如何建設(shè)規(guī)范化的政府采購(gòu)檔案管理工作
【摘要】本文通過(guò)對(duì)政府采購(gòu)檔案的內(nèi)涵和意義進(jìn)行分析探究,并相應(yīng)地提出建設(shè)規(guī)范化的政府采購(gòu)檔案管理工作的方法,有效提高我國(guó)政府采購(gòu)檔案管理工作水平,促進(jìn)我國(guó)政府采購(gòu)檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展。
【關(guān)鍵詞】建設(shè)規(guī)范化;政府采購(gòu)檔案;管理工作;分析探究
政府的采購(gòu)工作是一項(xiàng)規(guī)模較大的系統(tǒng)性工程,需要根據(jù)法律規(guī)定的方式、程序和方法等,對(duì)具體的物品進(jìn)行采購(gòu),并且在政府采購(gòu)的整個(gè)活動(dòng)中,政府采購(gòu)檔案管理工作尤為重要,它是對(duì)政府采購(gòu)行為和相關(guān)決策的詳細(xì)記錄,具有真實(shí)性、客觀性、反腐倡廉等功能,不僅可以提高政府采購(gòu)工作的效率,同時(shí)對(duì)政府良好社會(huì)形象的樹(shù)立也有著重要的作用。
一、政府采購(gòu)檔案的基本內(nèi)涵及意義
(一)政府采購(gòu)檔案的基本內(nèi)涵。政府采購(gòu)檔案主要就是對(duì)政府進(jìn)行采購(gòu)活動(dòng)的整個(gè)過(guò)程和相關(guān)決策內(nèi)容的詳細(xì)記錄,是指我國(guó)政府采購(gòu)管理工作部門(mén)、相關(guān)采購(gòu)工作人員、各個(gè)采購(gòu)代理部門(mén)在政府采購(gòu)活動(dòng)中的記錄,一般情況下都是以圖片、表格、硬盤(pán)、文字、聲像等形式存在的,有利于實(shí)現(xiàn)各個(gè)政府部門(mén)公平、公開(kāi)地進(jìn)行采購(gòu)活動(dòng)。
(二)政府采購(gòu)檔案管理工作的意義。政府采購(gòu)檔案管理工作是我國(guó)政府強(qiáng)化管理、提高采購(gòu)管理和規(guī)范采購(gòu)行為的重要工作內(nèi)容。它可以為政府的采購(gòu)行為進(jìn)行詳細(xì)記錄、統(tǒng)計(jì)分析、結(jié)果總結(jié)、財(cái)政支出的節(jié)約、接受監(jiān)督部門(mén)的檢查、處理各項(xiàng)采購(gòu)活動(dòng)的問(wèn)題提供有力證據(jù),強(qiáng)化政府采購(gòu)檔案的具體管理工作可以有效規(guī)范政府的各種采購(gòu)行為,對(duì)維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展和國(guó)家利益有著重要的意義。此外,建立完善的政府采購(gòu)檔案管理機(jī)制,有利于推進(jìn)政府的清正廉潔建設(shè),幫助政府樹(shù)立良好的采購(gòu)形象和社會(huì)公眾形象。
二、建設(shè)規(guī)范化的政府采購(gòu)檔案管理工作的方法
(一)建立健全政府采購(gòu)檔案管理體系。政府在采購(gòu)檔案的管理工作過(guò)程中,要選用工作人員來(lái)專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)采購(gòu)檔案的管理工作,對(duì)政府的采購(gòu)活動(dòng)和相關(guān)決策進(jìn)行詳細(xì)的記錄和收集,將收集到的政府采購(gòu)檔案以時(shí)間的順序或者是特征進(jìn)行合理的分類(lèi)、管理、編排等,保證政府采購(gòu)檔案管理朝著合理化、科學(xué)化的方向發(fā)展,防止各種不良因素對(duì)采購(gòu)檔案的破壞,強(qiáng)化對(duì)政府采購(gòu)檔案的管理工作,提高采購(gòu)檔案的有效使用年限,保證政府采購(gòu)檔案的全面性和完整性,不僅可以提高政府采購(gòu)檔案的利用效率,同時(shí)還可以對(duì)政府采購(gòu)過(guò)程中的具體行為進(jìn)行全面反映。
(二)完善政府采購(gòu)檔案的管理制度,保證采購(gòu)檔案的安全性。政府要建立完善的采購(gòu)檔案管理制度,并保證采購(gòu)檔案的安全性和完整性,促進(jìn)政府采購(gòu)檔案的可持續(xù)健康發(fā)展。首先,政府要建立健全采購(gòu)檔案的相關(guān)借閱制度,對(duì)于那些已經(jīng)整理好的政府采購(gòu)檔案文件,如果沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)和允許不得私自進(jìn)行借閱和查閱。如果是工作原因需要借閱采購(gòu)檔案,借閱人需要通過(guò)寫(xiě)申請(qǐng)書(shū)或者填申請(qǐng)表,并在其中詳細(xì)說(shuō)明所借檔案的名稱(chēng)、借閱日期、借閱數(shù)量、保管方法以及借閱的具體原因等,交給相關(guān)部門(mén)或領(lǐng)導(dǎo)審核后才可以進(jìn)行借閱。但是,對(duì)于那些關(guān)于商業(yè)的機(jī)密投標(biāo)文件卻不能隨意進(jìn)行借閱,防止政府的機(jī)密文件發(fā)生泄露。
(三)要明確政府采購(gòu)檔案工作的職責(zé),提高采購(gòu)檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平。在當(dāng)前政府采購(gòu)檔案的管理工作過(guò)程中,由于政府采購(gòu)檔案的管理工作人員普遍存在專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)水平不高的現(xiàn)象,大部分檔案管理工作人員身兼數(shù)職,很多甚至沒(méi)有相關(guān)的工作經(jīng)驗(yàn)以及沒(méi)有經(jīng)過(guò)檔案知識(shí)培訓(xùn),對(duì)我國(guó)當(dāng)前政府采購(gòu)工作的相關(guān)程序和法律規(guī)范并不了解,進(jìn)而無(wú)法有效地對(duì)采購(gòu)檔案進(jìn)行收集、歸檔和整理,致使政府采購(gòu)檔案的管理工作效率低下。由此可見(jiàn),我國(guó)政府采購(gòu)檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和能力還有待進(jìn)一步提高和加強(qiáng),需要檔案管理人員不斷學(xué)習(xí)檔案管理方面的新知識(shí)、新技能,熟練掌握當(dāng)前我國(guó)政府存在的相關(guān)法律法規(guī)和工作要求,加強(qiáng)自身對(duì)政府采購(gòu)檔案工作的認(rèn)識(shí)和了解。同時(shí),政府還應(yīng)該對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn),讓檔案管理人員熟練地掌握采購(gòu)檔案工作的具體環(huán)節(jié),提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平和職業(yè)技能,掌握高效合理的檔案管理方法,提高政府采購(gòu)檔案管理工作的效率,提高政府采購(gòu)檔案資料的使用壽命。
(四)從根本上掌握政府采購(gòu)檔案信息的精準(zhǔn)性和真實(shí)性。政府采購(gòu)檔案管理人員在對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行建檔時(shí),要保證書(shū)寫(xiě)的字跡清晰,必須選用鋼筆書(shū)寫(xiě)或者是打印,保證政府采購(gòu)檔案的原始性。歸檔后的資料一律不允許隨意地修改,并且在借閱的過(guò)程中不可以在檔案資料上進(jìn)行標(biāo)記,例如劃線(xiàn)、折疊、圈點(diǎn)、折頁(yè)等,保證政府采購(gòu)檔案的完整性。此外,政府各項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人在完成工作之后,需要立刻將項(xiàng)目資料交給檔案管理工作人員進(jìn)行建檔,然后檔案管理人員在對(duì)各種資料進(jìn)行整理、分離、立卷、歸檔、保存等,保證政府采購(gòu)資料檔案的全面性和真實(shí)性。
三、結(jié)語(yǔ)
總而言之,政府采購(gòu)檔案的相關(guān)管理工作是政府采購(gòu)工作中的一項(xiàng)非常重要的環(huán)節(jié),強(qiáng)化政府采購(gòu)檔案的具體管理工作可以有效規(guī)范政府的各種采購(gòu)行為,對(duì)維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展和國(guó)家利益有著重要的意義。因此,我國(guó)應(yīng)該建立健全政府采購(gòu)檔案管理體系;完善政府采購(gòu)檔案的管理制度,保證采購(gòu)檔案的安全性;要明確政府采購(gòu)檔案工作的職責(zé),提高采購(gòu)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平;從根本上掌握政府采購(gòu)檔案信息的精準(zhǔn)性和真實(shí)性,有效提高我國(guó)政府采購(gòu)檔案管理工作的效率。
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