文/江蘇省揚(yáng)州市食品藥品檢驗(yàn)檢測(cè)中心　楊玲

新時(shí)期檔案管理模式的建構(gòu)

文/江蘇省揚(yáng)州市食品藥品檢驗(yàn)檢測(cè)中心楊玲

新時(shí)期對(duì)檔案管理模式提出了較高要求，本文對(duì)單位檔案信息化管理問(wèn)題進(jìn)行了分析，并提出新時(shí)期檔案管理模式的建構(gòu)策略。

單位；檔案信息化；管理模式

新時(shí)期對(duì)單位檔案信息化管理提出了較高要求。新時(shí)期下的單位檔案信息化要能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)單位的合理管理，確保單位檔案信息的準(zhǔn)確性。通過(guò)完善單位檔案管理機(jī)制，有效避免傳統(tǒng)單位管理模式下存在的問(wèn)題，提升單位檔案管理質(zhì)量。新時(shí)期下的單位檔案信息化管理將紙質(zhì)檔案錄入系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了信息電子化管理，有效避免了紙質(zhì)檔案易毀損、易丟失問(wèn)題，便于數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)與查詢，提高了檔案管理效率。

一、新時(shí)期檔案管理的問(wèn)題分析

(一)單位信息化管理人員素質(zhì)欠缺。很多單位建館時(shí)間較長(zhǎng)，一些管理人員年齡偏大，知識(shí)結(jié)構(gòu)較為陳舊，缺乏檔案管理的專業(yè)知識(shí)，因此這些管理人員的專業(yè)水平較低，對(duì)信息化技術(shù)的了解較少。一些管理人員的思維仍停留在紙質(zhì)化檔案管理工作理念上，不具備新時(shí)期單位檔案管理的綜合素質(zhì)。在單位檔案信息化管理工作中，易讓單位信息管理系統(tǒng)出現(xiàn)混亂，不利于新時(shí)期單位檔案信息化管理水平的提升。

(二)單位檔案信息化資源利用率低。單位檔案信息化建設(shè)的基本要求是檔案信息要簡(jiǎn)單有效，以大大縮短用戶閱讀時(shí)間，方便用戶閱讀，當(dāng)前很多單位資料還未得到充分開發(fā)和利用，很多單位管理落后，借閱手續(xù)復(fù)雜，不利于用戶借閱使用，很多單位資源未得到廣泛應(yīng)用。一些單位檔案信息化建設(shè)取得了一定成效，雖在管理模式上有一定創(chuàng)新，但還未脫離傳統(tǒng)檔案管理窠臼，未實(shí)現(xiàn)管理模式創(chuàng)新的飛躍。很多單位資源未充分利用，影響了單位信息資源的利用效率。

(三)單位信息化平臺(tái)二次開發(fā)不足。單位檔案信息化建設(shè)的目的是更好地為公眾提供檔案信息的管理與服務(wù)，以真正實(shí)現(xiàn)信息共享。很多單位構(gòu)建了檔案信息化系統(tǒng)，在應(yīng)用中發(fā)現(xiàn)很多定制功能與實(shí)際需要有較大差距，需要結(jié)合單位實(shí)際情況進(jìn)行“二次開發(fā)”，但很多單位對(duì)功能需求預(yù)見(jiàn)性較差，未在項(xiàng)目實(shí)施前和軟件供應(yīng)服務(wù)商做深入溝通，很多供應(yīng)商不能提供“二次開發(fā)”服務(wù)，導(dǎo)致單位檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用性不足，不能有效應(yīng)用檔案管理信息。

二、新時(shí)期檔案管理模式的建構(gòu)

(一)推行單位檔案雙軌制管理模式。單位檔案管理信息化進(jìn)程中，為確保信息檔案安全性，可推行單位檔案管理雙軌制，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案的交互管理，在雙軌制管理中以電子檔案模式為主導(dǎo)，以紙質(zhì)檔案作為備份，實(shí)現(xiàn)雙軌制管理。雙軌制管理能在單位檔案管理信息化進(jìn)程中發(fā)揮重要作用，能夠推進(jìn)單位檔案管理信息系統(tǒng)的完善。一些具有法律效力的文件和憑證采用紙質(zhì)形式保存下來(lái)，作為重要的憑證雙軌制保存。單位檔案管理信息化讓各類紙質(zhì)文件均以數(shù)字檔案的形式備存，但由于電子文件載體的不穩(wěn)定性及電子文件的易修改性，采用雙軌制管理模式，對(duì)重要文檔以紙質(zhì)形式備存，是較為完備的模式。雙軌制運(yùn)行模式對(duì)電子文件的安全性也提出了較高要求，以解決電子文檔歸檔時(shí)的介質(zhì)文件管理問(wèn)題，本著安全可靠原則對(duì)單位檔案加以管理。

(二)推行基于云計(jì)算的數(shù)字單位檔案管理模式。單位檔案管理信息化過(guò)程中要不斷推進(jìn)新技術(shù)發(fā)展，云計(jì)算技術(shù)雖處于發(fā)展階段，但近年來(lái)運(yùn)用云計(jì)算技術(shù)推進(jìn)單位檔案管理信息化進(jìn)程是一項(xiàng)重要工作，在單位檔案管理信息化發(fā)展過(guò)程中，云計(jì)算技術(shù)應(yīng)用越來(lái)越廣泛，基于云計(jì)算數(shù)字檔案館建設(shè)可為用戶提供更優(yōu)質(zhì)服務(wù)。某一區(qū)域的數(shù)字檔案館推進(jìn)中要基于云計(jì)算做好數(shù)字檔案館的構(gòu)建，在基于云計(jì)算的基礎(chǔ)上做好統(tǒng)一的數(shù)字檔案云服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，推進(jìn)單位數(shù)字化發(fā)展，為用戶提供完善的服務(wù)，促進(jìn)區(qū)域信息資源整合，實(shí)現(xiàn)檔案管理資源共享，形成統(tǒng)一平臺(tái)。例如，在北京城區(qū)建設(shè)起區(qū)域數(shù)字檔案館，基于云計(jì)算構(gòu)建起區(qū)域數(shù)字檔案館?；谠朴?jì)算技術(shù)，通過(guò)檔案規(guī)劃和建設(shè)，使用國(guó)家級(jí)綜合性國(guó)家檔案館。以解決建設(shè)、運(yùn)營(yíng)和檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施和應(yīng)用軟件的維護(hù)問(wèn)題。其次基于云計(jì)算建設(shè)多區(qū)域數(shù)字檔案館，選擇一些區(qū)域作為試點(diǎn)單位，通過(guò)區(qū)域共享平臺(tái)涵蓋基層檔案。例如建立起覆蓋江蘇、浙江、上海的數(shù)字檔案云服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)多區(qū)域公共檔案信息資源共享。基于云計(jì)算的數(shù)字檔案館建設(shè)，最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)國(guó)家檔案信息資源共享。

(三)推行單位檔案信息化管理模式。單位檔案管理信息化進(jìn)程的推進(jìn)目的在于提高單位檔案管理信息化管理水平，促進(jìn)單位檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展，改善原有標(biāo)準(zhǔn)，基于此須努力提高單位信息服務(wù)水平，促進(jìn)單位檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展，單位檔案管理信息化的目標(biāo)是從檔案材料審查角度入手，通過(guò)信息技術(shù)的推進(jìn)提升單位檔案工作管理效率，優(yōu)化檔案管理流程，提升服務(wù)水平，在單位檔案信息化管理中運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立和完善檔案服務(wù)系統(tǒng)用戶，建立有效的溝通平臺(tái)，為用戶提供穩(wěn)定可靠的信息服務(wù)。

三、結(jié)論

本文對(duì)單位檔案信息化管理創(chuàng)新管理提出了較高要求，本文對(duì)單位檔案信息化管理問(wèn)題進(jìn)行了分析，并提出了新時(shí)期單位檔案信息化管理的創(chuàng)新措施。

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