馬亮

摘 要：本文首先闡述了數(shù)字時(shí)代對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生的影響，詳細(xì)分析了數(shù)字化檔案的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，針對(duì)數(shù)字化檔案存在的不足，提出了完善數(shù)字化檔案管理的措施。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化檔案；管理

進(jìn)入數(shù)字時(shí)代，現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)快捷、高效、準(zhǔn)確、便利的優(yōu)勢(shì)正在深刻地影響著新時(shí)期的檔案管理工作，在數(shù)字化背景下，時(shí)代對(duì)檔案管理工作提出了越來越高的要求。這些改變不管是對(duì)我們的檔案管理工作還是對(duì)我們檔案管理人員都是重要的挑戰(zhàn)，在新形勢(shì)下，檔案管理人員只有認(rèn)清檔案管理工作的現(xiàn)狀，不斷適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理工作的新要求，不斷提升自身素質(zhì)，才能推進(jìn)檔案管理事業(yè)向前發(fā)展。

1 數(shù)字時(shí)代對(duì)檔案管理工作的影響

（一）數(shù)字化電子檔案應(yīng)運(yùn)而生。檔案管理，一般包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等一系列活動(dòng)的總和，檔案管理的終極目的是為檔案利用者提供權(quán)威的、可信的檔案信息服務(wù)。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的不斷發(fā)展進(jìn)步，檔案的物質(zhì)載體表現(xiàn)形式也發(fā)生了翻天覆地的變化，由原來的紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案。檔案管理模式也相應(yīng)的獲得更新和發(fā)展，以往基于手工的檔案管理模式逐漸被電子數(shù)字化檔案管理模式所取代，數(shù)字化、一體化的檔案管理格局逐步形成。檔案管理數(shù)字化的目的是利用現(xiàn)代信息技術(shù)，更加科學(xué)、合理、高效地輔助檔案管理工作，減少重復(fù)性勞動(dòng)，提高檔案管理質(zhì)量和效率。

（二）檔案館形態(tài)發(fā)生變化。檔案館形態(tài)由傳統(tǒng)型檔案館向數(shù)字型檔案館轉(zhuǎn)變， 這種轉(zhuǎn)變將傳統(tǒng)型檔案館有限的、信息資源不能共享的檔案文件實(shí)體通過數(shù)字化手段和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化、空間虛擬化、傳播網(wǎng)絡(luò)化以及信息資源共享化。這種轉(zhuǎn)化帶來的還有檔案實(shí)體保管模式的轉(zhuǎn)變；之前的紙質(zhì)檔案管理是相對(duì)集中的，進(jìn)入數(shù)字時(shí)代后，紙質(zhì)檔案逐步向電子檔案過渡。

2 數(shù)字化檔案的優(yōu)缺點(diǎn)

（一）數(shù)字化檔案的優(yōu)點(diǎn)：一是數(shù)字化檔案可以減少檔案管理的工作量，提高工作效率。使用較少的工作人員就可以完成多人的工作量，使檔案管理工作的效率更高；數(shù)字化檔案的網(wǎng)絡(luò)化將檔案管理工作從繁重的文字工作中解脫出來；數(shù)字化檔案歸檔的網(wǎng)絡(luò)化也方便了對(duì)檔案的管理，提高了對(duì)檔案信息的查詢速度和利用范圍。二是資源管理虛擬化。通過網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)和館際互借來建設(shè)虛擬資源，達(dá)到檔案信息資源共享。三是信息資源管理智能化。可以進(jìn)行智 能化檢索，檢索速度快，效率高，范圍廣。四是用戶使用方便化。用戶可以在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)方便地使用檔案信息，從而節(jié)省大量的人力、物力和財(cái)力資源。

（二）數(shù)字化檔案的缺點(diǎn)：一是數(shù)字化檔案容易失真。數(shù)字化檔案可被原樣復(fù)制，亦可在復(fù)印中變質(zhì)，而且被修改后不會(huì)留下痕跡，所以在數(shù)字化檔案的建立、檢查過程中必須保證其真實(shí)性。數(shù)字化檔案極易失真，這不是數(shù)字化文件本身的缺陷，而是在形成數(shù)字化檔案的過程中，采取的方式、方法、軟件、格式不同，因此，信息內(nèi)容“出錯(cuò)”的概率會(huì)高于傳統(tǒng)檔案。二是數(shù)字化檔案安全性有待提高。數(shù)字化檔案的數(shù)據(jù)、文字、影像極易被非法操作更改，容易被“黑客”擊傷，可被隨意篡改信息。這些都會(huì)直接損害數(shù)字化檔案的安全性，而且磁盤、磁帶的支持體，也易產(chǎn)生靜電， 直接影響信息再現(xiàn)，出現(xiàn)不安全問題 。三是數(shù)字化檔案的永久保存問題。辦公自動(dòng)化帶來的無紙辦公給工作帶來了很多便利， 極大提高了工作的效率。在數(shù)字化檔案給人們帶來極大的方便之余，其數(shù)據(jù)保存長(zhǎng)久性問題有時(shí)候相當(dāng)脆弱。當(dāng)網(wǎng)絡(luò)突然癱瘓或者電腦出現(xiàn)故障等問題時(shí)， 很容易導(dǎo)致文件數(shù)據(jù)丟失。

3 完善數(shù)字化檔案管理的措施

（一）建立健全適應(yīng)數(shù)字時(shí)代要求的電子檔案真實(shí)和安全的法規(guī)。由于電子檔案的特殊性，其信息在形成、處理、歸檔、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)都有更改或者丟失的風(fēng)險(xiǎn)性，只有通過法律形式將有關(guān)電子檔案保管和使用的行為規(guī)范下來，使有關(guān)部門及個(gè)人自覺遵守，才能從制度上保障電子檔案的安全。與此同時(shí)，法律還要確立電子檔案及電子文件的法律憑證作用，確保國(guó)家檔案行政管理部門能夠依法管理電子文件和電子檔案。

（二）增強(qiáng)防寫技術(shù)措施。目前，在許多軟件中可將數(shù)字化文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶只能從數(shù)字化計(jì)算機(jī)上讀取信息，而不能對(duì)其做任何修改。只讀式光盤只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫入式光盤可供使用者一次寫入，可以追加信息但不能擦除原來的信息。這些存儲(chǔ)載體可以有效地防止用戶更改數(shù)字化檔案。接入網(wǎng)絡(luò)的電腦應(yīng)當(dāng)注意使用防火墻，以防止網(wǎng)上用戶對(duì)該機(jī)構(gòu)信息資源的非法訪問；阻止機(jī)要信息等重要信息從網(wǎng)絡(luò)上非法輸出，保護(hù)網(wǎng)上數(shù)字化檔案的原始性、真實(shí)性和安全性，從而使被保護(hù)網(wǎng)絡(luò)的信息、結(jié)構(gòu)不受侵犯，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的安全。

（三）加強(qiáng)對(duì)光盤、磁盤等存儲(chǔ)介質(zhì)的保護(hù)。一是要加強(qiáng)對(duì)磁盤的保護(hù)。要求軟磁盤存放在無強(qiáng)磁場(chǎng)干擾、無震動(dòng)、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里，加強(qiáng)病毒防范，要求各業(yè)務(wù)部門加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的病毒檢測(cè)，確保保存數(shù)字化檔案的磁盤不帶病毒，并將磁盤經(jīng)常置于保護(hù)狀態(tài)。二是要加強(qiáng)對(duì)光盤的保護(hù)。光盤要十分注意避光。保持良好的溫度、濕度環(huán)境至關(guān)重要。在使用過程中，應(yīng)避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷，避免大量堆疊，以防光盤翹曲，光盤的存放應(yīng)置于盒中直立放置。

（四）檔案管理工作人員要加快業(yè)務(wù)能力的提升。 首先，檔案管理工作人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高創(chuàng)新能力和對(duì)新時(shí)代檔案管理方式變化的適應(yīng)能力。檔案管理人員如果不加強(qiáng)學(xué)習(xí)，加快業(yè)務(wù)能力的提升，不及時(shí)了解檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀及趨勢(shì)，很有可能不能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案管理提出的諸多新要求，就不能勝任日趨多樣化的檔案服務(wù)要求。唯有不斷的主動(dòng)學(xué)習(xí)、及時(shí)掌握信息技術(shù)和現(xiàn)代管理等相關(guān)知識(shí)，不斷提升數(shù)字技術(shù)的能力和水平，才能適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的要求。

數(shù)字化檔案管理是數(shù)字時(shí)代對(duì)檔案管理工作的基本要求。在新的時(shí)代背景下，傳統(tǒng)檔案管理工作模式與工作方法也遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足時(shí)代的發(fā)展要求，更加使檔案管理數(shù)字化建設(shè)具有迫切性。不斷創(chuàng)新數(shù)字化檔案的采集、錄入、保管、利用等程序技術(shù)方法，保證數(shù)字化檔案的真實(shí)性、客觀性與完整性，使數(shù)字化檔案管理工作適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展需求。

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