檔案作為黨和國家各項工作和人民群眾各方面情況的真實記錄，是促進我國各項事業(yè)科學(xué)發(fā)展、維護黨和國家及人民群眾根本利益的重要依據(jù)。檔案資料工作是檔案工作中的基礎(chǔ)。

當(dāng)前，面對新形勢新任務(wù)新要求，檔案收集模式、管理手段、服務(wù)機制需要進一步創(chuàng)新，對于推動經(jīng)濟社會科學(xué)發(fā)展、維護國家安全和社會穩(wěn)定、維護人民群眾合法權(quán)益、提高黨的執(zhí)政能力和政府管理水平，具有重要意義。筆者在多年從事地方史志、年鑒編纂的工作過程中對檔案資料在編輯的作用有如下粗淺認識。

年鑒編纂工作是一項政治性、歷史性、現(xiàn)實性很強的工作。年鑒不僅能夠及時總結(jié)、記載過去，把珍貴史料留給后人，而且能夠借助年鑒分析事物發(fā)展規(guī)律，科學(xué)預(yù)測未來，指導(dǎo)今后工作。

1 充分認識檔案資料在年鑒編寫工作的重要性

1、編輯行業(yè)年鑒對促進檔案工作具有重要意義。年鑒的編輯過程也是研究檔案資料的過程，對檔案資料進行整理的過程。從擬定條目選題到具體進行編寫都需要查閱利用檔案，依據(jù)檔案資料編寫大事記等資料。利用檔案有助于年鑒條目選題的擬定和撰寫，而擬題撰稿的過程，也是對文書立卷、歸檔工作質(zhì)量的檢驗，有發(fā)現(xiàn)、促進改善、防止遺漏、補充不足的作用，

2、各行業(yè)、部門編寫的年鑒可以作為該行業(yè)的檔案匯編。凡是一年來重要的信息資料，年鑒全部收錄，其中既有宏觀的全局資料，又有微觀的典型資料；既有原始的文獻資料，又有統(tǒng)計數(shù)字資料。內(nèi)容全面、系統(tǒng)、準確真實，為行業(yè)的決策者、管理者、研究者和有關(guān)部門提供豐富的精確的數(shù)據(jù)和資料，給工作帶來了方便，便于科學(xué)化管理。并通過年鑒了解到各行業(yè)在發(fā)展過程中所取得的成績和存在的問題，制定出新的發(fā)展計劃。

3、編寫年鑒可以為各單位、各行業(yè)的修志工作打好堅實的基礎(chǔ)。近年來，我縣的有些單位都編寫了具有本行業(yè)特色的部門志，但由于上限與下限間隔時間較長，很多資料散落在各科室及個人手中。使得在搜集資料工作上遇到了不少的困難。編寫部門年鑒恰恰解決了這一重要問題。例如學(xué)校年鑒提供的是全面、系統(tǒng)、綜合、精練、濃縮、準確而且具有權(quán)威的信息，在對外宣傳和交流中，把學(xué)校的規(guī)模、教學(xué)、科研、管理等發(fā)展?fàn)顩r展示在人們面前，讓人們?nèi)チ私鈱W(xué)校、認識學(xué)校，擴大學(xué)校在社會上的影響力，充分起到了宣傳學(xué)校的作用。學(xué)校年鑒可以幫助各學(xué)校在對外交流中受益。增加校與校之間的交流，可以相互學(xué)習(xí)取長補短，拓寬學(xué)校的知識領(lǐng)域和提高學(xué)校的知名度。

2 以求真務(wù)實的精神努力做好年鑒的編寫工作

1、以高度的責(zé)任心和對歷史負責(zé)的精神來對待年鑒編輯工作。年鑒工作涉及面廣、資料廣泛，如影像資料、數(shù)據(jù)資料。查找這些資料都是一些具體性工作，但是過若干年后就成了歷史。按照年鑒編寫的要求，為了把握好這個主線，在搜集材料時，盡可能廣泛地收集各種信息和材料，并且在取材時努力做到點、面結(jié)合，力爭使本年度的年鑒材料能夠全面地涵蓋行業(yè)、部門的各工作，這是一種對歷史負責(zé)的精神。

2、精心篩選材料為了提高年鑒的實用性，實現(xiàn)其使用價值，首先是廣泛收集檔案資料，努力做到材料的完備性，完備性就是求“全”。然而，完備性并非“照單全收”，因為一年來的工作太多，必須要按一定的標(biāo)準進行篩選、取舍。取舍一定要慎重，凡基本的、重要的、典型的資料一定不能缺漏，以便于充分發(fā)揮年鑒的信息源和數(shù)據(jù)庫的作用。本著這一選材原則，在進行年鑒編輯資料的取舍方面，首先把各類檔案材料進行分類，在分類的基礎(chǔ)上對比材料的影響力和重要程度，然后，把最能反映這個時代風(fēng)貌和特點的材料都保留下來，因為這些材料過若干年后就是這個時代歷史的縮影。對一些次要的材料則要刪除，以減少年鑒的篇幅。

3、努力規(guī)范年鑒的寫作。從零散檔案資料到一本有序的年鑒直至到讀者手中成為有用的資料這一過程，也就是年鑒實用性的實踐過程，這一過程也是編纂年鑒使用價值的過程。這是年鑒編輯工作者編輯年鑒最重要的環(huán)節(jié)。經(jīng)過辛勤勞動，把零散、粗糙、雜亂、無序的原始信息逐步變成密集、精煉、準確、有序的年鑒材料需要大家付出辛苦的勞動。年鑒編寫工作是一項長期的工作，年鑒的編寫對行業(yè)的發(fā)展起到重要的作用，各單位要充分重視年鑒編寫工作，領(lǐng)導(dǎo)班子要認真研究編寫工作，按照職能部門和寫作要求，認真組織編寫，分管領(lǐng)導(dǎo)要具體負責(zé)，嚴格把關(guān)，確保年鑒編寫工作順利進行。

作者簡介

王黎暉，女，現(xiàn)年54歲。山東省沂南縣志辦公室館員。中共黨員。1978年9月參加工作。任第二部《沂南縣志》副主編、第二部《沂南年鑒》副主編。