李聞

摘要：全面預(yù)算管理在企業(yè)管理中的核心價值已經(jīng)被普遍認同，但部分企業(yè)在預(yù)算管理信息化方面的重視程度仍相對較低。本文在分析企業(yè)缺乏信息系統(tǒng)支持引發(fā)的預(yù)算管理問題的基礎(chǔ)上，論述了成功實施全面預(yù)算管理信息化的關(guān)鍵因素和成效，希望本文的研究能夠為企業(yè)預(yù)算管理信息化改進提供有益的參考。

關(guān)鍵詞：全面預(yù)算管理 信息化 預(yù)算管控

全面預(yù)算管理從企業(yè)整體戰(zhàn)略出發(fā)，在戰(zhàn)略逐層分解和業(yè)務(wù)計劃基礎(chǔ)上，形成了企業(yè)目標設(shè)置、預(yù)算編制、執(zhí)行控制、預(yù)算分析、績效考核的閉環(huán)管理體系。近年來在財政部、國資委等多部委的積極推動下，越來越多的企業(yè)已經(jīng)引進了全面預(yù)算管理。隨著企業(yè)外部環(huán)境復(fù)雜化、組織規(guī)模擴大、管理半徑增長，在缺乏信息系統(tǒng)支持的情況下，預(yù)算信息時效性、預(yù)算編制的合理性、預(yù)算監(jiān)控及分析的有效性等方面往往會暴露出缺陷，需要將預(yù)算管理和信息系統(tǒng)相結(jié)合，通過全面預(yù)算管理信息化來提升企業(yè)預(yù)算管控水平。

一、預(yù)算管理信息化程度低引發(fā)的主要問題

未實施預(yù)算管理系統(tǒng)的企業(yè)，一般將Office Excel作為預(yù)算管理工具，預(yù)算管理信息化程度較低。由于預(yù)算管理需要多部門參與、多層級反復(fù)溝通、動態(tài)調(diào)整，Excel作為一種辦公數(shù)據(jù)處理軟件，與專業(yè)預(yù)算管理軟件相比，難以支撐企業(yè)管理決策的需求。

（一）預(yù)算編制效率低，數(shù)據(jù)管理分散

由于預(yù)算管理涉及企業(yè)的方方面面，因此報表數(shù)量眾多，預(yù)算編制工作量大。在Excel環(huán)境下，由于預(yù)算信息分別存在不同的表單中，數(shù)據(jù)是相對割裂的，預(yù)算管理部門難以高效地匯總不同格式表單，無法自動實現(xiàn)預(yù)算目標分解等功能，加之預(yù)算編制的分層性，在人工控制預(yù)算編制過程的情況下，不同預(yù)算單元的編制進度不統(tǒng)一，容易引發(fā)信息不對稱等問題，預(yù)算編制周期往往從上年第四季度延續(xù)到預(yù)算年度第一季度，各部門共同參與預(yù)算的效率較低。此外，在外部競爭快速變化的環(huán)境下，滾動預(yù)算是企業(yè)精細化管理的趨勢，而Excel軟件無法實現(xiàn)快速編制預(yù)算，難以支持季度或月度滾動預(yù)算的需求。

（二）預(yù)算實時控制成本高，缺乏預(yù)警機制

為了實現(xiàn)事前控制，需要在業(yè)務(wù)活動發(fā)生前進行嚴格審核，以確保業(yè)務(wù)活動嚴格按照預(yù)算執(zhí)行。由于缺乏預(yù)算監(jiān)控系統(tǒng)的支持，預(yù)算管理部門只能通過設(shè)置預(yù)算執(zhí)行臺賬等方式進行人工審核。當企業(yè)達到一定規(guī)模、業(yè)務(wù)復(fù)雜性加大時，這種手工控制預(yù)算的成本將明顯增大，不但增加預(yù)算管理部門的工作量，更嚴重影響業(yè)務(wù)審批效率。反之，不進行實時手工監(jiān)控，就不能預(yù)先掌握重要事項的執(zhí)行偏差，企業(yè)缺乏預(yù)警機制，預(yù)算控制變成了事后總結(jié)分析。

（三）預(yù)算分析費時費力，信息質(zhì)量差

由于EXCEL無法和企業(yè)財務(wù)軟件集成，因此預(yù)算分析只能依靠手工取數(shù)，預(yù)算分析人員陷入龐雜數(shù)據(jù)中，大量的精力耗費在數(shù)據(jù)整理，而不能留出足夠時間與預(yù)算執(zhí)行部門有效溝通，分析結(jié)論很可能停留在問題表象，預(yù)算分析質(zhì)量較差。同時，由于數(shù)據(jù)整理工作費時費力，分析報告難以靈活滿足企業(yè)不同管理維度需求，無法對動態(tài)預(yù)算執(zhí)行情況進行分析，預(yù)算分析周期很容易被拉長，無法滿足管理層獲取分析報告的及時性要求。

二、全面預(yù)算管理信息化的關(guān)鍵因素

預(yù)算管理系統(tǒng)應(yīng)基于企業(yè)自身管理需求，在預(yù)算周期設(shè)置、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)設(shè)置、系統(tǒng)權(quán)限管理等方面，支持相對靈活的預(yù)算方案定義，對預(yù)算編制、審批、調(diào)整、控制、分析全流程予以支持。

（一）預(yù)算編制信息化要求

全面預(yù)算管理涉及銷售、采購、生產(chǎn)、運營方方面面，預(yù)算管理系統(tǒng)需要契合企業(yè)完整的業(yè)務(wù)邏輯，且能適應(yīng)管理需求的不斷變化，系統(tǒng)功能應(yīng)具有可擴展性。為了解決預(yù)算組織協(xié)調(diào)難度大、數(shù)據(jù)匯總審核工作量大的問題，預(yù)算系統(tǒng)需要支持自動數(shù)據(jù)分發(fā)、匯總，對編制、審核、歸口匯總調(diào)整、審批等設(shè)置系統(tǒng)時間節(jié)點，保障預(yù)算工作嚴肅性。在預(yù)算編制過程，企業(yè)各預(yù)算單元廣泛參與，預(yù)算系統(tǒng)要具備完善的權(quán)限管理功能。此外，全面預(yù)算最終要體現(xiàn)在財務(wù)預(yù)算，應(yīng)盡量減少公式、規(guī)則維護工作量，自動生成各類財務(wù)預(yù)算報表。

（二）預(yù)算控制信息化要求

預(yù)算管理系統(tǒng)應(yīng)加強事前和事中控制的力度，實時動態(tài)監(jiān)控預(yù)算執(zhí)行情況，強化預(yù)算剛性約束。具體來說，預(yù)算管理系統(tǒng)將預(yù)算控制和日常審批流程相結(jié)合，在業(yè)務(wù)活動發(fā)生前的審批流程中，業(yè)務(wù)發(fā)起部門負責(zé)人、預(yù)算管理部門、分管領(lǐng)導(dǎo)等相關(guān)審批角色，可以從系統(tǒng)中直觀查詢到批準預(yù)算數(shù)、已執(zhí)行金額、預(yù)算余額等信息，從而參照預(yù)算執(zhí)行情況決定是否準予該項活動發(fā)生。為保證信息的及時性，預(yù)算管理系統(tǒng)可以與核算系統(tǒng)建立接口實現(xiàn)數(shù)據(jù)整合，通過儀表盤等功能，對預(yù)算執(zhí)性失衡的預(yù)算項目進行預(yù)警提示。

（三）預(yù)算分析及決策支持的信息化要求

預(yù)算管理系統(tǒng)以企業(yè)價值分析和決策支持為最終目的，應(yīng)建立維度足夠豐富的數(shù)據(jù)模型，在不需要定義復(fù)雜報表、公式的前提下，支持不同維度組合的數(shù)據(jù)查詢與分析。比如，銷售收入數(shù)據(jù)可以從產(chǎn)品線、部門、區(qū)域、銷售渠道、客戶等多角度進行定義，在企業(yè)對銷售收入的預(yù)算和實際發(fā)生數(shù)據(jù)進行對比分析時，企業(yè)可能會關(guān)注單一維度或組合維度的銷售業(yè)績，以及時判斷是否進行銷售政策調(diào)整。對于企業(yè)常用的考核指標、預(yù)算關(guān)鍵性指標，可以在系統(tǒng)中設(shè)置管理報表直接展示，以提高決策支持效力。

三、實施全面預(yù)算信息化管理的成效

（一）搭建協(xié)同工作平臺，提高預(yù)算管理效率

通過全面預(yù)算管理信息化，可以切實發(fā)揮預(yù)算管理在戰(zhàn)略實施、內(nèi)部協(xié)調(diào)、內(nèi)部控制和決策支持等方面的推動作用，企業(yè)在預(yù)算管理系統(tǒng)中設(shè)置統(tǒng)一預(yù)算方案，將銷售計劃、采購計劃、研發(fā)計劃、人力資源計劃、投融資計劃等整合在一個平臺上，以統(tǒng)一的業(yè)務(wù)邏輯為基礎(chǔ)進行年度預(yù)算、滾動預(yù)測，提升全面預(yù)算管理效率和效果。

（二）加強業(yè)務(wù)分析管控，提升預(yù)算管理決策支撐作用

借助信息化，預(yù)算管理部門得以將預(yù)算控制、經(jīng)營分析、績效考核有效結(jié)合，信息的準確性和時效性得到全面提升，管理層可以更直觀清晰地掌控企業(yè)的運營狀況，對內(nèi)外部環(huán)境變化做出及時反應(yīng)，在更充分的定量分析基礎(chǔ)上挖掘潛在的利潤增長點，保持企業(yè)的競爭優(yōu)勢。

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