楊川

摘 要：進(jìn)入信息時代后，特別是網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展和個體網(wǎng)絡(luò)終端的普及，干部人事檔案管理工作越來越信息化、扁平化、高效化、實用化，需要提高認(rèn)識加以研究，加大檔案管理信息化的創(chuàng)新力度，確保干部人事檔案管理更加發(fā)展完善，適應(yīng)新時期檔案管理工作的需要。

1 檔案管理信息化、數(shù)字化是創(chuàng)新發(fā)展的必由之路

科技要創(chuàng)新，體制要創(chuàng)新，檔案工作也要創(chuàng)新。長期單調(diào)而枯燥的工作方式、傳統(tǒng)而落后的工作方法，使得許多檔案工作者缺少創(chuàng)新意識和創(chuàng)新欲望，他們墨守陳規(guī)，按傳統(tǒng)辦事，視傳統(tǒng)和經(jīng)驗為“至寶”，視專家和權(quán)威為“上帝”，日常檔案工作也只是滿足于每年立卷歸檔多少案卷，提供利用服務(wù)多少卷人次，而對于市場需要哪方面的檔案材料，最前沿學(xué)科發(fā)展情況如何，檔案工作是否適應(yīng)當(dāng)前形勢和社會發(fā)展需要等等，卻一無所知或知之甚少，更談不上檔案工作如何主動、超前服務(wù)于市場，服務(wù)于社會。而服務(wù)的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力和市場。因此要改變檔案工作既無動力，又無目標(biāo)的狀況，應(yīng)努力使檔案部門從“伸手派”變成先行官、創(chuàng)造者，形成檔案工作由事后搜集材料變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與的新的檔案管理工作理念。檔案工作只有日日思變、天天求新，才能以超前的意識、超前的節(jié)奏、超前的服務(wù)贏得市場、贏得利用者的滿意，才能讓檔案工作在社會上“熱”起來。

2 當(dāng)前的應(yīng)對措施

（1）檔案管理信息化人才的培養(yǎng)。

由于檔案管理信息化是一項專業(yè)性強的工作任務(wù)，其需要檔案管理人員具備一定的操作能力。對此，我們需要高度重視檔案管理信息化人才培養(yǎng)。對此我們需要做好以下幾方面的工作：首先，積極引進(jìn)檔案管理信息化人才，保證檔案管理人員素質(zhì)的提高；其次，以檔案管理信息化建設(shè)為培訓(xùn)內(nèi)容，針對檔案管理人員展開信息化知識的講解，不斷提高其信息化操作能力；最后，將檔案管理信息化建設(shè)的成果納入到個人績效考核中去，給予檔案管理人員升職，加薪的機(jī)會，以此激發(fā)其檔案管理工作的積極性。

（2）檔案管理信息化硬件建設(shè)投入。

檔案資料無論是從從管理內(nèi)容還是管理形式上來看，工作都顯得較為繁瑣和復(fù)雜多變，每天產(chǎn)生的檔案資料也非常的多，如果在采用人工和有紙化作業(yè)的話，勢必會跟不上形勢的變化，滿足不了企事業(yè)單位發(fā)展的需求。檔案資料的信息化建設(shè)是新形勢下檔案資料管理的必經(jīng)之路。隨著計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的普及與使用，為檔案資料的信息化建設(shè)提供了技術(shù)保障。在檔案資料的管理中，要想實現(xiàn)信息化建設(shè)還必須采購配套的檔案資料管理和工作設(shè)備，比如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描機(jī)、存儲器、檔案資料的管理系統(tǒng)等。檔案資料管理的信息化建設(shè)需要方方面面的支持，硬件設(shè)備是必備的基礎(chǔ)設(shè)施，需要采購齊全，發(fā)揮他們的作用。檔案資料管理程序較為復(fù)雜，并且隨著管理規(guī)模和數(shù)量的增加，檔案資料在信息化構(gòu)建的過程中還要加快各種設(shè)備之間的整合，發(fā)揮整合的力量。隨著計算機(jī)技術(shù)的普及和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，以及打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、各種通訊設(shè)備等技術(shù)的應(yīng)用，極大的提高了工作效能，實現(xiàn)了檔案資料管理的無紙化和科學(xué)化辦公，為檔案管理的信息化建設(shè)提供了技術(shù)保障。

（3）、檔案管理信息化思維模式的培養(yǎng)。

專職檔案人員的創(chuàng)新意識、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案工作局面的關(guān)鍵所在。特別是在機(jī)構(gòu)改革、人事制度改革的今天，隨著各部門工作人員的減少，工作量的增加，檔案工作將面臨更大的壓力。因此，專職檔案人員有必要進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和重新定位，要一改守攤看點、倉庫保管員的形象，在埋頭苦干、默默奉獻(xiàn)的同時，不妨多一些敏捷和睿智，多一些膽魄與果斷，從根本上轉(zhuǎn)變觀念，摒棄“皇帝女兒不愁嫁”、“酒香不怕巷子深”的舊觀念，主動找婆家、找市場，讓檔案創(chuàng)造出更豐厚的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。檔案工作的清苦是人所皆知的，不怕清苦是檔案工作者的優(yōu)良傳統(tǒng)。然而在當(dāng)今社會，檔案工作者一方面要耐得住清苦，繼續(xù)踏踏實實工作；另一方面也要通過檔案工作者的開拓與創(chuàng)新，使檔案工作產(chǎn)生一定的經(jīng)濟(jì)效益，提高檔案工作的自身價值，發(fā)展檔案事業(yè)。

（4）創(chuàng)新工作模式

我國檔案工作許多傳統(tǒng)的做法和管理模式對做好不同時期的檔案工作起到了積極作用，但也有一些傳統(tǒng)做法已不再適應(yīng)當(dāng)前社會發(fā)展的需要，必須進(jìn)行創(chuàng)新。其中包括檔案工作六個環(huán)節(jié)和一些具體的操作手段的革新。要在立卷制度上更新，在工作手段上改進(jìn)，盡量簡化檔案部門長期推行的一些繁瑣、呆板的操作步驟。如從組卷的形式到裝訂的手段上考慮，怎樣做到既不影響日后調(diào)檔利用，又能盡快完成歸檔程序，取消一些繁瑣的不必要的過程、環(huán)節(jié)、步驟，盡量縮短立卷歸檔周期，這樣也便于推行部門立卷工作。就是在平時的抄抄寫寫、裝裝訂訂的工作中，檔案工作者也要善于思考，多動腦筋，針對工作中發(fā)現(xiàn)的問題搞一些小發(fā)明、小創(chuàng)造、小革新，這樣也能起到事半功倍之效。目前許多檔案部門都將計算機(jī)應(yīng)用于檔案管理，但多數(shù)僅限于各類檔案目錄的輸入、輸出或檢索，而在檔案管理其它方面的應(yīng)用則較少。其實，我們只要肯觀察，就不難發(fā)現(xiàn)在我們?nèi)粘n案管理工作中，還有許多工作可以利用現(xiàn)代化技術(shù)來提高我們的工作效率，如采用條形碼來代替檔號，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借閱歸還檔案的速度。類似這種借助計算機(jī)來完成本來較繁瑣的手工操作的方法應(yīng)該是很多的，因為無論是檔案的業(yè)務(wù)工作，還是檔案的管理工作以及檔案信息的交流，都可以應(yīng)用計算機(jī)進(jìn)行現(xiàn)代化管理，幫助解決具體問題，提高管理效率和管理水平。

（5）練就過硬技能。

檔案工作既是一項業(yè)務(wù)性工作，又是一項管理服務(wù)性工作。這就要求從事檔案工作的專職檔案人員，既要有扎扎實實的業(yè)務(wù)功底，又要有較強的管理能力和服務(wù)意識。知識經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡(luò)信息時代的沖擊，以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案和全新的管理手段方式，給專職檔案人員提出了更高的要求。為此，專職檔案人員首先要適應(yīng)新形勢，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新，有所突破。其次，專職檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務(wù)實基礎(chǔ)上促進(jìn)創(chuàng)新，努力使專職檔案人員成為一名掌握科學(xué)的、先進(jìn)的工作方法，一專多能的檔案工作人才。

3 提升檔案管理的信息化服務(wù)水平

當(dāng)今社會和經(jīng)濟(jì)生活處于快速發(fā)展時期，知識更新呈“爆炸”式發(fā)展，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，這些對檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)，作為檔案工作主體的專職檔案人員，如果知識貧乏、老化、單一，面對新情況、新問題就很難提出解決的辦法，工作中更談不上有所改進(jìn)和創(chuàng)新。因此，創(chuàng)造積極向上的學(xué)習(xí)氛圍非常重要，專職檔案人員要把學(xué)習(xí)作為生活中的第一需要，把終身教育作為一種必然選擇，努力學(xué)習(xí)，不斷“充電”，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，運用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，實現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。同時可以制訂相應(yīng)的制度，提出具體要求，以促進(jìn)專職檔案人員在其位、謀其事，努力去多思考，多研究，營造一種銳意進(jìn)取、積極向上的創(chuàng)新氛圍。

參考文獻(xiàn)

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