系統(tǒng)、不完全等現(xiàn)象。在建設(shè)文書檔案管理系統(tǒng)時(shí)，在原有的基礎(chǔ)上，重新界定文書檔案管理相關(guān)單位的歸檔職能以及歸檔的范圍。文書檔案管理體系應(yīng)涵蓋各部門有關(guān)的考核制度，進(jìn)一步規(guī)范工作人員對(duì)文件的處理和打印，全面提高辦公室文書檔案管理的工作效率，促進(jìn)辦公室文書檔案管理總體水平的提升。

（二）全面提高文書檔案管理人員的素質(zhì)。文書檔案管理工作想要順利進(jìn)行，不僅需要建立完善管理體系，還需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員自身素質(zhì)的全面培養(yǎng)。相關(guān)的企業(yè)、部門應(yīng)針對(duì)管理人員培養(yǎng)問題，通過對(duì)管理人員檔期的安排進(jìn)行了解，安排適當(dāng)?shù)臅r(shí)間對(duì)辦公室文書檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)化知識(shí)和管理能力的培訓(xùn)。通過培訓(xùn)，調(diào)動(dòng)管理人員的責(zé)任意識(shí)和管理工作使命感，引導(dǎo)管理人員投身到文書檔案的管理工作中去，全心全意地完成辦公室文書檔案管理工作，繼而達(dá)到提升辦公室文書檔案管理整體管理水平的最終目的。辦公室文書檔案管理部門中存在較多的兼職管理人員，這就需要相關(guān)的企業(yè)、單位將兼職人員的培訓(xùn)也列入文書檔案管理人員的總體培訓(xùn)中，通過培訓(xùn)提升辦公室文書檔案兼職管理人員的管理水平，以利于文書檔案管理工作的順利進(jìn)行。

（三）加強(qiáng)文書檔案收集和歸檔的宣傳工作。在進(jìn)行辦公室文書檔案的收集和歸檔管理之前，良好的宣傳活動(dòng)能為后續(xù)工作的開展提供意想不到的好處。首先，相關(guān)部門應(yīng)以簡(jiǎn)報(bào)、檔案編研等方式擴(kuò)大宣傳范圍、加強(qiáng)宣傳力度，提升文書檔案管理人員的工作積極性，促進(jìn)管理人員自身管理意識(shí)的提高，從而達(dá)到全面宣傳的目的。然后，相關(guān)企業(yè)、單位的領(lǐng)導(dǎo)階層可以借用多媒體的宣傳手段，通過規(guī)范管理人員對(duì)文書檔案的管理方法，定時(shí)對(duì)文書檔案進(jìn)行核查，并記錄庫(kù)藏等相關(guān)信息。最大限度地降低文書檔案收集和歸檔管理中檔案缺乏真實(shí)性的現(xiàn)象，以保障文書檔案的質(zhì)量、使用率能得以提升。最后，相關(guān)企業(yè)、單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)文書檔案作用的宣傳，使更多的員工了解到文書檔案在企業(yè)、單位正常運(yùn)行中的重要作用。通過加強(qiáng)對(duì)文書檔案收集和歸檔管理的宣傳，達(dá)到解決傳統(tǒng)文書檔案管理模式中遺留的問題，提高文書檔案收集和歸檔管理能力，從而達(dá)到提升辦公室文書檔案收集和歸檔總體管理水平的目的。

四、結(jié)束語

受到傳統(tǒng)的文書檔案管理模式以及其他因素的影響，辦公室文書檔案收集和管理在實(shí)施中仍然存在較多問題。管理人員自身素質(zhì)、責(zé)任意識(shí)，以及對(duì)材料收集的重視度缺乏，都將會(huì)對(duì)辦公室文書檔案收集和歸檔管理帶來影響，降低了辦公室文書檔案的質(zhì)量和利用效率。為了解決這一困境，相關(guān)的企業(yè)、單位需要引導(dǎo)管理人員端正管理態(tài)度，加強(qiáng)對(duì)管理人員專業(yè)化知識(shí)和管理能力的培訓(xùn)，并加大對(duì)文書檔案的宣傳力度，通過構(gòu)建健全的文書檔案管理系統(tǒng)，以約束管理人員的管理行為。通過對(duì)辦公室文書檔案收集和歸檔管理中問題的解決，確保辦公室文書檔案管理工作順利進(jìn)行，為穩(wěn)定文書檔案最佳管理狀態(tài)提供保障。

[1]周家興.淺談辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理[J].辦公室業(yè)務(wù),2013（23）:57-58.

[2]馬婧如. 文書檔案科學(xué)化管理的路徑分析[A]. 中國(guó)武漢決策信息研究開發(fā)中心、決策與信息雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院.決策論壇——系統(tǒng)科學(xué)在工程決策中的應(yīng)用學(xué)術(shù)研討會(huì)論文集（上）[C].中國(guó)武漢決策信息研究開發(fā)中心、決策與信息雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院:,2015:1.