劉玉茹

摘要：隨著數(shù)字化信息技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式遇到了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，數(shù)字化檔案管理逐步成為今后檔案管理的主要模式之一。本文針對(duì)當(dāng)前如何做好數(shù)字化檔案管理工作，從數(shù)字化檔案的概念、存在問(wèn)題及應(yīng)對(duì)措施方面進(jìn)行探討，有利于數(shù)字化檔案管理的不斷改革和創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：檔案管理，數(shù)字化，措施

一、什么是數(shù)字化檔案

數(shù)字化檔案，是指將紙質(zhì)檔案通過(guò)掃描儀或者數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁盤、磁帶、光盤等數(shù)字載體上并能被計(jì)算機(jī)處理的圖像或文本，以實(shí)現(xiàn)檢索準(zhǔn)確快捷方便、信息資源共享、同步備份快速簡(jiǎn)單、存儲(chǔ)空間小、維護(hù)方便安全等功效（如下圖所示）。

二、實(shí)施數(shù)字化檔案管理的必要性

1.是順應(yīng)信息化社會(huì)發(fā)展的需要

隨著信息化社會(huì)的飛速發(fā)展，現(xiàn)代電子計(jì)算機(jī)技術(shù)及通訊技術(shù)應(yīng)用與發(fā)展越來(lái)越普及，由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)構(gòu)筑而成的數(shù)字化環(huán)境對(duì)我們影響越來(lái)越大。社會(huì)公眾對(duì)檔案信息的需求量不斷增加，如學(xué)生檔案、醫(yī)院檔案等等，人們對(duì)信息共享的迫切性也越來(lái)越明顯。數(shù)字化檔案管理體系可以讓每一位利用者在任何時(shí)間，任何地點(diǎn)進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)，查詢自己需要的檔案信息，不受時(shí)間和空間的限制。在這種形勢(shì)下，數(shù)字化檔案管理應(yīng)運(yùn)而生，逐步成為加快國(guó)家信息化步伐和發(fā)展檔案事業(yè)的需要。

2.能夠進(jìn)一步提高辦公效率

傳統(tǒng)的檔案材料都是以紙張為主要載體，占空間，查找不便。而數(shù)字化檔案管理可以使檔案管理業(yè)務(wù)更加方便高效快捷，檔案能夠及時(shí)歸檔，迅速得到整理，更快提供運(yùn)用，還能夠準(zhǔn)確反應(yīng)檔案當(dāng)前的情況。通過(guò)數(shù)字化檔案進(jìn)行查找不僅能準(zhǔn)確反映情況，而且可保證查詢檔案的準(zhǔn)確方便快捷，而且用戶不用受時(shí)間和空間的限制，大大提高了檔案的利用效率。它可以有效地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，從而為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。簡(jiǎn)而言之，數(shù)字化檔案管理就是將原來(lái)紙質(zhì)材料保存的檔案資料變成了提供信息的數(shù)字化控制中心。

3.能夠使檔案工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

檔案是社會(huì)信息資源的重要組成部分，已逐步成為國(guó)家進(jìn)行經(jīng)濟(jì)建設(shè)、發(fā)展科學(xué)文化事業(yè)的重要資源。檔案信息數(shù)字化的內(nèi)涵涉及到了檔案工作的各個(gè)方面。在積極開發(fā)檔案信息資源時(shí)，檔案工作者應(yīng)以檔案業(yè)務(wù)方面規(guī)范化為重點(diǎn)為之提供有價(jià)值的檔案信息，真正實(shí)現(xiàn)檔案作為信息資源為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展提供更好的服務(wù)目標(biāo)。對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，便于制定統(tǒng)一且易操作的檔案標(biāo)準(zhǔn)，從而抓好檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)。

三、數(shù)字化檔案管理存在的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)措施

1.存在的問(wèn)題

1.1 領(lǐng)導(dǎo)不夠重視

檔案工作往往引不起企業(yè)或單位領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，甚至有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為工作業(yè)績(jī)要靠業(yè)務(wù)工作及經(jīng)濟(jì)效益來(lái)體現(xiàn)，檔案管理僅僅是簡(jiǎn)單收存材料，對(duì)企業(yè)或單位發(fā)展沒(méi)有太大的作用。這種思想上的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，嚴(yán)重影響了檔案管理的水平及檔案信息的整合。尤其數(shù)字化檔案管理，需要投入一定的財(cái)力進(jìn)行電子設(shè)備的配備，領(lǐng)導(dǎo)不重視就不能有效配齊配全電子設(shè)備。設(shè)備不全就無(wú)法全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理。

1.2 缺少數(shù)字化檔案管理專業(yè)人才

數(shù)字化檔案管理需要大量的數(shù)字化管理專業(yè)人才，而從事數(shù)字化檔案管理的專業(yè)人才少之又少。在整個(gè)數(shù)字化檔案管理工作中，人才總量不足、結(jié)構(gòu)不合理現(xiàn)象比較突出，特別是高層次、高領(lǐng)域、高技能的創(chuàng)新復(fù)合型人才比較短缺，這些都嚴(yán)重制約了數(shù)字化檔案管理水平的提高。

1.3 數(shù)字化硬件配備更新不及時(shí)

隨著科技的飛速發(fā)展，數(shù)字化硬件設(shè)備更新?lián)Q代非常頻繁。而檔案工作往往引不起足夠重視，硬件配備也就跟不上時(shí)代步伐及現(xiàn)代檔案形勢(shì)的發(fā)展變化，影響了數(shù)字化檔案管理的全面開展。而且有些檔案管理軟件功能比較單一、參差不齊，跟不上時(shí)代發(fā)展需求，自動(dòng)化水平低下也影響了數(shù)字化檔案管理水平的進(jìn)一步拓展。同時(shí)設(shè)備更新不及時(shí)，容易受到網(wǎng)絡(luò)病毒等的沖擊，導(dǎo)致檔案管理體系不能正常運(yùn)行。

2.應(yīng)對(duì)措施

2.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視

領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)和前提，能夠進(jìn)一步提高檔案管理工作的地位及認(rèn)識(shí)水平。要不斷強(qiáng)化對(duì)檔案管理工作的重視，進(jìn)一步深化檔案管理在整個(gè)社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的重要意義，關(guān)心檔案工作者，增強(qiáng)檔案工作者的責(zé)任感和使命感，進(jìn)一步提高檔案管理的整體水平。

2.2 加強(qiáng)數(shù)字化檔案人才培養(yǎng)

檔案管理工作者的綜合素質(zhì)直接影響著數(shù)字化檔案管理水平，因此要加強(qiáng)數(shù)字化檔案工作者的培養(yǎng)，加強(qiáng)對(duì)其進(jìn)行業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，要針對(duì)不同層次人群進(jìn)行因材施教，通過(guò)舉辦講座、參觀學(xué)習(xí)等有效進(jìn)行檔案知識(shí)的更新，進(jìn)一步提高數(shù)字化管理能力。要加強(qiáng)優(yōu)秀人才的培養(yǎng)，確保能夠了解和掌握現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)，先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)以及數(shù)據(jù)通訊技術(shù)等，并能夠?qū)⑦@些知識(shí)熟練運(yùn)用到實(shí)際的數(shù)字化檔案管理工作中。

2.3 進(jìn)一步加大資金投入

要逐步加大對(duì)數(shù)字化設(shè)備的資金投入。目前，我國(guó)檔案管理普遍存在基礎(chǔ)硬件設(shè)施陳舊、配備不足等問(wèn)題。只有加大資金投入，配齊專門用于數(shù)字化檔案管理的計(jì)算機(jī)、掃描儀及復(fù)印機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)備，才能將文字檔案資料進(jìn)行轉(zhuǎn)化保存。此外，企業(yè)或單位還應(yīng)該不斷投入資金進(jìn)行設(shè)計(jì)和開發(fā)先進(jìn)的管理軟件，進(jìn)一步完善檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，加大信息開發(fā)程度從而實(shí)現(xiàn)資源共享。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，人們對(duì)獲取信息的時(shí)效、范圍、深度與廣度也不斷提高，傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)模式已經(jīng)無(wú)法滿足人們的需求，數(shù)字化檔案管理是順應(yīng)社會(huì)發(fā)展、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求，要不斷學(xué)習(xí)科學(xué)知識(shí)更好的掌握信息技術(shù)從而為檔案工作服務(wù)，進(jìn)一步提高工作效率。

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