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        機(jī)關(guān)公務(wù)人員如何寫好匯報(bào)材料

        2016-11-22 04:53:36張川
        儷人·教師版 2016年15期
        關(guān)鍵詞:內(nèi)容

        張川

        向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作,看似很平常,實(shí)際很重要。匯報(bào)得好不好,一是體現(xiàn)著匯報(bào)人的素質(zhì),二是關(guān)系到能否真實(shí)地反映匯報(bào)主體的實(shí)際工作水平,三是有時(shí)關(guān)系到能否贏得上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持,四是關(guān)系到匯報(bào)人的形象和聲譽(yù)。所以,任何有工作經(jīng)驗(yàn)的人,都會(huì)十分重視這件事。而要匯報(bào)得好,首先要把匯報(bào)材料寫好。盡管匯報(bào)時(shí)未必要照本宣科,但寫好匯報(bào)材料卻是匯報(bào)好的一個(gè)基礎(chǔ)。

        一、要投其所好

        意思是說(shuō),在實(shí)事求是的基礎(chǔ)上,上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)想聽(tīng)什么、喜歡聽(tīng)什么,就匯報(bào)什么。具體有四層意思:

        第一,匯報(bào)內(nèi)容要緊扣上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)聽(tīng)匯報(bào)的意圖。一般來(lái)說(shuō),上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)聽(tīng)匯報(bào)都有一定的目的性。特別在比較正規(guī)的場(chǎng)合聽(tīng)匯報(bào),往往會(huì)事先告知匯報(bào)主體。在這種情況下,就一定要按領(lǐng)導(dǎo)的要求準(zhǔn)備匯報(bào)材料。這里要防止三種情況:一要防止走題,千萬(wàn)不能答非所問(wèn)。二要防止隨意增加與上級(jí)要求無(wú)關(guān)的匯報(bào)內(nèi)容。有的基層領(lǐng)導(dǎo),較少有向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)面匯報(bào)的機(jī)會(huì),一旦有了這種機(jī)會(huì),就想“抓住機(jī)遇”,盡可能多匯報(bào)一些,讓領(lǐng)導(dǎo)多了解一些本單位的工作情況和成績(jī),并借此在領(lǐng)導(dǎo)頭腦中“掛上號(hào)”。這種心情是可以理解的,但既然上級(jí)有明確要求,還是要按要求準(zhǔn)備匯報(bào)材料,其他內(nèi)容可以搞附件,用書面形式報(bào)給領(lǐng)導(dǎo),不要輕易打亂領(lǐng)導(dǎo)的安排。三要防止隨意減掉上級(jí)要求匯報(bào)的內(nèi)容。有的基層領(lǐng)導(dǎo)不善于言談,或者擔(dān)心“言多語(yǔ)失”,所以就想盡量少說(shuō)一些,快點(diǎn)匯報(bào)完了事,以致把一些上級(jí)要求匯報(bào)的內(nèi)容也給“省略”掉了。這很不妥當(dāng)。因?yàn)橄蛏霞?jí)匯報(bào)工作是你的職責(zé),丑媳婦總要見(jiàn)公婆,再不愿匯報(bào)也得按要求進(jìn)行匯報(bào)。

        第二,匯報(bào)內(nèi)容要緊扣聽(tīng)匯報(bào)者的心理。起草匯報(bào)材料之前,首先要研究聽(tīng)匯報(bào)的人最關(guān)心什么、最重視什么、當(dāng)前正在研究什么問(wèn)題,選這樣的問(wèn)題做重點(diǎn)匯報(bào),一般容易引起領(lǐng)導(dǎo)的興趣。如果再匯報(bào)得很清楚、很透徹,匯報(bào)出一些思想和經(jīng)驗(yàn)來(lái),使領(lǐng)導(dǎo)從中受到一些啟發(fā),那就會(huì)取得更加理想的效果。這樣的匯報(bào),即使內(nèi)容窄一些,也往往能“以一當(dāng)十”。

        第三,匯報(bào)內(nèi)容要緊扣聽(tīng)匯報(bào)者的職責(zé)。公務(wù)行為的一個(gè)特點(diǎn)是職責(zé)的規(guī)定性,匯報(bào)的內(nèi)容也要體現(xiàn)這種規(guī)定性,同聽(tīng)匯報(bào)者分管的工作相對(duì)應(yīng)。如果所匯報(bào)的內(nèi)容都是聽(tīng)匯報(bào)者不分管的事情,那聽(tīng)者肯定不感興趣,匯報(bào)也就不可能取得好效果。

        二、要突出特點(diǎn)

        無(wú)論一個(gè)地區(qū)、部門,還是一個(gè)單位的工作,總有自己的特點(diǎn)。特點(diǎn)就是優(yōu)勢(shì)。既然有優(yōu)勢(shì),匯報(bào)時(shí)就要抓住這個(gè)優(yōu)勢(shì),突出這個(gè)優(yōu)勢(shì)。這樣可以取得多方面的好處:其一,這是實(shí)事求是的表現(xiàn)。因?yàn)樘攸c(diǎn)是客觀存在的,把客觀存在的東西反映出來(lái),這就是實(shí)事求是。其二,容易匯報(bào)出深度和厚度,不至于像“攤大餅”、“流水帳”。其三,容易引起領(lǐng)導(dǎo)的興趣。因?yàn)榧热皇悄愕奶攸c(diǎn),就說(shuō)明別人在這一點(diǎn)上比不過(guò)你,領(lǐng)導(dǎo)一般希望在這一點(diǎn)上從你這里多了解一些情況,多受到一些啟發(fā)。其四,在諸多匯報(bào)中不至于陷于末流,而容易出類拔萃。根據(jù)我的體會(huì)和觀察,領(lǐng)導(dǎo)聽(tīng)匯報(bào),不僅要了解情況,更要研究問(wèn)題。所以,一般并不喜歡那種面面俱到而又什么也說(shuō)不清、說(shuō)不透,不能使他受到啟發(fā)的匯報(bào)。如果在諸多匯報(bào)中,有的匯報(bào)特點(diǎn)很突出,在這一點(diǎn)上匯報(bào)得很深透,對(duì)領(lǐng)導(dǎo)研究工作確有啟發(fā),那即使其他方面薄弱一些,也會(huì)給領(lǐng)導(dǎo)留下較好的印象。

        三、要突出重點(diǎn)

        抓主要矛盾是馬克思主義哲學(xué)的一個(gè)基本觀點(diǎn)。寫匯報(bào)材料也要抓主要矛盾,就是突出重點(diǎn)。有些匯報(bào)材料,事無(wú)巨細(xì),面面俱到,而且平均用墨,結(jié)果成了“流水帳”,哪一點(diǎn)也寫不深透,使人聽(tīng)了受不到什么啟發(fā),留不下什么印象。這樣的匯報(bào)顯然是不成功的。要克服這種毛病,就一定要突出重點(diǎn)。

        什么是應(yīng)該突出的重點(diǎn)呢?大體有這么幾個(gè)方面:一是最適合領(lǐng)導(dǎo)心理的內(nèi)容。因?yàn)檫@是領(lǐng)導(dǎo)最關(guān)心、最想聽(tīng)、最愛(ài)聽(tīng)的內(nèi)容,不把它重點(diǎn)匯報(bào)好,其他方面匯報(bào)得再好,也難以取得好效果。二是最能體現(xiàn)匯報(bào)主體特點(diǎn)的內(nèi)容。因?yàn)檫@是匯報(bào)主體在工作上最鮮亮、最抓人的地方,要在諸多匯報(bào)中打得響,主要靠把這方面的內(nèi)容匯報(bào)好。三是內(nèi)涵最豐富、最深厚的內(nèi)容。也就是說(shuō),要把有話可說(shuō)、有思想可挖、有經(jīng)驗(yàn)可總結(jié)的內(nèi)容作為匯報(bào)的重點(diǎn)。

        四、要脈絡(luò)清晰

        工作匯報(bào)是將匯報(bào)材料上的符號(hào)語(yǔ)言轉(zhuǎn)化成匯報(bào)者的有聲語(yǔ)言,作用于聽(tīng)匯報(bào)者的聽(tīng)覺(jué)來(lái)完成的。而聽(tīng)匯報(bào)和看材料是有區(qū)別的??床牧峡梢浴盎仡^”,把前后內(nèi)容聯(lián)系起來(lái)看;看材料時(shí)精力可以“分叉”,可以幾條線索同時(shí)并進(jìn),一次看不清的可以反復(fù)琢磨。聽(tīng)匯報(bào)則既不能“回頭”,也不能“分叉”,又不能慢慢琢磨。這就要求匯報(bào)材料一定要脈絡(luò)清晰。首先是線條要單一,千萬(wàn)不能像長(zhǎng)篇小說(shuō)那樣設(shè)置多條線索,一會(huì)兒這出個(gè)頭,一會(huì)兒那又出個(gè)叉。因?yàn)檫@樣很容易叫人陷入迷團(tuán),理不出頭緒。其次是情節(jié)要簡(jiǎn)單,對(duì)復(fù)雜的情節(jié)要?jiǎng)h繁就簡(jiǎn),沒(méi)有必要像長(zhǎng)篇小說(shuō)那樣寫很多細(xì)節(jié)。再次是前后內(nèi)容的轉(zhuǎn)換要明顯,一般要有必要的語(yǔ)言提示,以使聽(tīng)匯報(bào)的人思路跟上趟。

        五、要結(jié)構(gòu)精巧

        匯報(bào)材料一般包括工作情況、取得的成績(jī)、存在的問(wèn)題、今后的設(shè)想等內(nèi)容,但整個(gè)材料如何布局、怎樣安排,先寫什么、后說(shuō)什么,要精心斟酌,不一定都按上述四部分內(nèi)容一順排列下來(lái)。

        干什么事都要圍繞著干這件事情的目的來(lái)進(jìn)行。匯報(bào)工作的目的是什么?就是把情況匯報(bào)清楚,把成績(jī)匯報(bào)充分,給領(lǐng)導(dǎo)留下一個(gè)好印象。安排材料的結(jié)構(gòu)一定要有利于達(dá)到這個(gè)目的,不要只圖省事,千篇一律。比如,在諸多匯報(bào)主體中,如果你的工作成績(jī)是最突出、最顯眼的,就可以采取倒插筆的結(jié)構(gòu),先寫成績(jī),然后再寫取得成績(jī)的措施,這樣讓領(lǐng)導(dǎo)一聽(tīng)先高興起來(lái)、興奮起來(lái),然后再往下匯報(bào)就會(huì)怎么匯報(bào)怎么順當(dāng)。再如,寫工作情況時(shí),要把最吸引人、最突出、最有特色的內(nèi)容放到最前邊,讓領(lǐng)導(dǎo)一聽(tīng)先被“抓住”,再往下匯報(bào)也就順當(dāng)了。如果一開(kāi)頭先把領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)煩了,那往下匯報(bào)得再好,在效果上也會(huì)打折扣。所以,安排匯報(bào)材料的結(jié)構(gòu),一定要在立足于工作實(shí)際的基礎(chǔ)上,研究領(lǐng)導(dǎo)的心理,適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的心理,抓住領(lǐng)導(dǎo)的心理。這對(duì)取得好的匯報(bào)效果是很重要的。

        六、要語(yǔ)言明快

        寫匯報(bào)材料要充分考慮有聲語(yǔ)言的特點(diǎn)。一是敘述語(yǔ)言要簡(jiǎn)明。切忌冗長(zhǎng)口羅唆,千萬(wàn)不能把有用的東西淹沒(méi)在廢話之中。二是要多用短句。這樣既便于說(shuō),又便于聽(tīng),而且干脆有力,節(jié)奏感強(qiáng)。如果句式過(guò)長(zhǎng),無(wú)論匯報(bào)的人還是聽(tīng)匯報(bào)的人,都會(huì)感到費(fèi)勁。三是要流暢和諧,上口順耳,不能氣結(jié)語(yǔ)澀。四是要通俗易懂,不要用生僻的語(yǔ)言。

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