楊麗娜

近年來， 隨著網(wǎng)絡(luò)的產(chǎn)生以及檔案管理新型軟件的誕生與發(fā)展，我國事業(yè)單位檔案管理的工作逐步向技術(shù)化、信息化發(fā)展。提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是一種必然的趨勢。

事業(yè)單位檔案管理在事業(yè)單位的工作中處于重要地位，要想體現(xiàn)出檔案管理在單位決策中的價(jià)值，這就需要改革當(dāng)前的管理模式和工作思路，必須使檔案管理工作向信息化的方向發(fā)展。

如何提高事業(yè)單位檔案管理信息化，需要考慮以下幾個(gè)問題。

一、提升領(lǐng)導(dǎo)的重視程度

讓領(lǐng)導(dǎo)在管理決策中想到檔案管理工作，需要檔案管理部門提供有用的信息，供決策者參考。同樣的問題擺在面前，如何讓領(lǐng)導(dǎo)在決策中想到檔案管理？這就要檔案管理工作者具備較高的專業(yè)知識(shí)，能利用信息化的手段，及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供準(zhǔn)確的全面的信息，從而證明信息化的重要性。

二、加強(qiáng)管理員的選拔、培訓(xùn)，提升管理能力

很多單位都認(rèn)為檔案管理不重要，隨便安排個(gè)人員，負(fù)責(zé)收發(fā)一下就可以了，其實(shí)，那是錯(cuò)誤落后的意識(shí)。目前在崗的檔案管理人員，很多都沒有參加過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，加上年齡都偏大， 已經(jīng)很難適應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)。

管理檔案的人員在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)不認(rèn)真，沒有責(zé)任心， 更加沒有足夠的耐心去進(jìn)行檔案管理工作， 因而造成了檔案中有缺漏， 沒有被發(fā)現(xiàn)，在使用過程才發(fā)現(xiàn)，造成耽誤甚至誤導(dǎo)決策的情況。要扭轉(zhuǎn)事業(yè)單位的檔案管理的不足，改善這種狀況，有必要培養(yǎng)一批專業(yè)的檔案管理人員， 以保證事業(yè)單位的檔案管理工作走上信息化、規(guī)范化。

三、提升事業(yè)單位檔案管理的信息化程度

盡管網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)很普及， 但很多事業(yè)單位的檔案管理工作還是沒有得到全面的信息化， 仍停留在七八十年代的手抄筆錄，很多重要的檔案信息， 還是使用紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理。紙質(zhì)檔案容易受天氣的影響被損壞，紙質(zhì)檔案查找信息就更困難了。要快捷、準(zhǔn)確、科學(xué)提供決策信息，就更無從談起了。

要改變這種狀況，必須把事業(yè)單位檔案管理的信息化工作納入日常工作中，與國家的辦公無紙化一起，進(jìn)行更新?lián)Q代。

四、將檔案管理的信息化與傳統(tǒng)檔的案管理相結(jié)合

由于事業(yè)單位成立的時(shí)間比較長，年代跨度大，不少事業(yè)單位還是以傳統(tǒng)的檔案管理手段為主，一時(shí)半會(huì)也不可能將單位的檔案管理全部信息化。如何解決這個(gè)問題，也是事業(yè)單位檔案管理信息化的一個(gè)突出難題。

個(gè)人認(rèn)為只有將檔案管理的信息化與傳統(tǒng)檔的案管理相結(jié)合， 才能逐步實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的信息化。把單位的檔案分類，對于一些重要的，經(jīng)常使用的，在工作決策能提供重要參考的信息優(yōu)先信息化，先易后難，這樣可以充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，體現(xiàn)信息技術(shù)的重要性，從而爭取到更多的重視和資源投入，促進(jìn)檔案管理信息化的持續(xù)發(fā)展和更新。

五、建立完善的檔案管理制度

只有科學(xué)的檔案管理制度， 才能促使檔案管理信息化的順利進(jìn)行。事業(yè)單位應(yīng)該就自己單位檔案管理的實(shí)際情況，制定一個(gè)可行的規(guī)章制度，指導(dǎo)檔案管理信息化建設(shè)工作。可以把檔案管理信息化的內(nèi)容作為事業(yè)單位工作考核的一個(gè)重要指標(biāo)。這樣就可以責(zé)權(quán)分明，充分調(diào)動(dòng)檔案管理工作參與者的積極性，更好地推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)。有了相應(yīng)的管理制度， 管理檔案的人員就會(huì)更加有工作的熱情， 也會(huì)更加耐心、認(rèn)真的對待檔案管理的工作。也能使檔案管理的信息化建設(shè)工作能夠更加順利的實(shí)施。

六、結(jié)語

做好事業(yè)單位檔案的管理工作，能夠提高事業(yè)單位的人員素質(zhì)，促進(jìn)事業(yè)單位的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，對事業(yè)單位的發(fā)展具有重要的意義。

提升檔案管理意識(shí)，提高工作人員的專業(yè)能力和管理水平，加強(qiáng)制度化建設(shè)及管理設(shè)備的投入，注重檔案的真實(shí)性與可利用性，并壯大檔案管理人員隊(duì)伍，增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，利用先進(jìn)的科技手段大力推進(jìn)檔案管理工作，使事業(yè)檔案管理在事業(yè)單位的工作中發(fā)揮最大的作用，從而促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)：

[1]肖好文.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略[J].東方企業(yè)文化，2013，16，129-130.