瑪依拉·熱黑馬

摘 要：會計檔案的科學(xué)管理已步入信息時代，所以在當(dāng)今社會具有重要的現(xiàn)實意義。會計檔案不僅是重要的經(jīng)濟檔案，是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案之一，它在會計工作和經(jīng)濟管理工作中具有多方面的利用價值。本文淺談會計檔案管理中存在的問題，并探求解決對策，目的是促進會計檔案管理的完整化和規(guī)范化。

關(guān)鍵詞：會計檔案；管理

會計檔案是記錄和反應(yīng)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的專業(yè)材料，是重要的歷史材料和證據(jù)。具體的會計檔案是指機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位或其他經(jīng)濟組織的財會部門或會計人員在經(jīng)濟活動中直接形成會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算材料，還包括實行會計電算化后的存儲軟件、會計數(shù)據(jù)磁盤、磁帶、光盤和計算機打印出來的記賬憑證、會計賬簿、會計報表等?！稌嫹ā泛汀稌嫽A(chǔ)工作規(guī)范》以及《會計檔案管理辦法》等相關(guān)政策、法規(guī)都對會計檔案的界定、裝訂整理、保管使用、移交銷毀等內(nèi)容進行了明確的規(guī)定。但是由于各種原因，會計檔案在管理中還存在著問題，這些問題一直影響會計檔案管理水平的進一步提高。

1 對于會計檔案管理中存在的問題分析

1.對會計檔案管理工作的重要性認(rèn)識不夠，缺乏充分的認(rèn)識，意識淡薄，導(dǎo)致檔案管理職能缺失。許多單位只重會計業(yè)務(wù)，輕會計檔案管理，沒有專職的財務(wù)檔案管理人員，普遍存在一人多崗現(xiàn)象，對于財務(wù)檔案管理職能，則由專職會計人員擔(dān)任。這樣，在人員精力、主要工作職能與檔案管理發(fā)生沖突時，往往會以弱化檔案管理職能、降低檔案管理質(zhì)量為代價。這種現(xiàn)象，必然使得檔案質(zhì)量下降，不能嚴(yán)格按照會計檔案管理規(guī)定收集，保管、使用。

2.會計檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高，特別是對原始憑證的審核與監(jiān)督不夠。原始憑證是記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生情況的重要資料和證據(jù)，它的真?zhèn)螞Q定著會計信息資料的正確性和準(zhǔn)確性，由于社會上存在大量的制假票據(jù)現(xiàn)象，真假很難區(qū)分；其次對于發(fā)票收據(jù)的使用范圍沒有嚴(yán)格的界定，只要有稅務(wù)監(jiān)制章或財政監(jiān)制章，不論記載的內(nèi)容是否屬于票據(jù)的適用范圍，一律按合法的處理；再次會計從業(yè)人員素質(zhì)參差不齊，責(zé)任心等地差異，最終都導(dǎo)致不合法原始憑證在會計信息資料中普遍存在。有些單位存在一些財會檔案人員缺乏應(yīng)有的職業(yè)道德，不堅持原則，不按規(guī)定去做，甚至違法亂紀(jì)、偽造、篡改、變換記錄憑證；開假發(fā)票、建假賬、建賬外賬、虛列成本。造成會計核算工作的不規(guī)范，導(dǎo)致會計信息失真。

3.會計憑證填制、檔案裝訂、整理不規(guī)范。有的財務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為規(guī)范要求沒有太大的實際意義，導(dǎo)致會計憑證填制不規(guī)范，檔案資料裝訂松散，檔案標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一普遍存在，嚴(yán)重影響了會計檔案的齊全性和完整性。

4.電子檔案管理不到位。隨著會計電算化的廣泛實施，電子檔案已經(jīng)成為會計檔案的重要組成部分。軟件的安裝的光盤、升級程序、定期備份的數(shù)據(jù)、電子報表等。由于財務(wù)工作人員不是專業(yè)的計算機管理人員，對于軟件及計算機的維護、數(shù)據(jù)的保護等工作的重要性認(rèn)識不夠，認(rèn)為都在電腦上存放著，不會出問題，不會丟失，但是一旦機器由于人為及自然災(zāi)害受損，丟失的數(shù)據(jù)將無法彌補，造成會計電算化檔案無法調(diào)閱。

2 提升會計檔案管理工作的有效對策

1.統(tǒng)一思想，加強領(lǐng)導(dǎo)，提高檔案管理的重要性的認(rèn)識，規(guī)范管理?！稒n案法實施辦法》第五條指出：“機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)加強對本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，保障檔案工作依法開展。”《會計檔案管理辦法》第四條則更加明確地規(guī)定：“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密?！庇纱丝梢姡欠裰匾晫嫏n案的管理，是一種嚴(yán)肅的法制行為。各單位的領(lǐng)導(dǎo)一定要提高依法加強會計檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強管理，切實把會計檔案管理列入領(lǐng)導(dǎo)工作的議事日程，使會計檔案管理走上法制化的軌道。制定詳細(xì)的會計檔案管理崗位職責(zé)，在職責(zé)中明確崗位責(zé)任，制定崗位標(biāo)準(zhǔn)，提出崗位要求，以便真正把檔案用活用細(xì)用充分。

2.加強會計檔案工作人員的全面培訓(xùn)，提高管理人員的綜合素質(zhì)。會計檔案管理人員的綜合素質(zhì)包括思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德。提高會計檔案的案卷質(zhì)量，會計人員是會計檔案整理的第一責(zé)任人。會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，各單位應(yīng)該依法加強對會計檔案工作人員的全面培訓(xùn)，把增強會計檔案管理知識和操作技能，作為會計人員崗前培訓(xùn)的重要內(nèi)容，除要搞好關(guān)于會計和檔案的崗位培訓(xùn)外，還要搞好后續(xù)教育和培訓(xùn)，才能針對經(jīng)濟活動中出現(xiàn)的新食物新問題找出不同情況情況下地業(yè)務(wù)處理規(guī)范。只有不斷組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，才能讓會計人員及時掌握業(yè)務(wù)的新形式和特點，針對性的提高業(yè)務(wù)水平和處理問題的能力。在會計檔案管理的過程中，如果能夠統(tǒng)一思想，堅持科學(xué)管理和責(zé)任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問題，使得檔案相關(guān)信息在質(zhì)量上得到提高，對企事業(yè)增強活力、競爭力，適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展起到重要的作用。

3.規(guī)范會計檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作。規(guī)范會計檔案管理工作，需要做好以下三個方面：第一，訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案（憑證）盒中，必須認(rèn)真逐項填寫檔案盒面上的內(nèi)容。第二，綜合檔案室的單位，財會部門應(yīng)按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會計檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，要明確專人負(fù)責(zé)保管工作。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。第三，各單位的會計檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財務(wù)會計部門共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機關(guān)和事業(yè)單位報本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀；企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報經(jīng)上級主管部門批準(zhǔn)后銷毀。對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨抽出，另行立卷，并在銷毀清冊的備注欄內(nèi)及保管清冊的相關(guān)欄內(nèi)注明，直到由會計檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時為止。

4.結(jié)合會計電算化工作特點，制定電子檔案管理辦法。將軟件交檔案室保存；會計數(shù)據(jù)定期備份至少兩份，分別存放，存放時應(yīng)注意磁性儲存介質(zhì)應(yīng)該放置在遠(yuǎn)離磁場的地方，并注意防高溫、防霉、防塵保護；在保存好電子數(shù)據(jù)的同時，將與之配套的文檔數(shù)據(jù)及時打印歸檔；安排軟件維護人員，定期對軟件進行維護、升級；安排專業(yè)計算機人員定期對計算機運行狀況進行檢測、查殺病毒；做好計算機硬件的配備工作，建立局域網(wǎng)絡(luò)，不要將安裝了財務(wù)軟件的計算機與互聯(lián)網(wǎng)直接相連。在近幾年財務(wù)會計檔案查詢中，常常出現(xiàn)打不開檔案管理系統(tǒng)的事件。這種情況的出現(xiàn)，通常由于計算機現(xiàn)在的會計電算化系統(tǒng)和保存資料的系統(tǒng)版本不一致。只需將系統(tǒng)恢復(fù)到舊的版本即可解決，但該問題的出現(xiàn)嚴(yán)重影響工作效率，所以，在進行管理系統(tǒng)升級時，需要同步升級舊的資料文件。

總之，在新的歷史條件下會計檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時代發(fā)展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，提高會計人員責(zé)任心和使命感，會計檔案管理工作就會取得不斷進步。

參考文獻

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