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        淺談基層行政事業(yè)單位檔案管理

        2016-11-15 12:31:07朱婧
        卷宗 2016年8期
        關(guān)鍵詞:庫房行政事業(yè)單位

        摘 要:本文對基層行政事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析,并針對其中存在的問題提出一些建議,最后對檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)行了展望。

        關(guān)鍵詞:基層行政事業(yè)單位;檔案管理

        在我國經(jīng)濟(jì)社會不斷發(fā)展的今天,檔案管理為保證基層行政事業(yè)單位高效、協(xié)調(diào)、有序運(yùn)行發(fā)揮了重要作用,但是當(dāng)前基層行政事業(yè)單位檔案管理也存在著一些問題,這影響了檔案管理為經(jīng)濟(jì)和社會服務(wù)功能的發(fā)揮。在新的歷史條件下,基層行政事業(yè)單位檔案管理工作必須緊緊聯(lián)系時(shí)代發(fā)展的新任務(wù)、新特點(diǎn)、新要求。

        1 基層行政事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

        1、對檔案管理工作重視不夠

        個(gè)別基層行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度不夠,檔案意識淡薄,經(jīng)費(fèi)投入不足,未能對檔案管理工作所需的人、財(cái)、物及檔案整理歸檔時(shí)間給予充分的保證。

        雖然各部門把檔案管理工作列入年度工作計(jì)劃,也有專人負(fù)責(zé),但真正把檔案管理工作作為各部門中心工作來抓的還是少數(shù)。檔案管理工作在基層行政事業(yè)單位只是作為輔助性部門工作,不易受到各方面的重視,對檔案管理工作的重要性缺乏正確認(rèn)識,不能充分認(rèn)識到檔案管理工作的意義和作用,不了解檔案管理工作中存在的困難與問題,對檔案管理工作的重視不夠,認(rèn)識不足,缺乏有力的領(lǐng)導(dǎo)。由于基層領(lǐng)導(dǎo)不夠重視,檔案建設(shè)經(jīng)費(fèi)往往得不到保證,直接制約著檔案管理事業(yè)的發(fā)展。當(dāng)前一些基層單位檔案室存在著計(jì)算機(jī)數(shù)量少、檔次低、運(yùn)行慢等問題,要實(shí)現(xiàn)自動監(jiān)控、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、檔案數(shù)字化等現(xiàn)代化技術(shù)還很困難。

        2、檔案管理工作不規(guī)范

        就目前情況來看,規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化在基層行政事業(yè)單位檔案管理實(shí)施中還存在著一些問題。文件的登記、立卷、鑒定、編研、保管等都不夠標(biāo)準(zhǔn)化,這集中表現(xiàn)在分類和著錄上沒有按國家標(biāo)準(zhǔn)《中國檔案分類法》、《檔案著錄規(guī)則》進(jìn)行分類和編目。有的基層單位甚至隨心所欲地進(jìn)行分類和編目,缺乏對規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的正確認(rèn)識。

        少數(shù)基層行政事業(yè)單位檔案室變成了雜物室,設(shè)備老化,有的檔案室設(shè)施設(shè)備不齊全,檔案柜也五花八門,比較零亂。個(gè)別單位檔案室設(shè)防意識不強(qiáng),管理體制不到位,使部分檔案受到損害。

        3、檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)相對薄弱

        檔案管理工作是一項(xiàng)政策性與專業(yè)性很強(qiáng)的工作,檔案管理人員要有較好的業(yè)務(wù)素質(zhì),才能勝任檔案管理工作。檔案管理人員因業(yè)務(wù)不精,導(dǎo)致對歸檔文件的整理、分類、保管期限劃分等問題不夠明確;檔案不按時(shí)立卷歸檔、未及時(shí)移交綜合檔案室等情況也時(shí)有發(fā)生。同時(shí)個(gè)別檔案管理人員對檔案管理工作的重要性和責(zé)任性認(rèn)識還不夠,存在應(yīng)付了事思想,對各科室需及時(shí)整理歸檔的檔案資料缺乏有效監(jiān)督指導(dǎo)。

        2 對基層行政事業(yè)單位檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

        1、提高單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視度

        只有單位領(lǐng)導(dǎo)重視和支持檔案管理工作,把其作為各部門中心工作來抓,才能保證檔案管理工作過程中所需人、財(cái)、物及整理歸檔時(shí)間,才能保證檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。對此縣委、縣政府要提高對檔案管理工作的重視度,首先從自身做起,同時(shí)要求各級各部門領(lǐng)導(dǎo)干部提高思想認(rèn)識,積極作好本單位檔案管理工作的規(guī)范化、現(xiàn)代化。各部門檔案工作人員也要積極主動向單位領(lǐng)導(dǎo)宣傳檔案管理工作的重要意義,爭取領(lǐng)導(dǎo)在檔案管理工作軟、硬件方面給予有力支持。

        2、提高檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

        要提高檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。首先要建立科學(xué)、合理的檔案管理工作的規(guī)章制度。規(guī)章制度必須簡明實(shí)用,符合本單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際,具有可操作性,且規(guī)章制度的約束具有雙向性,既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。其次做好案卷的全面普查工作,對一些沒有實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的庫房進(jìn)行徹底清理,去糟取精,從登記、分類、著錄、組織目錄到編研,都按檔案標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理,重新組合案卷,統(tǒng)一分類號,實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,保證準(zhǔn)確檢索。同時(shí),清理銷毀一批陳舊過時(shí)檔案,以保證庫存檔案質(zhì)量。最后要加強(qiáng)檔案的保密工作。不宜將庫房設(shè)在辦公樓的最底層,庫房門窗等應(yīng)專門加固,以防盜竊。做到庫房與辦公室分開,庫房與閱覽室分開。檔案庫房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理,制定嚴(yán)格的庫房管理制度,無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。

        3、提高檔案管理人員的整體素質(zhì)

        檔案管理首先是人的管理,只有提高檔案管理人員的整體素質(zhì),才能規(guī)范、合理的對檔案進(jìn)行管理。在現(xiàn)代社會中,檔案管理人員承擔(dān)著檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的重要角色,檔案管理工作質(zhì)量的好壞與檔案管理人員的素質(zhì)息息相關(guān)。不全面提升檔案管理人員的整體素質(zhì),檔案管理工作水平的提高只是一句空話。

        要避免只強(qiáng)調(diào)學(xué)習(xí)與應(yīng)用計(jì)算機(jī),而忽略對檔案管理人員專業(yè)知識的提高。學(xué)習(xí)和掌握計(jì)算機(jī)知識是任何一個(gè)高素質(zhì)檔案管理人員必備的一種基本素質(zhì),然而一個(gè)高素質(zhì)檔案管理人員還應(yīng)首先具備全面系統(tǒng)的專業(yè)知識,否則就根本不可能用計(jì)算機(jī)來提高檔案管理工作的水平。同時(shí),高素質(zhì)的檔案管理人員整體素質(zhì)還包括政治素質(zhì)和綜合素質(zhì),這兩方面也不可偏廢。

        3 基層行政事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化展望

        實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化是基層行政事業(yè)單位檔案管理工作服務(wù)制度改革與發(fā)展的需要,也是適應(yīng)當(dāng)前社會對檔案信息日益增強(qiáng)的客觀需求。

        要提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量,最大限度提高的檔案利用效率,必須把先進(jìn)的科技手段應(yīng)用于檔案管理,達(dá)到提高工作效率與延長檔案壽命的目的。首先各級行政事業(yè)單位檔案管理部門要提高信息管理的時(shí)效性、準(zhǔn)確性。其次,要對檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理。利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備和技術(shù),將檔案資料輸入計(jì)算機(jī)中,然后通過相應(yīng)的技術(shù)處理,將文字、圖片、音像等資料轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)資料,實(shí)現(xiàn)檔案管理的紙質(zhì)化與數(shù)據(jù)化并存。最后,要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理的創(chuàng)新,通過網(wǎng)絡(luò)將不屬于保密范疇的檔案信息進(jìn)行社會共享,向社會提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息檢索服務(wù),實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。

        參考文獻(xiàn)

        [1]朱里香,淺談加強(qiáng)基層事業(yè)單位基建檔案管理.科教導(dǎo)刊,2013(19)

        [2]王德俊,當(dāng)前國際檔案界學(xué)術(shù)新動態(tài)新觀點(diǎn).北京檔案,2005(1)

        [3]劉焱華,對事業(yè)單位檔案管理新思路的分析.赤子,2012(4)

        [4]樂利珍,淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策.科技風(fēng),2008(24)

        [5]解俊霞,談加強(qiáng)基層事業(yè)單位衛(wèi)生檔案的管理.檔案人語,2009(12)

        [6]郝國,試論依法行政與檔案管理.黑龍江史志,2012(8)

        作者簡介

        朱婧(1988-),女,湖北丹江口市,湖北省十堰市丹江口市農(nóng)村公路管理局,研究方向:檔案管理。

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