文/印衛(wèi)華

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高校網(wǎng)上預(yù)約報賬的實踐與優(yōu)化

文/印衛(wèi)華

為了有效緩解高校財務(wù)的報賬壓力，提高財務(wù)結(jié)算效率，國內(nèi)不少高校推出了網(wǎng)上預(yù)約報賬。這一新的報賬模式具有傳統(tǒng)柜面報賬所不具備的優(yōu)勢，但在實踐過程中也存在一些不足，本文分析了這些不足，并提出了優(yōu)化建議。

高校；網(wǎng)上預(yù)約報賬

近年來，隨著國家對高等教育投入的不斷增加，高校各項經(jīng)費呈多元化增長趨勢，高校財務(wù)的核算工作量也成倍增加，而高校財務(wù)人員的編制有限，財務(wù)報賬大廳經(jīng)常出現(xiàn)排長隊報銷現(xiàn)象，“報賬難”的問題日益突出。為此，部分高校開始嘗試改變現(xiàn)行的報銷模式，率先推行了網(wǎng)上預(yù)約報賬。

一、高校實行網(wǎng)上預(yù)約報賬的優(yōu)勢

網(wǎng)上預(yù)約報賬，是指報賬人員遠(yuǎn)程登錄學(xué)校財務(wù)網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)，按規(guī)定填寫提交預(yù)約報賬單，并在適當(dāng)?shù)臅r間將報銷單據(jù)傳遞到財務(wù)部門即可完成報賬工作。網(wǎng)上預(yù)約報賬通過將網(wǎng)上預(yù)約系統(tǒng)、賬務(wù)處理系統(tǒng)、網(wǎng)銀支付系統(tǒng)的對接連通，實現(xiàn)了對財務(wù)數(shù)據(jù)的自動處理，大大提高了財務(wù)部門的工作效率，相比傳統(tǒng)柜面報銷而言，網(wǎng)上預(yù)約報賬的優(yōu)勢主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）節(jié)約了報賬人員的時間，提高了財務(wù)工作的效率

傳統(tǒng)的柜面報賬需要報賬人員在財務(wù)工作時間到柜面排隊等待，高峰時段甚至需要半天時間才能完成報賬。而網(wǎng)上預(yù)約報賬，報帳人員可自由選擇時間7×24小時不間斷地進行辦理，大大節(jié)約了報賬人員的時間。同時，會計人員在收到網(wǎng)上預(yù)約單后，通過核對報銷票據(jù)、金額、手續(xù)無誤后，直接導(dǎo)入賬務(wù)系統(tǒng)生成記賬憑證，轉(zhuǎn)入網(wǎng)銀支付系統(tǒng)完成支付，減少了憑證的錄入工作量，提高了財務(wù)工作的效率。

（二）增強了財務(wù)信息的透明度和及時性

傳統(tǒng)柜面報賬模式下，經(jīng)費負(fù)責(zé)人往往要通過財務(wù)部門才能了解經(jīng)費的使用情況，而在預(yù)約報賬模式下，經(jīng)費負(fù)責(zé)人在預(yù)約報賬的過程中就能隨時知道每一個項目的余額、分項額度情況和每一筆開支明細(xì)，避免了項目的超支、串戶、不能及時用款等情況的發(fā)生，財務(wù)信息的透明度和及時性大大增強。

（三）緩解了高?！皥筚~難”，改善了財務(wù)部門的形象

實踐證明，通過保留傳統(tǒng)柜面報賬和推行網(wǎng)上預(yù)約報賬，“兩條腿走路”，高校財務(wù)多年存在的“報賬難”有所緩解，報賬大廳的排隊等候的人數(shù)大大減少，在方便廣大高校師生員工的同時也極大地改善了財務(wù)部門的形象，教職工的報怨減少了，宣傳財務(wù)制度的阻力也少了許多，財務(wù)部門的滿意度逐年提高。

二、現(xiàn)階段高校網(wǎng)上預(yù)約報賬存在的問題

高校推行網(wǎng)上預(yù)約報賬，減少了報賬等待，提高了工作效率，但是在實踐過程中發(fā)現(xiàn)這一報賬模式并不完美，還存在一些問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面；

（一）“退單率”的居高不下影響了用戶體驗

網(wǎng)上預(yù)約報賬雖然可以避免因為預(yù)算或額度不足導(dǎo)致的退單，但由于退單原因是多方面的，如缺少審批手續(xù)、提供的資料不全、不合法的票據(jù)等，實際工作中仍然存在大量的退單，教職工有時需要往返幾次財務(wù)部門才能完成報銷，降低了網(wǎng)上預(yù)約報賬的便利性，影響了用戶體驗。

（二）培訓(xùn)宣傳不到位，信息錄入不規(guī)范不完整降低了財務(wù)工作效率

由于網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)要求報賬人員自行填寫摘要、對報銷單據(jù)進行整理分類、按經(jīng)濟科目分別填寫，對于非會計專業(yè)人員來說是有一定難度的，如果未經(jīng)過培訓(xùn)或培訓(xùn)不到位，就會出現(xiàn)各種不規(guī)范的預(yù)約報賬單，如經(jīng)濟分類錯誤、摘要填寫不完整、項目混淆等，將這種不規(guī)范的預(yù)約報賬單導(dǎo)入賬務(wù)系統(tǒng)就會生成不合格的記賬憑證，因此需要會計人員在導(dǎo)入的同時進行修改，增加了錄入的工作量，體現(xiàn)不出網(wǎng)上預(yù)約報賬的優(yōu)勢，從而降低了財務(wù)工作效率。

（三）報銷單據(jù)在傳遞過程中有遺失的風(fēng)險

與柜面報賬不同，網(wǎng)上預(yù)約報賬在發(fā)生退單時，往往是通過電話聯(lián)系報賬人，如果報賬人不能及時取走退單，時間一長就有可能產(chǎn)生單據(jù)遺失。同時在報銷單據(jù)傳遞過程中，如果沒有完備的交接手續(xù)，單據(jù)找不到，也容易產(chǎn)生扯皮，引發(fā)會計人員與報賬人員之間的矛盾。

三、高校網(wǎng)上預(yù)約報賬的優(yōu)化和完善思路

（一）著力降低“退單率”

居高不下的“退單率”是制約網(wǎng)上預(yù)約報賬效率、影響用戶體驗最重要的因素之一，必須花大力氣來解決這個問題。

要降低“退單率”，須首先分析退單原因。實踐中，造成退單的原因主要有：①缺少審批手續(xù)，如缺少學(xué)院（部門）負(fù)責(zé)人簽字；②提供的資料不全，如缺少采購合同、中標(biāo)文件、固定資產(chǎn)驗收單、材料入庫單等；③不合法的票據(jù)，如不是正規(guī)的稅務(wù)或財政票據(jù)、涂改過的發(fā)票、偽造的發(fā)票等；④預(yù)約錯誤，如項目科目選擇錯誤、預(yù)約子系統(tǒng)選擇錯誤等。⑤不在報銷范圍內(nèi)的票據(jù)，如實行差旅費定額包干后外地出差發(fā)生的市內(nèi)交通費、餐費等票據(jù)、過期發(fā)票、違反廉政規(guī)定的票據(jù)等。

針對上述退單原因，筆者認(rèn)為可采取以下措施進行優(yōu)化：①加強收單預(yù)審。財務(wù)部門安排有豐富報賬經(jīng)驗的業(yè)務(wù)骨干接收預(yù)約報銷單，嚴(yán)格預(yù)審每一張單據(jù)，發(fā)現(xiàn)問題及時告知報賬人進行完善，以減少后續(xù)退單；②將報銷注意事項嵌入網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)，在預(yù)約報賬單填制過程中進行提示。通過梳理不同經(jīng)濟業(yè)務(wù)報銷發(fā)生退單的原因，整理出針對具體業(yè)務(wù)的報銷注意事項，在報賬人填制預(yù)約單時及時提示注意事項，如在使用“專用設(shè)備購置費”科目時提示需附采購合同、招標(biāo)文件、固定資金驗收單等，在填制“住宿費”時提示某城市住宿限額等；③利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)手段，加強報銷注意事項和財務(wù)制度的宣傳。高校財務(wù)部門可通過微信公眾平臺、短信平臺、校園網(wǎng)絡(luò)平臺等現(xiàn)代科技手段，將財務(wù)制度和常用報銷注意事項分類發(fā)布，供教職工查閱。某一類型經(jīng)濟業(yè)務(wù)報銷“退單率”較高，要有針對性地做好宣傳，使教職工都能知曉制度，從而才能更好地執(zhí)行制度，減少退單的發(fā)生。

（二）繼續(xù)加大網(wǎng)上預(yù)約報賬知識的宣傳力度，使預(yù)約報銷單的填制趨向規(guī)范

高校財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到，大力宣傳網(wǎng)上預(yù)約報賬的優(yōu)勢，不僅能夠方便廣大教職工更加便捷地完成賬務(wù)報銷，而且能夠大大減輕財務(wù)人員的工作量，可謂一舉兩得，因此，必須對網(wǎng)上預(yù)約報賬的推廣投入更多的資源。高?？梢酝ㄟ^制作系統(tǒng)操作手冊、視頻供教職工下載學(xué)習(xí)，也可以與學(xué)院部門合作，邀請專家和技術(shù)人員開設(shè)講座，讓廣大教職工深入了解預(yù)約系統(tǒng)的操作流程、注意事項，培訓(xùn)的重點是預(yù)約報賬單的填制，如何填寫摘要、選擇項目、科目等都要詳細(xì)講解，努力使報賬人員能夠正確生成預(yù)約報賬單，只有預(yù)約報賬單規(guī)范完整了，下一步的導(dǎo)入賬務(wù)系統(tǒng)才能繼續(xù)，也才能減輕工作量，提高財務(wù)人員的工作效率。

（三）增加單據(jù)物流系統(tǒng)，使報銷單據(jù)的傳遞過程清晰透明

為了避免報銷單據(jù)在預(yù)約報賬傳遞過程中發(fā)生丟失，分清責(zé)任，需要在網(wǎng)上預(yù)約系統(tǒng)內(nèi)增加物流子系統(tǒng)，從預(yù)約單傳遞到財務(wù)部門開始，單據(jù)就進入物流系統(tǒng)，接單—制單—復(fù)核—出納，整個過程一目了然，如果報賬人員沒有收到報銷款項，可以通過物流系統(tǒng)進行查詢，知道單據(jù)現(xiàn)時的狀態(tài)，及時聯(lián)系財務(wù)經(jīng)辦人進行后續(xù)處理。增加單據(jù)物流系統(tǒng)，報賬人員對報賬結(jié)果有疑問，可以不需要到財務(wù)柜臺來，自己上網(wǎng)就能查詢到賬務(wù)處理結(jié)果，也避免了單據(jù)的遺失。

高校推行網(wǎng)上預(yù)約報賬，不僅減輕了財務(wù)人員的工作量，提高了賬務(wù)處理的效率，而且為教職工提供了全新的報賬模式，節(jié)約了報賬等候的時間，使高校職工不再感到“報賬難”，當(dāng)然，網(wǎng)上預(yù)約報賬還有一個不斷完善優(yōu)化的過程，需要在實踐中探索提高。

［1］祝菊鋒.高等學(xué)校網(wǎng)上預(yù)約報賬的利弊探討［J］.經(jīng)濟師，2015（8）.

［2］林琴珍 孫思惟.高校財務(wù)報賬模式發(fā)展轉(zhuǎn)變與對策［J］.會計之友，2015（5）.

［3］刁明蘇.高校“報賬難”的成因及對策解析［J］.行政事業(yè)資產(chǎn)與財務(wù)，2015（11）.

（作者單位：揚州大學(xué)）