龔麗萍

摘 要：在我國(guó)的社會(huì)主義轉(zhuǎn)型階段的初期，我國(guó)內(nèi)部的司法檔案的管理就一直在經(jīng)歷著改革，但每次實(shí)際行動(dòng)上的改革，檔案管理制度落后、壓力大和管理模式不當(dāng)?shù)戎T多問(wèn)題都影響了檔案在司法行政上的有效管理。因此，本篇文章主要就關(guān)于司法檔案的管理和檔案管理呈現(xiàn)數(shù)字化的涵義，簡(jiǎn)單的敘述了數(shù)字化檔案管理在司法行政中的工作運(yùn)用。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化檔案管理；司法檔案；司法行政工作；工作的運(yùn)用

1 前言

（一）研究的背景

改革開(kāi)放以來(lái)，我國(guó)非常重視數(shù)字化檔案管理工作的發(fā)展。所以，隨著工作水平的提高，我國(guó)司法機(jī)關(guān)內(nèi)部管理也得到了不斷的健全與完善。與以前相比我國(guó)檔案管理制度已經(jīng)得到了不斷的完善，司法檔案管理工作也迎來(lái)了一個(gè)大好的時(shí)機(jī)，但是無(wú)可置疑的是，檔案管理內(nèi)部還存在著各種各樣的問(wèn)題。

（二）研究的目的和意義

司法行政機(jī)關(guān)實(shí)行行政管理就是為了能夠讓檔案管理工作更好地進(jìn)行，也就是為了讓本司法行政機(jī)關(guān)的檔案管理工作得到更好的發(fā)展和提高。行政管理效率的高低關(guān)系著司法行政機(jī)關(guān)的工作水平，也體現(xiàn)了司法行政機(jī)關(guān)人員管理檔案水平的高低。本文對(duì)我國(guó)司法行政機(jī)關(guān)行政管理工作中數(shù)字化檔案管理的運(yùn)用進(jìn)行相對(duì)性研究。

2 我國(guó)司法行政機(jī)關(guān)行政工作的特點(diǎn)

首先，司法行政機(jī)關(guān)行政工作與檔案的管理相輔相成。行政和管理是司法行政機(jī)關(guān)中的兩大基礎(chǔ)，在司法行政機(jī)關(guān)中，我們通過(guò)行政工作的應(yīng)用得到經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行行政管理工作時(shí)，我們的目的就是提高數(shù)字化檔案管理在行政工作中的應(yīng)用。進(jìn)入司法行政機(jī)關(guān)之后，我們還是用相同的方法不斷的對(duì)數(shù)字化檔案管理進(jìn)行完善，所以，行政工作是司法行政機(jī)關(guān)的基礎(chǔ)。檔案管理在司法行政機(jī)關(guān)管理中起著決定性作用，司法行政機(jī)關(guān)的發(fā)展也離不開(kāi)行政工作管理的發(fā)展，同樣行政檔案管理的發(fā)展促進(jìn)了司法行政機(jī)關(guān)的發(fā)展。然而行政管理在處理機(jī)關(guān)內(nèi)部事務(wù)時(shí)所采用的一種手段，這也是司法行政機(jī)關(guān)所形成的特定的處理方法。通過(guò)行政管理，司法行政機(jī)關(guān)可以解決一些基本問(wèn)題，為行政工作的應(yīng)用發(fā)展掃除障礙。因此，只有行政管理與檔案管理相結(jié)合，才能共同促進(jìn)司法行政機(jī)關(guān)的發(fā)展與進(jìn)步。

司法行政機(jī)關(guān)行政管理主體呈現(xiàn)專(zhuān)業(yè)化趨勢(shì)。行政管理工作往往需要專(zhuān)業(yè)性的知識(shí)，所以司法行政機(jī)關(guān)行政管理主體也就呈現(xiàn)了專(zhuān)業(yè)化的趨勢(shì)。行政管理在進(jìn)行工作時(shí)，要結(jié)合自己的工作應(yīng)用來(lái)分析解決問(wèn)題。行政管理工作是與數(shù)字化檔案管理相結(jié)合的，如果行政管理缺乏數(shù)字化檔案管理，那么就會(huì)導(dǎo)致行政命令缺乏應(yīng)用性，甚至?xí)?dǎo)致行政命令的錯(cuò)誤性，延時(shí)性，這會(huì)直接影響司法行政機(jī)關(guān)的權(quán)威性和工作效率。所以司法行政機(jī)關(guān)在行政管理方面非常重視數(shù)字化檔案管理的應(yīng)用，這也是司法行政機(jī)關(guān)行政管理的一大特點(diǎn)。還有很多司法機(jī)關(guān)受到了“官本位”思想的影響，還是無(wú)法讓檔案的管理水平達(dá)到一個(gè)新的高度。很多司法行政單位在工作時(shí)沒(méi)有高度重視行政管理效率，在對(duì)工作人員的評(píng)議考核與管理效率的評(píng)審上缺乏科學(xué)的方式，并沒(méi)有深入研究，也沒(méi)有利用行政管理指令來(lái)完成一系列的檔案管理工作，很多司法機(jī)關(guān)的行政管理就是為檔案管理工作做準(zhǔn)備。

3 分析數(shù)字化檔案管理的作用

為了分析我國(guó)司法行政機(jī)關(guān)行政管理中存在的一些運(yùn)用，并且通過(guò)這些實(shí)際性的運(yùn)用來(lái)提高我國(guó)司法行政機(jī)關(guān)行政管理效率，從而推動(dòng)司法行政機(jī)關(guān)檔案管理工作的改革，為司法行政機(jī)關(guān)的發(fā)展帶來(lái)更多的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。只有提高了司法行政機(jī)關(guān)的行政管理效率，才能促使司法行政機(jī)關(guān)培養(yǎng)出更加優(yōu)秀的人才，當(dāng)然，這對(duì)我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展也具有重要的意義。

（一）提升工作效率

對(duì)各類(lèi)檔案進(jìn)行數(shù)字化的管理模式，能夠在第一時(shí)間將資料進(jìn)行存儲(chǔ)并加以利用，數(shù)字化檔案的管理可以真實(shí)地反映實(shí)際情況，可以讓使用檔案的用戶可以方便的查詢到他們想要的資料只需要?jiǎng)觿?dòng)手指就能輕松的了解到檔案里面的內(nèi)容。

（二）提升了檔案的使用效率

以前一些司法行政機(jī)關(guān)進(jìn)行工作時(shí)，都是用文本作為載體，將檔案歸案，很不方便于人們?nèi)ピ囍私鈾n案的內(nèi)容。但是如果用數(shù)字化而檔案進(jìn)行針對(duì)性的查詢，就可以輕松的利用數(shù)字化程序進(jìn)行檔案查詢，方便了人們，也可以打破時(shí)間和空間的局限性。

（三）提升檔案管理的經(jīng)濟(jì)效益

以目前的經(jīng)濟(jì)效益來(lái)看，采取傳統(tǒng)的檔案管理模式無(wú)疑對(duì)于資金會(huì)是一個(gè)極大的挑戰(zhàn)，而且還包括了辦公的費(fèi)用，直接導(dǎo)致了檔案管理的成本大幅度的提高，經(jīng)濟(jì)效益變得很低。但是數(shù)字化檔案管理可以有效地減少檔案管理所需要的成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。

4 數(shù)字化檔案管理在行政工作中的應(yīng)用

（一）建立完善的數(shù)字化管理制度

如果要想保證數(shù)字化檔案管理的建設(shè)與安全使用，那么司法機(jī)關(guān)就必須建立一個(gè)有關(guān)數(shù)字化管理制度，來(lái)制約不當(dāng)舉動(dòng)。檔案作為文獻(xiàn)資料的一種，是具有極大的特殊性的，并且一些檔案是不能去進(jìn)行外界的公布的，所以必須建立完善數(shù)字化管理制度來(lái)保證檔案的安全。

（二）構(gòu)建信息技術(shù)支持系統(tǒng)

要建立完善的技術(shù)支持系統(tǒng)來(lái)對(duì)數(shù)字化檔案管理工作提供技術(shù)保障，要良好的構(gòu)建一套完整的工作體系，從聯(lián)系商家到聯(lián)系客戶再到進(jìn)行檔案的管理或查詢，這一系列的工作舉措都必須依靠一個(gè)完善的技術(shù)系統(tǒng)進(jìn)行支持的。

（三）建立信息查詢子系統(tǒng)和案件管理系統(tǒng)

借助數(shù)字化檔案管理進(jìn)行工作時(shí)，系統(tǒng)內(nèi)必須套用一個(gè)子系統(tǒng)進(jìn)行內(nèi)部保障，再要依靠一個(gè)案件管理系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行適當(dāng)?shù)墓芾?，保證檔案的安全使用。

5 總結(jié)

從上文所說(shuō)的來(lái)看，現(xiàn)在如果還依舊沿襲傳統(tǒng)的檔案管理方式是無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代潮流的，所以數(shù)字化檔案管理模式非常適合，本文通過(guò)對(duì)于我國(guó)的檔案管理的特點(diǎn)、數(shù)字化檔案管理的作用及其在司法行政管理工作中的運(yùn)用進(jìn)行闡述，也是對(duì)我國(guó)現(xiàn)在使用數(shù)字化檔案管理工作積極探索和運(yùn)用。

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