呂翠華

摘 要：檔案管理，就是對信息的有效處理。做好此項工作，能夠幫助在發(fā)展過程中有效預見和規(guī)避問題，也能有效加快經(jīng)濟社會建設步伐，這就需要不斷推動檔案管理改革創(chuàng)新進程，切實提高檔案管理工作水平。本文筆者對信息環(huán)境下檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展進行了分析探討，希望對相關(guān)從業(yè)人員具有借鑒意義。

關(guān)鍵詞：信息環(huán)境；檔案管理；創(chuàng)新；發(fā)展

隨著世界范圍內(nèi)科學技術(shù)的發(fā)展，信息化時代也隨之到來，這給檔案管理工作提出了更高的要求，社會對檔案管理工作也越來越重視。但是，就我國現(xiàn)如今檔案管理的實際情況而言，多為傳統(tǒng)化管理，而傳統(tǒng)的檔案管理由于其落后的管理方式方法，已經(jīng)越來越不能滿足時代發(fā)展的需要，且在很大程度上制約了社會的發(fā)展。因而，加快信息時代下的檔案管理創(chuàng)新已經(jīng)成為迫在眉睫的大事。

1 新時期創(chuàng)新檔案管理工作的必要性

創(chuàng)新作為時代發(fā)展動力，對于推動改革、發(fā)展有著舉足輕重的作用，檔案管理工作也不例外。信息化技術(shù)的普及，對檔案管理工作提出了更高要求，很多原有的管理制度、管理方式方法已經(jīng)明顯適應不了發(fā)展的需要和要求，為了進一步提高檔案管理工作效率和綜合服務水平，就迫切需要對其進行不斷創(chuàng)新。

2 創(chuàng)新服務理念

檔案管理同其他有形商品一樣，也需要滿足不同消費者的需求。時代在進步，不斷發(fā)展的信息化賦予檔案管理很多新的意義，也越來越偏向于服務。因此，為滿足客戶對檔案管理的不同需求，檔案管理部門也需要在日常的管理過程中進一步更新服務理念，推動檔案事業(yè)更好更快發(fā)展。一是檔案管理人員在管理工程中要不斷提升自身和部門的創(chuàng)新能力；二是管理人員要切實增強服務意識，為消費者提供更好的檔案服務；三是檔案管理部門應當適時建設滿足信息化時代下的創(chuàng)新人才隊伍，使相關(guān)檔案管理人員不僅要具備足夠的理論知識，也要不斷學習和掌握新時代信息化管理手段，同時積極總結(jié)管理工作經(jīng)驗，為團隊整體發(fā)展提供堅實的軟實力保障。這樣就可以最大化實現(xiàn)檔案材料在信息時代的使用價值。

3 創(chuàng)新管理方式

3.1 建立網(wǎng)頁版檔案

為方便檔案檢索、提高管理效率，目前，我國許多單位都已經(jīng)開始利用互聯(lián)網(wǎng)開展網(wǎng)上服務，這種方式已經(jīng)逐漸成為社會和單位檔案管理的一種重要形式。檔案管理部門通過進行單位內(nèi)部局域網(wǎng)檔案管理，將檔案統(tǒng)一集中制作為網(wǎng)頁，將各種有用信息積極促織，利用互聯(lián)網(wǎng)的便利性，將檔案管理系統(tǒng)與企事業(yè)單位網(wǎng)站相連接，實現(xiàn)單位信息的網(wǎng)上檢索，在為檔案使用者提供更好服務的同時，也為檔案管理者提供了便利。在進行檔案工作時，要以網(wǎng)頁或網(wǎng)站為基礎，利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢盡快建立完善檔案信息及電子文件全文數(shù)據(jù)庫，利用網(wǎng)站對電子文件實施管理與利用，進而實現(xiàn)檔案信息的數(shù)據(jù)化、數(shù)字化、自動化、法制化和規(guī)范化。比如，建立好檔案數(shù)據(jù)庫以后，檔案管理部門在網(wǎng)頁輸入目錄管理數(shù)據(jù)就能進行檔案的增加和修改，而檔案用戶也可以在網(wǎng)上數(shù)據(jù)庫公開部分查詢檔案目錄和檔案信息，方便了用戶的查詢與檢索；同時，檔案管理部門可加強與宣傳部門的相互協(xié)作，將單位內(nèi)部各項工作、活動開展錄像制作為數(shù)字檔案，建立視頻檔案，這樣不僅可以方便宣傳部門的宣傳，也可以方便各部門之間的協(xié)調(diào)銜接和交互配合，推動單位整體工作更加高效開展。

3.2 建立檔案管理中心

檔案管理部門應當與其他企事業(yè)單位的信息管理部門之間加強溝通聯(lián)系，建立綜合性電子檔案管理中心，將該中心設在企事業(yè)單位檔案館（室），進而將兩部分合成一個整體，作為企事業(yè)單位的共同信息資源庫，將極大的方便各種不同的信息的整合與利用。此檔案管理中心可以集中管理不同網(wǎng)頁或者網(wǎng)站內(nèi)的單位電子文件，在內(nèi)部實行資源共享，及時增加、修改檔案；對外實行限制性的檔案查詢和利用，從而實現(xiàn)整個電子信息的資源共享。這種管理方式具有檔案涉及面廣、內(nèi)容全面豐富、利用率高、使用方便等諸多優(yōu)點。

3.3 電子檔案的自動處理

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不同，電子檔案可通過在各個電腦單機上的下載和上傳，輕松實現(xiàn)檔案文件、資料的收集、管理和處理工作，越來越受到檔案管理部門的青睞。因此，檔案管理部門應盡快改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，在建立起數(shù)據(jù)庫檔案以后，及時在數(shù)據(jù)庫網(wǎng)頁上建立數(shù)據(jù)上傳工作窗口，這樣可以第一時間收集到數(shù)據(jù)并對數(shù)據(jù)進行預處理，然后傳到數(shù)據(jù)庫中從而實現(xiàn)檔案的歸檔工作。完成歸檔以后，檔案部門管理人員應當及時對從終端收集到的信息進行歸納整理，在網(wǎng)頁上編制相應的專題，并提供數(shù)據(jù)查詢服務。不難看出，電子檔案在極大的方便使用者通過網(wǎng)絡實現(xiàn)快速檢索查找的同時，也可以實現(xiàn)檔案管理部門與使用者之間進行信息交流，為檔案管理部門與服務對象提供便捷的互動共享和資訊服務。

4 拓展檔案服務領(lǐng)域

4.1 信息服務社會化

信息化的進步推動了社會的進步，在這個過程中，檔案管理的服務面也逐漸擴大，由原來的單一對象服務逐步趨于社會化。這個轉(zhuǎn)變的發(fā)生，是由于在社會化進程中，特別是在信息社會化的過程中，科學技術(shù)的發(fā)展也促使信息變得越來越復雜多樣，人們對各類信息的需求也與日俱增。在此情況下，如果依然使用之前傳統(tǒng)的檔案管理方式，必將出現(xiàn)信息處理不及時、不高效等問題，因而電子化、信息化服務已經(jīng)成為現(xiàn)代社會檔案管理的必然趨勢和又一重要功能，信息服務的社會化將進一步強化和拓展，這也必將為電子檔案管理的深入發(fā)展提供了更為廣闊的空間和更加強大的推力。

4.2 檔案管理產(chǎn)業(yè)化

隨著信息化社會的不斷發(fā)展，檔案信息已經(jīng)不再是簡單的信息，檔案管理人員也不再是單純的保管員，信息化的進步已經(jīng)成為一種財富，與之相應，檔案人員已經(jīng)成為檔案信息財富的擁有者。信息資源在不斷的被開發(fā)，檔案管理人員的財富也在不斷增值，從這個角度來看，檔案館（室）也不再是單純的信息存儲機構(gòu)，逐步演化成一個集信息收藏、管理、共享和交流于一體的綜合中心，一個不斷擴大的財富網(wǎng)。在信息時代，檔案管理改革創(chuàng)新的大方向理應是信息化道路，信息化進程也要求檔案管理信息服務要趨于產(chǎn)業(yè)化，對檔案信息進行收集、處理、存儲、檢索和服務，形成一條產(chǎn)業(yè)化實體道路。

4.3 信息資源共享化

在傳統(tǒng)檔案管理過程當中，檔案是相對獨立的，沒有形成一個統(tǒng)一的整體，而隨著信息時代的來臨和發(fā)展，信息總量在急劇增長、種類在日趨多元，任何部門都不可能將所有信息整合。因此，檔案管理工作必須打破以前那種各部門各自為政的混亂局面，通過協(xié)同聯(lián)動、整合資源、共同調(diào)節(jié)，建立起一個完整有序、高效運轉(zhuǎn)的信息資源和檔案管理體系，為最終實現(xiàn)一體化管理提供堅實的基礎保障。各企業(yè)之間相互配合、共同努力，建立一個聯(lián)合目錄，從而實現(xiàn)資源共享和信息交流，這也是信息化進程的前提條件和核心內(nèi)容。

5 結(jié)束語

目前，隨著信息化進程的加快，各種網(wǎng)絡的外環(huán)境諸如網(wǎng)路的搭建、網(wǎng)站的建立已經(jīng)初步具備，與此同時，學校、政府、企業(yè)、學術(shù)網(wǎng)站之間的聯(lián)系也在網(wǎng)絡中不斷融合，為形成統(tǒng)一的檔案管理體系創(chuàng)造了必要條件，我們有理由相信，檔案管理的信息化進程也將越來越順利，檔案管理也會越來越高效，越來越完備。綜上所述，檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的意義重大，信息化在帶來了便利的同時，也給我們進一步實行信息化檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)。為此，檔案管理部門和人員必須以高度的責任感、使命感和緊迫感，與時俱進、多措并舉，努力加快檔案管理創(chuàng)新發(fā)展步伐，不斷提高檔案管理工作的整體水平。

參考文獻

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